Seminar Kendox InfoShare Digitale Akten und Dokumentenmanagement

Digitale Akten schaffen erst dann einen Mehrwert, wenn Struktur, Metadaten, Berechtigungen und Arbeitsabläufe zusammenpassen. Dieses Seminar führt von der fachlichen Aktenidee bis zu einer nutzbaren Konfiguration in Kendox InfoShare.

Die Teilnehmenden entwickeln ein Aktenmodell für einen konkreten Geschäftsfall und prüfen es aus Sicht von Ablage, Recherche, Zusammenarbeit, Versionierung und langfristiger Pflege.

Seminarprofil

Zwei Tage geben ausreichend Raum für Analyse, Modellierung, Konfiguration und Anwenderprüfung. Ein eintägiges Format würde entweder die fachliche Konzeption oder die praktische Umsetzung zu stark verkürzen.

Themenschwerpunkte

• Unterschied zwischen Dokumentablage, strukturierter digitaler Akte und prozessbezogenem Vorgang
• Aktenarten, Dokumentarten, Register, Beziehungen und kontextbezogene Navigation
• Eigenschaften, Aktenzeichen, Pflichtmetadaten und Regeln für eindeutige Zuordnung
• Ablage- und Suchkonzepte für unterschiedliche Fachbereiche und Dokumentquellen
• Vorlagen für Aktenanlage, Dokumenterstellung und wiederkehrende Strukturen
• Versionierung, Bearbeitungsstände, Freigaben und nachvollziehbare Dokumenthistorie
• Berechtigungen auf Akten-, Dokument- und Funktionsebene
• Office- und Outlook-Anbindung als Bestandteil der täglichen Aktenarbeit
• Listen, Wiedervorlagen und Suchordner für fallbezogene Steuerung
• Governance für Änderungen, Namenskonventionen, Qualitätskontrollen und Aktenabschluss

Praxisanteil

Aus einer fachlichen Anforderung wird schrittweise ein Aktenprototyp. Die Gruppe testet den Prototyp mit verschiedenen Rollen und bewertet Suchbarkeit, Bedienbarkeit und Pflegeaufwand.

• Entwurf eines Aktenplans und eines passenden Metadatenmodells
• Konfiguration einer Musterakte mit mehreren Dokumentarten
• Aufbau rollenbezogener Such- und Ablagewege
• Abnahmetest anhand typischer Fachbereichsszenarien

Planungs- und Qualitätsaspekte

Bei der Umsetzung wird konsequent zwischen Standardfunktion, konfigurierbarer Anpassung und organisatorischer Vorentscheidung unterschieden. Die Teilnehmenden halten Annahmen, Verantwortlichkeiten, Testfälle und Freigabekriterien fest, statt Einstellungen lediglich nachzuklicken. Eigene Anforderungen können auf das Übungsmodell übertragen und hinsichtlich Aufwand, Risiken und Betriebsfolgen bewertet werden. Änderungen an einer produktiven Umgebung sind nicht Bestandteil der Übungen; vorbereitet werden jedoch Checklisten und Prüfwege, mit denen Konfigurationen kontrolliert von einer Test- in eine Integrations- oder Produktivumgebung überführt werden können. Besonderes Augenmerk liegt auf verständlichen Benennungen, minimalen Rechten, dokumentierten Abhängigkeiten und einer Abnahme mit repräsentativen Anwenderrollen.

Zielgruppe

Key User, Fachbereichsverantwortliche, DMS-Administratoren, Prozessorganisatoren, Projektleitungen und Consultants.

Vorkenntnisse

Grundkenntnisse der InfoShare-Anwendung. Eigene Beispiele für Akten, Dokumentarten oder Ablagestrukturen können in das Seminar eingebracht werden.