Seminar Kendox InfoShare Dokumentenprüfung und Rechnungsworkflows

Dokumentenprüfungen und Rechnungsfreigaben gehören zu den häufigsten dokumentenbezogenen Prozessen. Dieses Seminar zeigt, wie Eingang, Datenerfassung, fachliche Prüfung, Freigabe, Ausnahmebehandlung und Übergabe an ein ERP-System mit InfoShare strukturiert werden.

Der Ansatz ist bewusst prozessorientiert und nicht auf ein bestimmtes ERP-Produkt beschränkt. Die Teilnehmenden entwickeln ein nachvollziehbares Sollverfahren und setzen die zentralen Elemente in einer Übungsumgebung um.

Seminarprofil

Zwei Tage sind erforderlich, um neben dem Normalfall auch Prüfregeln, Rollen, Eskalationen, Kontierungsinformationen, technische Übergaben und Ausnahmefälle praxisnah abzubilden.

Themenschwerpunkte

• Eingangskanäle für Papier, PDF, E-Mail und elektronische Rechnungsformate
• Dokumentklassifikation, Datenextraktion, Validierung und Korrektur durch Fachanwender
• Prüfschritte für formale, sachliche und rechnerische Kontrolle
• Rollen, Vertretungen, Betragsgrenzen und mehrstufige Genehmigungen
• Kontierungs- und Stammdateninformationen als Bestandteil der Bearbeitung
• Fristen, Erinnerungen, Eskalationen und transparente Bearbeitungsstände
• Umgang mit Dubletten, fehlenden Bestellungen, Abweichungen und Rückfragen
• Übergabe strukturierter Informationen an Finanz- oder ERP-Systeme
• Archivierung des Belegs zusammen mit Freigabe- und Prozessnachweisen
• Testfälle, Abnahmekriterien, Kennzahlen und kontinuierliche Prozessverbesserung

Praxisanteil

Ein beispielhafter Eingangsrechnungsprozess wird vom Dokumenteingang bis zur Übergabe aufgebaut. Die Gruppe testet Normalfall, Vertretung, Abweichung und Ablehnung.

• Modellierung eines mehrstufigen Prüf- und Freigabewegs
• Definition von Rollen, Betragsgrenzen und Eskalationsregeln
• Bearbeitung eines Ausnahmefalls mit Rückfrage und erneuter Freigabe
• Festlegung von Abnahmetests und Prozesskennzahlen

Planungs- und Qualitätsaspekte

Bei der Umsetzung wird konsequent zwischen Standardfunktion, konfigurierbarer Anpassung und organisatorischer Vorentscheidung unterschieden. Die Teilnehmenden halten Annahmen, Verantwortlichkeiten, Testfälle und Freigabekriterien fest, statt Einstellungen lediglich nachzuklicken. Eigene Anforderungen können auf das Übungsmodell übertragen und hinsichtlich Aufwand, Risiken und Betriebsfolgen bewertet werden. Änderungen an einer produktiven Umgebung sind nicht Bestandteil der Übungen; vorbereitet werden jedoch Checklisten und Prüfwege, mit denen Konfigurationen kontrolliert von einer Test- in eine Integrations- oder Produktivumgebung überführt werden können. Besonderes Augenmerk liegt auf verständlichen Benennungen, minimalen Rechten, dokumentierten Abhängigkeiten und einer Abnahme mit repräsentativen Anwenderrollen.

Zielgruppe

Mitarbeitende aus Finanzwesen und Einkauf, Prozessverantwortliche, Key User, DMS-Administratoren, ERP-Integratoren und Projektleitungen.

Vorkenntnisse

Grundkenntnisse in Kendox InfoShare und in betrieblichen Freigabeprozessen. Kenntnisse des eigenen Rechnungs- oder Dokumentenprüfungsverfahrens sind hilfreich.