Seminar regisafe – Langzeitspeicherung, Aussonderung und Archivierung

Seminarprofil

Elektronische Akten müssen nicht nur gut angelegt, sondern auch korrekt abgeschlossen und ausgesondert werden. Das Seminar schafft ein prüfbares Verfahren zwischen Fachbereich, Registratur, Datenschutz und Archiv.

Didaktische Einordnung: Ein Tag ist angemessen, weil der fachlich klar abgegrenzte Lebenszyklus anhand mehrerer Aktenarten und eines vollständigen Aussonderungslaufs geübt wird.

Inhaltsübersicht

1. Seminarprofil
2. Lernziele
3. Zielgruppe
4. Voraussetzungen
5. Schrittweise Seminarinhalte
6. Praxisübungen
7. Empfohlener Lernpfad

Lernziele

• Abschluss- und Aufbewahrungsreife sicher beurteilen
• Fristen und Integrität während der Langzeitspeicherung kontrollieren
• Aussonderung und Archivbewertung geordnet vorbereiten
• Übergabe oder Löschung vollständig nachweisen

Zielgruppe

Registratur, Archive, Datenschutz, Records Management, Fachämter, Key User und Administration.

Voraussetzungen

Kenntnisse der E-Akte und der verwaltungsinternen Aufbewahrungs- beziehungsweise Archivregelungen.

Schrittweise Seminarinhalte

1. Schritt 1: Aktenabschluss prüfen
   Vollständigkeit, offene Aufgaben, Endfassungen, Metadaten und Abschlussdatum werden kontrolliert.
2. Schritt 2: Fristen zuordnen
   Aufbewahrungsbeginn, Fristdauer, Ereignisbezug und rechtliche beziehungsweise organisatorische Grundlage werden dokumentiert.
3. Schritt 3: Langzeitformate bewerten
   Dateiformate, Konvertierung, Lesbarkeit und Erhalt von Signatur- oder Nachweisinformationen werden berücksichtigt.
4. Schritt 4: Integrität absichern
   Versionen, Hashwerte, Protokolle und Berechtigungen schützen unveränderte und nachvollziehbare Aufbewahrung.
5. Schritt 5: Zugriffe während der Frist regeln
   Recherche, Ausleihe, Wiederaufnahme und gesperrte Bearbeitung werden fachlich festgelegt.
6. Schritt 6: Aussonderungslauf vorbereiten
   Fristablauf, Aktenlisten, Verantwortliche und Prüfschritte werden zu einem kontrollierten Verfahren gebündelt.
7. Schritt 7: Archivbewertung umsetzen
   Anbietung, Bewertungsentscheidung, Übergabepaket und Rückmeldung werden dokumentiert.
8. Schritt 8: Löschung nachweisen
   Nicht archivwürdige Unterlagen werden nach Freigabe vollständig gelöscht und mit Protokoll sowie Verantwortlichkeit belegt.

Praxisübungen

• Prüfung der Abschlussreife mehrerer Beispielakten
• Erstellung eines Aussonderungsverzeichnisses
• Entscheidung und Dokumentation von Archivübergabe oder Löschung

Empfohlener Lernpfad

Empfohlen nach E-Akte. Für technische Schutzmaßnahmen ergänzt das Seminar Sicherheit, Datenschutz und Rechtekonzepte.