Seminar regisafe – Intensivseminar Gesamtprogramm für Key User und Projektleitungen

Seminarprofil

Das Seminar dient als Gesamtüberblick für Rollen, die fachliche, organisatorische und technische Entscheidungen verbinden müssen. Ein durchgängiges Einführungs- und Prozessprojekt schafft den Zusammenhang zwischen den einzelnen Modulen.

Didaktische Einordnung: Fünf Tage sind die maximal zulässige und zugleich notwendige Dauer, um alle Seminarbereiche als strukturierten Überblick mit zentralen Praxisübungen und einem Gesamtprojekt abzudecken.

Inhaltsübersicht

1. Seminarprofil
2. Lernziele
3. Zielgruppe
4. Voraussetzungen
5. Schrittweise Seminarinhalte
6. Praxisübungen
7. Empfohlener Lernpfad

Lernziele

• das vollständige regisafe-Lösungs- und Seminarfeld einordnen
• fachliche und technische Abhängigkeiten bewerten
• Einführung, Betrieb und Weiterentwicklung rollenübergreifend steuern
• geeignete Vertiefungsseminare und Lernpfade fundiert auswählen

Zielgruppe

Key User, Projektleitungen, Digitalisierungsverantwortliche, Organisationsämter, IT-Koordination und Führungskräfte mit Gesamtverantwortung.

Voraussetzungen

Grundkenntnisse von Verwaltungsprozessen und Dokumentenmanagement; technische Spezialkenntnisse sind nicht erforderlich.

Schrittweise Seminarinhalte

1. Schritt 1: Tag 1: Zielbild und Einführung planen
   Ist-Aufnahme, Nutzen, Aktenplan, Pilot, Migration, Rollen, Schulung und Rollout werden als Gesamtprojekt strukturiert.
2. Schritt 2: Tag 1: Grundlagen bedienen
   Oberfläche, Aktenplan, Akten, Vorgänge, Schriftstücke, Suche, Wiedervorlage und Termine werden praktisch erarbeitet.
3. Schritt 3: Tag 1: E-Akte fachgerecht führen
   Metadaten, Versionen, Aktivitäten, Rechte, Abschluss und Aufbewahrung werden in einen Fall eingebunden.
4. Schritt 4: Tag 2: Adressen und Vorlagen nutzen
   Datenqualität, Verteiler, Platzhalter, Serienkommunikation und Freigabe werden verbunden.
5. Schritt 5: Tag 2: Posteingang digitalisieren
   Scan, OCR, Klassifikation, KI-Unterstützung, Aufgaben, Fristen und Ablage werden durchlaufen.
6. Schritt 6: Tag 2: Ausgang und Rechnung bearbeiten
   Signatur, Versand, Nachweis sowie Rechnungsprüfung und Übergabe werden als kontrollierte Prozesse betrachtet.
7. Schritt 7: Tag 3: Administration verstehen
   Architektur, Benutzer, Gruppen, Rechte, Vertretung, Monitoring, Backup, Updates und Support werden eingeordnet.
8. Schritt 8: Tag 3: Sicherheit und Datenschutz steuern
   Schutzbedarf, Minimalrechte, Protokolle, Integrität, Aufbewahrung und Vorfallverfahren werden bewertet.
9. Schritt 9: Tag 3: Workflow und Objektdesigner konfigurieren
   Prozess, Aufgaben, Bedingungen, Fristen und individuelle Metadaten werden in einem Beispiel umgesetzt.
10. Schritt 10: Tag 4: Portale und Online-Anträge integrieren
    Formular, Identität, Anlagen, E-Akteneingang, Rückkanal und Schnittstellenmapping werden geplant.
11. Schritt 11: Tag 4: Fachverfahren vergleichen
    Sitzung, Ratsinformation, Personal, Stellenbesetzung, Grundstück, Genehmigung und Belegung werden nach gemeinsamen Mustern eingeordnet.
12. Schritt 12: Tag 4: Spezialakten und mobile Nutzung bewerten
    Verträge, Inventar, Fuhrpark, EDV, App und Webzugriff werden in passende Einsatzszenarien überführt.
13. Schritt 13: Tag 5: KI-Anwendungsfälle kontrollieren
    Klassifikation, Extraktion, Zusammenfassung, Chat und Niederschrift werden mit Qualität und Governance verbunden.
14. Schritt 14: Tag 5: Lebenszyklus abschließen
    Langzeitspeicherung, Aussonderung, Archivübergabe und Löschung werden in das Zielbild aufgenommen.
15. Schritt 15: Tag 5: Gesamtprojekt präsentieren
    Einführung, Prozess, Rechte, Integration, Schulung, Betrieb und Kennzahlen werden als abgestimmtes Konzept abgenommen.

Praxisübungen

• Entwurf einer vollständigen regisafe-Einführungsarchitektur
• Konfiguration eines integrierten Kernprozesses mit Rollen und Workflow
• Präsentation eines priorisierten Seminar- und Rolloutplans

Empfohlener Lernpfad

Das Seminar fasst alle übrigen Fach-, Kompakt- und Intensivthemen als Gesamtüberblick zusammen. Danach werden nur die für die jeweilige Rolle erforderlichen Spezialseminare vertieft.