Seminar regisafe – Intensivseminar Anwender, E-Akte und Kommunikation

Seminarprofil

Das Format bündelt die anwenderbezogenen Seminare ohne technische Tiefenadministration. Vom Eingang über Aktenbearbeitung und Kommunikation bis zu Abschluss und mobiler Vertretung wird ein vollständiger Arbeitsprozess trainiert.

Didaktische Einordnung: Vier Tage sind notwendig, um die zusammengefassten Anwenderfunktionen praktisch zu festigen, ohne das Format mit administrativen Detailkonfigurationen zu überladen.

Inhaltsübersicht

1. Seminarprofil
2. Lernziele
3. Zielgruppe
4. Voraussetzungen
5. Schrittweise Seminarinhalte
6. Praxisübungen
7. Empfohlener Lernpfad

Lernziele

• regisafe sicher und effizient bedienen
• Akten und Schriftgut vollständig führen und recherchieren
• Ein- und Ausgangsprozesse medienbruchfrei bearbeiten
• Vorlagen, Adressen, E-Rechnung, mobile Arbeit und KI-Unterstützung einsetzen

Zielgruppe

Anwender mit erweitertem Aufgabenbereich, Key User, Multiplikatoren, Sekretariate, zentrale Dienste und Vertretungskräfte.

Voraussetzungen

Sicherer Umgang mit Arbeitsplatzrechner und Office; regisafe-Vorkenntnisse sind nicht zwingend.

Schrittweise Seminarinhalte

1. Schritt 1: Tag 1: Oberfläche und Objektstruktur beherrschen
   Navigation, Aktenplan, Akten, Vorgänge, Schriftstücke und persönliche Einstellungen werden systematisch aufgebaut.
2. Schritt 2: Tag 1: Suchen und Arbeitslisten erstellen
   Metadaten, Volltext, Filter und gespeicherte Suchen werden für tägliche Aufgaben kombiniert.
3. Schritt 3: Tag 1: Aufgaben steuern
   Wiedervorlagen, Termine, Aktivitäten, Abonnements und Vertretung werden in die persönliche Organisation eingebunden.
4. Schritt 4: Tag 2: E-Akte vollständig führen
   Aktenbildung, Ablage, Versionen, Status, Rechte und Abschluss werden an einem vollständigen Fall geübt.
5. Schritt 5: Tag 2: Adressen und Verteiler pflegen
   Organisationen, Ansprechpartner, Dubletten und Verteiler werden für Schriftgut und Kommunikation genutzt.
6. Schritt 6: Tag 2: Vorlagen und Serienkommunikation nutzen
   Word-Vorlagen, Platzhalter, Serienbriefe, Serien-Mails und Freigaben werden praktisch eingesetzt.
7. Schritt 7: Tag 3: Posteingang digital bearbeiten
   Scannen, OCR, Klassifikation, Zuordnung, Aufgaben, Fristen und Klärungsfälle werden durchlaufen.
8. Schritt 8: Tag 3: E-Rechnungen prüfen
   Rechnung, Metadaten, fachliche Prüfung, Freigabe und Ablage werden in Rollen bearbeitet.
9. Schritt 9: Tag 3: Postausgang abschließen
   Dokumenterzeugung, Prüfung, Signatur, Versandstatus und Nachweis werden zusammengeführt.
10. Schritt 10: Tag 4: Mobil arbeiten
    App, Webzugriff, Favoriten, Dokumentrückgabe, Fotos, Barcode und Aufgaben werden sicher verwendet.
11. Schritt 11: Tag 4: Fach- und Spezialakten einordnen
    Verträge, Inventar, Personal, Gremien und weitere Verfahren werden aus Anwendersicht verglichen.
12. Schritt 12: Tag 4: KI-Unterstützung kontrollieren
    Klassifikation, Extraktion, Zusammenfassung und dokumentenbezogene Fragen werden fachlich geprüft.
13. Schritt 13: Tag 4: Gesamtfall abschließen
    Ein vollständiger Vorgang wird vom Eingang bis zur archivierungsreifen Endfassung bearbeitet.

Praxisübungen

• Durchgängige Bearbeitung eines Verwaltungsfalls über vier Seminartage
• Erstellung einer Serienkommunikation mit Adress- und Aktenbezug
• Bearbeitung eines mobilen Vertretungs- und Freigabefalls

Empfohlener Lernpfad

Das Intensivformat fasst die anwenderbezogenen Fachseminare zusammen. Für Systemverantwortliche folgt das Administrations-Intensivseminar.