Seminar regisafe – E-Rechnung und Rechnungseingangsworkflow

Seminarprofil

Rechnungsprozesse verbinden DMS, Fachamt, Kämmerei und Finanzverfahren. Das Seminar schafft einen klaren Ablauf mit eindeutigen Prüfschritten, Fristen und Übergaben, damit Rechnung und Bearbeitungsnachweis zusammenbleiben.

Didaktische Einordnung: Zwei Tage sind erforderlich, weil fachliche Prüfung, Workflow-Konfiguration, Schnittstellenübergabe und Ausnahmebehandlung in mehreren Rollen praktisch getestet werden.

Inhaltsübersicht

1. Seminarprofil
2. Lernziele
3. Zielgruppe
4. Voraussetzungen
5. Schrittweise Seminarinhalte
6. Praxisübungen
7. Empfohlener Lernpfad

Lernziele

• E-Rechnungen technisch und fachlich korrekt übernehmen
• Prüf- und Freigabeschritte transparent steuern
• Daten sicher an Finanzverfahren übergeben
• Fehler, Rückfragen und Nachweise vollständig dokumentieren

Zielgruppe

Rechnungsprüfung, Kämmerei, Buchhaltung, Fachämter, zentrale Poststelle, Workflow-Verantwortliche und Anwendungsbetreuung.

Voraussetzungen

Grundlagen I, Kenntnisse der E-Akte und des eigenen Rechnungseingangs; für Konfigurationen sind Workflow-Grundkenntnisse sinnvoll.

Schrittweise Seminarinhalte

1. Schritt 1: Prozess und Rollen aufnehmen
   Eingang, Vorprüfung, fachliche Prüfung, Kontierung, Freigabe, Buchung und Archivierung werden mit Verantwortlichkeiten beschrieben.
2. Schritt 2: Eingangskanäle konfigurieren
   Zentrale Postfächer, Portale, Dateiupload und manuelle Übernahme werden in einen kontrollierten Eingang gebündelt.
3. Schritt 3: Formate einordnen
   Strukturierte Rechnungsdaten, Sichtkomponenten und begleitende Anlagen werden auf Vollständigkeit geprüft.
4. Schritt 4: Rechnung validieren
   Pflichtangaben, Dubletten, Lieferant, Betrag, Bankdaten und formale Fehler werden nach einer Prüflogik behandelt.
5. Schritt 5: Metadaten übernehmen
   Rechnungsnummer, Datum, Fälligkeit, Auftrag, Kostenstelle und zuständige Organisation werden erfasst oder extrahiert.
6. Schritt 6: Prüfworkflow steuern
   Aufgaben, Vertretungen, Fristen, Eskalationen und Vier-Augen-Prinzip werden rollenbezogen eingerichtet.
7. Schritt 7: Kontierung und Freigabe dokumentieren
   Entscheidungen, Hinweise, Teilfreigaben und Rückfragen werden nachvollziehbar am Vorgang geführt.
8. Schritt 8: Finanzverfahren anbinden
   Datenübergabe, Belegverknüpfung, Statusrückmeldung und technische Fehlerbehandlung werden abgestimmt.
9. Schritt 9: Ausnahmen bearbeiten
   Gutschriften, Stornos, Dubletten, falsche Empfänger, unvollständige Anlagen und strittige Rechnungen erhalten definierte Wege.
10. Schritt 10: Ablage und Kontrolle abschließen
    Rechnung, Anlagen, Prüfnachweise, Buchungsinformation und Aktivitäten werden in der E-Akte zusammengeführt.

Praxisübungen

• Bearbeitung einer E-Rechnung vom Eingang bis zur Freigabe
• Konfiguration einer Eskalation für drohende Fristüberschreitung
• Analyse und Korrektur eines fehlerhaften Übergabefalls

Empfohlener Lernpfad

Empfohlen nach E-Akte und digitalem Posteingang. Als Vertiefung folgen Workflow sowie Online-Anträge, Portale und Schnittstellen.