Seminar regisafe – Kompaktseminar E-Akte und digitale Kernprozesse

Seminarprofil

Das Kompaktformat richtet sich an Rollen, die schnell ein belastbares Gesamtverständnis der Kernprozesse benötigen. Es ersetzt keine tiefe Administration, schafft aber eine tragfähige Grundlage für Key User und Projektmitarbeit.

Didaktische Einordnung: Drei Tage sind erforderlich, um Bedienung, Aktenführung und drei zentrale End-to-End-Prozesse mit ausreichender Übungszeit zusammenzuführen.

Inhaltsübersicht

1. Seminarprofil
2. Lernziele
3. Zielgruppe
4. Voraussetzungen
5. Schrittweise Seminarinhalte
6. Praxisübungen
7. Empfohlener Lernpfad

Lernziele

• regisafe sicher bedienen und Informationen zuverlässig finden
• E-Akten und Schriftgut nach verbindlichen Regeln führen
• Ein- und Ausgang sowie Rechnungen medienbruchfrei bearbeiten
• Zusammenhänge zu Workflow, mobiler Arbeit und Sicherheit verstehen

Zielgruppe

Key User, Projektmitarbeitende, Multiplikatoren, neue Teams und Anwender mit erweitertem Prozessverständnis.

Voraussetzungen

Sicherer Umgang mit Arbeitsplatzrechner und Office; regisafe-Vorkenntnisse sind nicht erforderlich.

Schrittweise Seminarinhalte

1. Schritt 1: Tag 1: Oberfläche und Navigation erarbeiten
   Arbeitsbereich, Aktenplan, Akten, Vorgänge, Schriftstücke und persönliche Einstellungen werden eingerichtet.
2. Schritt 2: Tag 1: Suche und Ablage verbinden
   Metadaten, Volltext, Filter, gespeicherte Suchen und korrekte Ablageentscheidungen werden geübt.
3. Schritt 3: Tag 1: E-Akte aufbauen
   Ein vollständiger Fall wird mit Aktenzeichen, Vorgängen, Dokumenten, Versionen und Aktivitäten angelegt.
4. Schritt 4: Tag 1: Aufgaben organisieren
   Wiedervorlage, Termine, Abonnements und Vertretung werden in den Fall integriert.
5. Schritt 5: Tag 2: Adressen und Verteiler pflegen
   Organisationen, Ansprechpartner, Datenqualität und Empfängergruppen werden aufgebaut.
6. Schritt 6: Tag 2: Vorlagen und Serienkommunikation nutzen
   Dokumente werden aus Akten- und Adressdaten erzeugt, geprüft und freigegeben.
7. Schritt 7: Tag 2: Posteingang digital bearbeiten
   Scan, OCR, Klassifikation, Zuordnung, Frist und Klärungsfall werden praktisch durchgeführt.
8. Schritt 8: Tag 2: Postausgang abschließen
   Signatur, Versandkanal, Rückmeldung und Versandnachweis werden zur Akte genommen.
9. Schritt 9: Tag 3: E-Rechnung durchlaufen
   Eingang, Metadaten, Prüfung, Freigabe, Übergabe und Archivierung werden rollenbezogen bearbeitet.
10. Schritt 10: Tag 3: Workflow-Grundlogik verstehen
    Aufgaben, Bedingungen, Fristen, Eskalation und Ausnahmeweg werden an einem einfachen Prozess gezeigt.
11. Schritt 11: Tag 3: Mobil und sicher arbeiten
    App, Webzugriff, Dokumentrückgabe, Geräteschutz und Berechtigungen werden eingeordnet.
12. Schritt 12: Tag 3: Gesamtfall abschließen
    Der mehrtägige Übungsfall wird auf Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und Aufbewahrungsreife geprüft.

Praxisübungen

• Aufbau und Abschluss einer vollständigen E-Akte
• Durchführung eines digitalen Post- und Rechnungsprozesses
• Erstellung einer persönlichen Transfer- und Vertiefungsplanung

Empfohlener Lernpfad

Das Kompaktseminar bündelt die Kernseminare. Danach werden je nach Rolle Administration, Workflow, Fachverfahren, Sicherheit oder Spezialakten vertieft.