Seminar Fabasoft Folio/eGov-Suite – Intensivseminar Anwendung, Akte und Vorgang

Das fünftägige Intensivseminar fasst die anwendungsbezogenen Themen aus Folio und eGov-Suite in einem durchgängigen Lernpfad zusammen. Dokumentenmanagement, Posteingang, Akten- und Vorgangsbearbeitung, Recherche, Auskunft, Abschluss und Aufbewahrung werden an einem vollständigen Geschäftsfall trainiert.

Inhaltsübersicht

• Arbeitsplatz und Dokumentenmanagement
• Posteingang und Registrierung
• Akten- und Vorgangsbearbeitung
• Recherche, Auskunft und Akteneinsicht
• Abschluss und Aufbewahrung
• Durchgängiger Praxisfall
• Praxisübungen
• Arbeitsweise

Zielsetzung

Den gesamten Lebenszyklus eines elektronischen Geschäftsvorgangs von der Erfassung bis zur Aussonderung sicher, einheitlich und nachvollziehbar bearbeiten.

Arbeitsplatz und Dokumentenmanagement

1. Schritt 1: Client, Weboberfläche und Office-Integration fachlich einordnen und die Abhängigkeiten im Gesamtablauf festhalten.
2. Schritt 2: Dokumente, Metadaten, Suche und Versionen im Schulungssystem schrittweise konfigurieren beziehungsweise durchführen und die erforderlichen Einstellungen dokumentieren.
3. Schritt 3: mobile und barrierearme Arbeitsweisen an einem durchgängigen Praxisfall anwenden und das Ergebnis anhand definierter Prüfkriterien kontrollieren.
4. Schritt 4: Typische Fehlerbilder untersuchen, eine geeignete Korrektur ausführen und den wiederholbaren Arbeitsstandard festhalten.

Posteingang und Registrierung

1. Schritt 1: Eingangskanäle, Scan und Erfassungsqualität fachlich einordnen und die Abhängigkeiten im Gesamtablauf festhalten.
2. Schritt 2: Klassifikation, Zuordnung und Fristen im Schulungssystem schrittweise konfigurieren beziehungsweise durchführen und die erforderlichen Einstellungen dokumentieren.
3. Schritt 3: Verteilung, Rückgabe und Kontrolllisten an einem durchgängigen Praxisfall anwenden und das Ergebnis anhand definierter Prüfkriterien kontrollieren.
4. Schritt 4: Typische Fehlerbilder untersuchen, eine geeignete Korrektur ausführen und den wiederholbaren Arbeitsstandard festhalten.

Akten- und Vorgangsbearbeitung

1. Schritt 1: Aktenplan, Vorgangsarten und Pflichtmetadaten fachlich einordnen und die Abhängigkeiten im Gesamtablauf festhalten.
2. Schritt 2: Aufgaben, Wiedervorlage und Zusammenarbeit im Schulungssystem schrittweise konfigurieren beziehungsweise durchführen und die erforderlichen Einstellungen dokumentieren.
3. Schritt 3: Verfügung, Mitzeichnung und Freigabe an einem durchgängigen Praxisfall anwenden und das Ergebnis anhand definierter Prüfkriterien kontrollieren.
4. Schritt 4: Typische Fehlerbilder untersuchen, eine geeignete Korrektur ausführen und den wiederholbaren Arbeitsstandard festhalten.

Recherche, Auskunft und Akteneinsicht

1. Schritt 1: Volltext, strukturierte Suche und Trefferprüfung fachlich einordnen und die Abhängigkeiten im Gesamtablauf festhalten.
2. Schritt 2: Schutzbedarf, Schwärzung und Freigabe im Schulungssystem schrittweise konfigurieren beziehungsweise durchführen und die erforderlichen Einstellungen dokumentieren.
3. Schritt 3: Export, Übergabe und Auskunftsnachweis an einem durchgängigen Praxisfall anwenden und das Ergebnis anhand definierter Prüfkriterien kontrollieren.
4. Schritt 4: Typische Fehlerbilder untersuchen, eine geeignete Korrektur ausführen und den wiederholbaren Arbeitsstandard festhalten.

Abschluss und Aufbewahrung

1. Schritt 1: Vollständigkeitskontrolle und Abschluss fachlich einordnen und die Abhängigkeiten im Gesamtablauf festhalten.
2. Schritt 2: Aufbewahrungsfristen und Sperren im Schulungssystem schrittweise konfigurieren beziehungsweise durchführen und die erforderlichen Einstellungen dokumentieren.
3. Schritt 3: Bewertung, Aussonderung und Archivübergabe an einem durchgängigen Praxisfall anwenden und das Ergebnis anhand definierter Prüfkriterien kontrollieren.
4. Schritt 4: Typische Fehlerbilder untersuchen, eine geeignete Korrektur ausführen und den wiederholbaren Arbeitsstandard festhalten.

Durchgängiger Praxisfall

1. Schritt 1: Eingang und Anlage eines realistischen Falls fachlich einordnen und die Abhängigkeiten im Gesamtablauf festhalten.
2. Schritt 2: Bearbeitung mit Varianten, Fristen und Freigaben im Schulungssystem schrittweise konfigurieren beziehungsweise durchführen und die erforderlichen Einstellungen dokumentieren.
3. Schritt 3: Abschluss, Recherche und dokumentierte Qualitätsprüfung an einem durchgängigen Praxisfall anwenden und das Ergebnis anhand definierter Prüfkriterien kontrollieren.
4. Schritt 4: Typische Fehlerbilder untersuchen, eine geeignete Korrektur ausführen und den wiederholbaren Arbeitsstandard festhalten.

Praxisübungen

Die Übungen verwenden einen zusammenhängenden Fallbestand. Konfigurationen und Bearbeitungsschritte werden zuerst nachvollzogen, anschließend selbstständig ausgeführt und zuletzt mit Kontrolllisten sowie Negativtests geprüft.

Arbeitsweise

Fachliche Einordnung, Demonstration, geführte Umsetzung und eigenständige Übung wechseln sich ab. Jeder Themenblock endet mit einer kurzen Qualitätskontrolle und einer dokumentierten Vorgehensweise für den späteren Einsatz.