Seminar Kendox InfoShare Intensivseminar Dokumentenmanagement, Prozesse und Integration

Dieses fünftägige Intensivseminar fasst die fachlichen und integrationsbezogenen Lernfelder des gesamten Portfolios zusammen. Es verbindet Anwenderarbeit, digitale Akten, Office, Dokumentenerfassung, Vorgänge, Prüfprozesse, Stammdaten, Microsoft 365, REST API, Toolbox, Signaturen und Dokumentenlenkung.

Das Format ist als anspruchsvoller Projektkurs konzipiert. Eine durchgängige Fallstudie wird vom Dokumenteingang über Akte und Freigabe bis zur Integration mit externen Anwendungen umgesetzt.

Seminarprofil

Fünf Tage sind die maximal zulässige und zugleich notwendige Dauer für diesen breiten Intensivpfad. Die Einzelthemen werden verdichtet; vertiefte Spezialentwicklung bleibt dem dreitägigen API-Seminar vorbehalten.

Themenschwerpunkte

• Anwenderoberfläche, Suche, Ablage, Indexierung, Versionierung und persönliche Arbeitsfunktionen
• Konzeption digitaler Akten, Dokumentarten, Metadaten, Vorlagen und Berechtigungen
• Office- und Outlook-Integration für Dokumenterstellung, E-Mail-Ablage und tägliche Zusammenarbeit
• Scan, Batch und Inbox für OCR, Klassifikation, Indexierung und kontrollierte Eingangsbearbeitung
• Vorgangsdesigner, Prozessvorlagen, Rollen, Fristen, Freigaben und Ausnahmebehandlung
• Dokumentenprüfung und Rechnungsworkflows mit Datenerfassung und Übergabe an Fachsysteme
• Web Data Provider für Stammdaten, Wertemengen und konsistente Verschlagwortung
• Digitale Signaturen, gelenkte Dokumente, Versionen, Freigaben und Auditnachweise
• Microsoft 365 und Power Automate für dokumentbezogene Automatisierungen
• REST-API-Grundmuster für Suche, Dokumentanlage, Metadaten und Prozessstart
• Toolbox-Szenarien für strukturierten Dateiimport und kontrollierten Datenexport
• Abnahmetests, Governance, Rollenübergabe und Priorisierung weiterer Vertiefungen

Praxisanteil

Die Fallstudie beginnt mit einem eingehenden Dokument, führt über Erkennung und Stammdatenanreicherung in eine digitale Akte, startet einen Prüfprozess und übergibt Daten an einen simulierten externen Dienst. Jeder Tag erweitert denselben Lösungsstand.

• Aufbau einer digitalen Akte mit konsistentem Such- und Ablagekonzept
• Einrichtung eines automatisierten Dokumenteingangs mit Prüfweg
• Modellierung eines Freigabeprozesses mit Ausnahmen und Eskalation
• Integration eines Power-Automate-Flows und eines REST-Aufrufs
• Abschlusspräsentation mit Architektur-, Rollen- und Testkonzept

Planungs- und Qualitätsaspekte

Bei der Umsetzung wird konsequent zwischen Standardfunktion, konfigurierbarer Anpassung und organisatorischer Vorentscheidung unterschieden. Die Teilnehmenden halten Annahmen, Verantwortlichkeiten, Testfälle und Freigabekriterien fest, statt Einstellungen lediglich nachzuklicken. Eigene Anforderungen können auf das Übungsmodell übertragen und hinsichtlich Aufwand, Risiken und Betriebsfolgen bewertet werden. Änderungen an einer produktiven Umgebung sind nicht Bestandteil der Übungen; vorbereitet werden jedoch Checklisten und Prüfwege, mit denen Konfigurationen kontrolliert von einer Test- in eine Integrations- oder Produktivumgebung überführt werden können. Besonderes Augenmerk liegt auf verständlichen Benennungen, minimalen Rechten, dokumentierten Abhängigkeiten und einer Abnahme mit repräsentativen Anwenderrollen.

Zielgruppe

Projektteams, Key User, Prozessverantwortliche, Anwendungsadministratoren, Integratoren und Consultants, die einen Gesamtüberblick mit praktischer Umsetzung benötigen.

Vorkenntnisse

Sichere IT- und Prozessgrundlagen sowie Bereitschaft zu einem hohen Arbeitstempo. Programmierkenntnisse sind für die API-Übungen hilfreich, aber nicht zwingend.