Seminar regisafe – Digitaler Posteingang und Scanprozesse

Seminarprofil

Der digitale Posteingang verbindet Poststelle, Fachbereich, DMS, Workflow und Archivierung. Nur ein abgestimmter Gesamtprozess verhindert Fehlzuordnungen, doppelte Erfassung und verlorene Fristen.

Didaktische Einordnung: Zwei Tage sind erforderlich, da sowohl die technische Erfassung als auch die fachliche Klassifikation, Verteilung, Ausnahmebehandlung und Prozesskontrolle praktisch aufgebaut werden.

Inhaltsübersicht

1. Seminarprofil
2. Lernziele
3. Zielgruppe
4. Voraussetzungen
5. Schrittweise Seminarinhalte
6. Praxisübungen
7. Empfohlener Lernpfad

Lernziele

• Scan- und Eingangskanäle qualitätsgesichert organisieren
• Dokumente korrekt klassifizieren und mit Metadaten anreichern
• Aufgaben und Fristen zuverlässig verteilen
• Ausnahmen und Nachweise kontrolliert bearbeiten

Zielgruppe

Poststellen, zentrale Dienste, Digitalisierungsbeauftragte, Key User, Workflow-Verantwortliche und Anwendungsbetreuung.

Voraussetzungen

Grundlagen I und E-Akten-Grundverständnis; für Konfigurationen sind Workflow- und Administrationskenntnisse vorteilhaft.

Schrittweise Seminarinhalte

1. Schritt 1: Eingangskanäle erfassen
   Papierpost, zentrale E-Mail-Postfächer, elektronische Rechnungen und weitere digitale Eingänge werden einem einheitlichen Prozess zugeordnet.
2. Schritt 2: Scanarbeitsplatz einrichten
   Scanner, Profile, Auflösung, Farbe, Duplex, Leerseitenerkennung und Stapelverarbeitung werden auf Dokumentarten abgestimmt.
3. Schritt 3: Dokumente aufbereiten
   Trennen, Drehen, Nachscannen, Seitenkontrolle und technische Qualitätsprüfung sichern vollständige digitale Abbilder.
4. Schritt 4: Texterkennung nutzen
   OCR-Ergebnisse werden kontrolliert, durchsuchbar bereitgestellt und für weitere Klassifikation vorbereitet.
5. Schritt 5: Dokumente klassifizieren
   Schriftstückart, Absender, Betreff, Datum, Aktenbezug und weitere Metadaten werden manuell oder unterstützt ermittelt.
6. Schritt 6: KI-Unterstützung einordnen
   Automatische Klassifikation und Datenextraktion werden mit fachlicher Kontrolle, Schwellenwerten und Rückfallverfahren verbunden.
7. Schritt 7: Verteilung automatisieren
   Organisationseinheit, Sachbearbeitung, Aufgaben, Prioritäten und Fristen werden über Regeln und Workflows gesteuert.
8. Schritt 8: Ablage und Aktenbezug sichern
   Neue Vorgänge, vorhandene Akten und ungeklärte Eingänge werden nach verbindlichen Entscheidungsregeln behandelt.
9. Schritt 9: Ausnahmen bearbeiten
   Unleserliche Dokumente, fehlende Zuordnung, Dubletten, vertrauliche Post und fehlerhafte Daten werden in separaten Klärungswegen verarbeitet.
10. Schritt 10: Qualität und Leistung messen
    Durchlaufzeit, Rückläufer, Fehlzuordnung, offene Aufgaben und Scanqualität werden als steuerbare Kennzahlen aufgebaut.

Praxisübungen

• Konfiguration eines Scanprofils für gemischte Eingangspost
• Klassifikation und Verteilung eines vollständigen Dokumentenstapels
• Entwurf eines Klärungsworkflows für nicht zuordenbare Eingänge

Empfohlener Lernpfad

Empfohlen nach E-Akte und Grundlagen I. Vertiefungen sind Workflow, GenAI Dokumentenassistent sowie E-Rechnung.