Seminar regisafe – Kommunale Fachverfahren: Grundstücke, Genehmigungen und Belegungsplanung

Seminarprofil

Kommunale Fachverfahren profitieren von einer gemeinsamen E-Aktenbasis, unterscheiden sich aber in Datenmodell, Fristen und Prozesslogik. Das Seminar verbindet die gemeinsamen Grundlagen mit drei typischen Anwendungsszenarien.

Didaktische Einordnung: Zwei Tage sind notwendig, da drei unterschiedliche Fachprozesse einschließlich Konfiguration, Rollen und vollständigen Fallbeispielen bearbeitet werden.

Inhaltsübersicht

1. Seminarprofil
2. Lernziele
3. Zielgruppe
4. Voraussetzungen
5. Schrittweise Seminarinhalte
6. Praxisübungen
7. Empfohlener Lernpfad

Lernziele

• fachverfahrensbezogene Akten und Stammdaten korrekt führen
• Termine, Fristen und Zuständigkeiten nachvollziehbar steuern
• Dokumente und Entscheidungen vollständig zum Fall ablegen
• gemeinsame Standards und verfahrensspezifische Besonderheiten trennen

Zielgruppe

Fachämter, Liegenschaftsverwaltung, Genehmigungsstellen, Belegungsmanagement, Key User und Anwendungsbetreuung.

Voraussetzungen

Grundlagen I und E-Aktenkenntnisse; Kenntnisse der jeweiligen kommunalen Fachprozesse sind erforderlich.

Schrittweise Seminarinhalte

1. Schritt 1: Gemeinsame Fachverfahrenslogik verstehen
   Stammdaten, Fallakte, Beteiligte, Status, Frist, Schriftgut und Auswertung werden als wiederkehrende Bausteine eingeordnet.
2. Schritt 2: Grundstücksdaten strukturieren
   Flächen, Lage, Eigentum, Nutzung, Verträge, Termine und zugehörige Dokumente werden in einer nachvollziehbaren Aktenstruktur geführt.
3. Schritt 3: Grundstücksvorgänge bearbeiten
   Anfragen, Verhandlungen, Beschlüsse, Fristen und Übergaben werden als zusammenhängender Prozess dokumentiert.
4. Schritt 4: Genehmigungsverfahren anlegen
   Antrag, Prüfschritte, Beteiligungen, Auflagen, Entscheidung und Bescheid werden mit Status und Verantwortlichkeit aufgebaut.
5. Schritt 5: Fristen und Wiedervorlagen steuern
   Bearbeitungsfristen, Rückfragen, Nachforderungen und automatische Erinnerungen werden für Genehmigungen eingerichtet.
6. Schritt 6: Belegungsressourcen verwalten
   Räume, Einrichtungen, Zeitfenster, Kapazitäten, Sperrzeiten und verantwortliche Stellen werden gepflegt.
7. Schritt 7: Buchungen und Konflikte bearbeiten
   Anfrage, Prüfung, Reservierung, Bestätigung, Änderung, Storno und Überschneidung werden nach Regeln verarbeitet.
8. Schritt 8: Dokumente und Vorlagen verbinden
   Formulare, Bescheide, Verträge und Bestätigungen werden aus Fall- und Stammdaten erzeugt und korrekt abgelegt.
9. Schritt 9: Rechte und Datenschutz anwenden
   Öffentliche, interne und schutzbedürftige Informationen werden rollenbezogen getrennt.
10. Schritt 10: Auswertungen und Übergaben erstellen
    Offene Fälle, Fristen, Belegungen und fachliche Kennzahlen werden für Leitung und Vertretung bereitgestellt.

Praxisübungen

• Anlage eines Grundstücksvorgangs mit Fristen und Dokumenten
• Durchführung eines Genehmigungsfalls vom Antrag bis zum Bescheid
• Planung einer Belegung mit Konfliktprüfung und Bestätigung

Empfohlener Lernpfad

Empfohlen nach E-Akte und Grundlagen II. Je nach Prozess folgen Workflow, Vorlagenmanagement oder Online-Anträge.