Seminar Kendox InfoShare Administration und Berechtigungen

Eine tragfähige InfoShare-Umgebung steht und fällt mit einer sauberen Administration. In diesem Seminar richten die Teilnehmenden Benutzer, Gruppen, Eigenschaften, Masken und Berechtigungen so ein, dass Dokumente sicher abgelegt, schnell gefunden und nur von den vorgesehenen Rollen bearbeitet werden können.

Der Schwerpunkt liegt nicht auf isolierten Menüfunktionen, sondern auf einem nachvollziehbaren Administrationsmodell. Typische Anforderungen aus Fachabteilungen werden in technische Regeln übersetzt, in einer Schulungsumgebung umgesetzt und anschließend mit Testkonten geprüft.

Seminarprofil

Das Seminar verbindet fachliche Strukturierung und technische Konfiguration. Zwei Tage sind erforderlich, weil Rechte, Indexierung, Such- und Ablagelogik voneinander abhängen und erst die gemeinsame Prüfung mit realistischen Rollenmodellen belastbare Ergebnisse liefert.

Themenschwerpunkte

• Administrationsrollen, Zuständigkeiten und sinnvolle Trennung von System-, Anwendungs- und Fachadministration
• Benutzer, Gruppen und organisatorische Rollen; Einbindung bestehender Verzeichnisstrukturen und Umgang mit Änderungen
• Eigenschaften, Indexfelder, Wertemengen, Pflichtfelder und konsistente Benennungskonzepte
• Schlüssel, Berechtigungen, Vererbung und Ausnahmen nach dem Prinzip der geringsten notwendigen Rechte
• Ablagemasken, Suchmasken, Zieldefinitionen und Strategien für einheitliche Dokumentablagen
• Profile, Ansichten, Suchordner, Merklisten und rollenbezogene Oberflächen im Mobile Web Client
• Berechtigungsprüfung für Dokumente, Akten, Funktionen und administrative Bereiche
• Auditinformationen, Statistiken und Nachvollziehbarkeit administrativer Änderungen
• Test-, Freigabe- und Dokumentationsverfahren für Änderungen an produktiven Konfigurationen
• Systematische Fehlersuche bei fehlenden Treffern, falschen Masken und unerwarteten Zugriffsrechten

Praxisanteil

Die Konfiguration wird durchgehend an einem Beispielunternehmen aufgebaut. Jede Änderung wird aus Anwender- und Administratorsicht geprüft, damit nicht nur die Eingabe, sondern auch die tatsächliche Wirkung verstanden wird.

• Aufbau einer Rollen- und Berechtigungsmatrix für mehrere Fachbereiche
• Einrichtung von Eigenschaften, Ablage- und Suchmasken mit verbindlichen Indexregeln
• Prüfung positiver und negativer Zugriffsfälle mit getrennten Testbenutzern
• Analyse und Korrektur typischer Konfigurationsfehler

Planungs- und Qualitätsaspekte

Bei der Umsetzung wird konsequent zwischen Standardfunktion, konfigurierbarer Anpassung und organisatorischer Vorentscheidung unterschieden. Die Teilnehmenden halten Annahmen, Verantwortlichkeiten, Testfälle und Freigabekriterien fest, statt Einstellungen lediglich nachzuklicken. Eigene Anforderungen können auf das Übungsmodell übertragen und hinsichtlich Aufwand, Risiken und Betriebsfolgen bewertet werden. Änderungen an einer produktiven Umgebung sind nicht Bestandteil der Übungen; vorbereitet werden jedoch Checklisten und Prüfwege, mit denen Konfigurationen kontrolliert von einer Test- in eine Integrations- oder Produktivumgebung überführt werden können. Besonderes Augenmerk liegt auf verständlichen Benennungen, minimalen Rechten, dokumentierten Abhängigkeiten und einer Abnahme mit repräsentativen Anwenderrollen.

Zielgruppe

InfoShare-Anwendungsadministratoren, DMS-Verantwortliche, Key User mit Administrationsaufgaben, technische Projektmitarbeitende und Consultants.

Vorkenntnisse

Sicherer Umgang mit der InfoShare-Anwendungsoberfläche. Grundkenntnisse zu Benutzer- und Gruppenverwaltung sowie zu Dokumentenmanagement sind hilfreich.