Seminar regisafe – E-Akte, Aktenplan und Schriftgutverwaltung

Seminarprofil

Die E-Akte ist keine digitale Ordnersammlung. Sie verlangt fachliche Ordnungsregeln, eindeutige Metadaten, vollständige Vorgänge und einen kontrollierten Lebenszyklus. Das Seminar verbindet diese Grundsätze mit der praktischen Arbeit im System.

Didaktische Einordnung: Zwei Tage sind notwendig, um die dreistufige Struktur, typische Fallakten, Recherche, Rechte und Lebenszyklus an einem vollständigen Verwaltungsvorgang praktisch zu bearbeiten.

Inhaltsübersicht

1. Seminarprofil
2. Lernziele
3. Zielgruppe
4. Voraussetzungen
5. Schrittweise Seminarinhalte
6. Praxisübungen
7. Empfohlener Lernpfad

Lernziele

• Aktenplan, Akte, Vorgang und Schriftstück sicher unterscheiden
• Akten und Vorgänge nach einheitlichen Regeln bilden
• Schriftgut vollständig, nachvollziehbar und auffindbar führen
• Abschluss, Aufbewahrung und Übergabe geordnet vorbereiten

Zielgruppe

Sachbearbeitung, Registratur, Key User, Digitalisierungsbeauftragte, Projektleitungen, Anwendungsbetreuung und Administration.

Voraussetzungen

Grundlagen I oder vergleichbare Bedienkenntnisse; fachliche Kenntnisse der eigenen Schriftgut- und Aktenführung sind hilfreich.

Schrittweise Seminarinhalte

1. Schritt 1: Aktenmäßigkeit übertragen
   Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit, Lesbarkeit, Bearbeitungszusammenhang und Aufbewahrung werden auf die elektronische Akte angewendet.
2. Schritt 2: Aktenplan lesen
   Aufbau, Sachsystematik, Aktenzeichen, Zuständigkeit und Berechtigung werden anhand typischer Aktenplaneinträge erläutert.
3. Schritt 3: Aktenarten definieren
   Fallakten, Sachakten, Sammelakten und Spezialakten werden nach Verwendungszweck und Lebenszyklus unterschieden.
4. Schritt 4: Akten und Vorgänge anlegen
   Titel, Laufzeit, Aktenzeichen, Beteiligte, Status und weitere Metadaten werden nach verbindlichen Regeln erfasst.
5. Schritt 5: Schriftstücke ablegen
   Dateien, E-Mails, Scans und erzeugte Dokumente werden mit korrektem Bezug, Datum, Absender und Schriftstückart übernommen.
6. Schritt 6: Bearbeitung dokumentieren
   Aktivitäten, Notizen, Wiedervorlagen, Abonnements und Statuswechsel machen den Arbeitsstand transparent.
7. Schritt 7: Versionen beherrschen
   Bearbeitungsstände, Endfassungen, Sperren und Wiederherstellung werden ohne Versionschaos organisiert.
8. Schritt 8: Recherchieren und bereitstellen
   Aktenplan, Metadaten, Volltext, Filter und gespeicherte Suchen werden zur schnellen Auskunft kombiniert.
9. Schritt 9: Zugriffe steuern
   Berechtigte Bearbeitung, vertrauliche Inhalte und personenunabhängige Verfügbarkeit werden miteinander ausbalanciert.
10. Schritt 10: Lebenszyklus abschließen
    Vorgangsabschluss, Aufbewahrungsfrist, Aussonderung, Archivübergabe und Löschentscheidung werden vorbereitet.

Praxisübungen

• Aufbau einer vollständigen Fallakte mit Vorgängen und Schriftstücken
• Recherche nach mehreren fachlichen Kriterien
• Abschlussprüfung einer Akte anhand einer Vollständigkeitsliste

Empfohlener Lernpfad

Empfohlen direkt nach Grundlagen I. Danach folgen Suche und Ablage, digitaler Posteingang, Workflow oder Langzeitspeicherung.