Seminar regisafe – KommunalPLUS Sitzung und Ratsinformation

Seminarprofil

Digitale Gremienarbeit verlangt präzise Termin-, Rechte- und Veröffentlichungssteuerung. Das Seminar verbindet den internen Sitzungsdienst mit der sicheren Bereitstellung für Gremienmitglieder und Öffentlichkeit.

Didaktische Einordnung: Zwei Tage sind erforderlich, weil Vorbereitung, Durchführung, Veröffentlichung und Nachbereitung einer vollständigen Sitzung in verschiedenen Rollen praktisch durchlaufen werden.

Inhaltsübersicht

1. Seminarprofil
2. Lernziele
3. Zielgruppe
4. Voraussetzungen
5. Schrittweise Seminarinhalte
6. Praxisübungen
7. Empfohlener Lernpfad

Lernziele

• Gremien- und Sitzungsstammdaten zuverlässig pflegen
• Vorlagen und Tagesordnung kontrolliert freigeben
• öffentliche und nichtöffentliche Inhalte sicher bereitstellen
• Niederschriften und Beschlüsse vollständig nachbereiten

Zielgruppe

Sitzungsdienst, Hauptamt, Gremiengeschäftsstelle, Protokollführung, Ratsinformation, Administration und Key User.

Voraussetzungen

Grundlagen I und Kenntnisse der kommunalen Gremienorganisation; für technische Veröffentlichung sind Administrationskenntnisse hilfreich.

Schrittweise Seminarinhalte

1. Schritt 1: Gremienstruktur pflegen
   Gremien, Mitglieder, Funktionen, Amtszeiten, Verteiler und Zugriffsgruppen werden aktuell gehalten.
2. Schritt 2: Sitzung planen
   Termin, Ort, Fristen, Gremium, Öffentlichkeit und organisatorische Rahmendaten werden angelegt.
3. Schritt 3: Vorlagen erstellen
   Beratungsgegenstand, Sachverhalt, Beschlussvorschlag, Anlagen und federführende Stelle werden vollständig erfasst.
4. Schritt 4: Freigaben koordinieren
   Mitzeichnungen, Prüfungen, Rückgaben und Terminüberwachung werden vor der Tagesordnung transparent gesteuert.
5. Schritt 5: Tagesordnung aufbauen
   Punkte werden geordnet, Status und Öffentlichkeit geprüft sowie Nachträge kontrolliert ergänzt.
6. Schritt 6: Einladungen und Unterlagen bereitstellen
   Empfängerkreise, Fristen, Versandwege und Versionen werden nachvollziehbar organisiert.
7. Schritt 7: Ratsinformation veröffentlichen
   Öffentliche und berechtigungspflichtige Inhalte werden mit korrekten Sichtbarkeiten und Zeitpunkten bereitgestellt.
8. Schritt 8: Sitzung dokumentieren
   Anwesenheit, Beratung, Abstimmung, Beschluss und Aufgaben werden während oder nach der Sitzung erfasst.
9. Schritt 9: Niederschrift und Beschlüsse freigeben
   Entwurf, Korrektur, Freigabe, Ausfertigung und Verteilung werden als kontrollierter Prozess durchgeführt.
10. Schritt 10: Nachbereitung abschließen
    Beschlusskontrolle, Folgeaufgaben, Veröffentlichung, digitale Abstimmung und Aktenablage werden zusammengeführt.

Praxisübungen

• Planung einer vollständigen Sitzung mit Tagesordnung
• Veröffentlichungsprüfung für öffentliche und nichtöffentliche Unterlagen
• Erstellung und Freigabe einer Niederschrift mit Beschlusskontrolle

Empfohlener Lernpfad

Empfohlen nach Grundlagen I. Ergänzend eignen sich Vorlagenmanagement, Workflow, GenAI Niederschrift und mobiles Arbeiten.