Seminar Fabasoft Folio – Dokumentenmanagement, Suche und Versionierung

Das Seminar vermittelt die sichere tägliche Arbeit mit Dokumenten, Metadaten, Suchen, Versionen und Vorlagen in Fabasoft Folio. Neben Standardabläufen werden Konflikte, Fehlablagen und die nachvollziehbare Wiederherstellung früherer Stände behandelt.

Inhaltsübersicht

• Ablagestruktur und Metadaten
• Dokumente erfassen und bearbeiten
• Suchen und Filtern
• Versionierung
• Teilen und Zusammenarbeit
• Qualität und Wiederauffindbarkeit
• Praxisübungen
• Arbeitsweise

Zielsetzung

Dokumente strukturiert ablegen, schnell auffinden, kontrolliert gemeinsam bearbeiten und Versionen sowie Bearbeitungshistorien fachlich korrekt nutzen.

Ablagestruktur und Metadaten

1. Schritt 1: Arbeitsbereiche, Ordner und Objektarten fachlich einordnen und die Abhängigkeiten im Gesamtablauf festhalten.
2. Schritt 2: Titel, Klassifikation und Pflichtmetadaten im Schulungssystem schrittweise konfigurieren beziehungsweise durchführen und die erforderlichen Einstellungen dokumentieren.
3. Schritt 3: einheitliche Ablageregeln und Qualitätsmerkmale an einem durchgängigen Praxisfall anwenden und das Ergebnis anhand definierter Prüfkriterien kontrollieren.
4. Schritt 4: Typische Fehlerbilder untersuchen, eine geeignete Korrektur ausführen und den wiederholbaren Arbeitsstandard festhalten.

Dokumente erfassen und bearbeiten

1. Schritt 1: Erstellen, Hochladen und aus Vorlagen erzeugen fachlich einordnen und die Abhängigkeiten im Gesamtablauf festhalten.
2. Schritt 2: lokale Bearbeitung und kontrolliertes Speichern im Schulungssystem schrittweise konfigurieren beziehungsweise durchführen und die erforderlichen Einstellungen dokumentieren.
3. Schritt 3: Sperren, Konflikte und parallele Zusammenarbeit an einem durchgängigen Praxisfall anwenden und das Ergebnis anhand definierter Prüfkriterien kontrollieren.
4. Schritt 4: Typische Fehlerbilder untersuchen, eine geeignete Korrektur ausführen und den wiederholbaren Arbeitsstandard festhalten.

Suchen und Filtern

1. Schritt 1: Volltext, Metadaten und kombinierte Kriterien fachlich einordnen und die Abhängigkeiten im Gesamtablauf festhalten.
2. Schritt 2: Filter, Facetten und gespeicherte Suchen im Schulungssystem schrittweise konfigurieren beziehungsweise durchführen und die erforderlichen Einstellungen dokumentieren.
3. Schritt 3: Treffermengen bewerten und Suchfehler vermeiden an einem durchgängigen Praxisfall anwenden und das Ergebnis anhand definierter Prüfkriterien kontrollieren.
4. Schritt 4: Typische Fehlerbilder untersuchen, eine geeignete Korrektur ausführen und den wiederholbaren Arbeitsstandard festhalten.

Versionierung

1. Schritt 1: neue Versionen und automatisch erzeugte Stände fachlich einordnen und die Abhängigkeiten im Gesamtablauf festhalten.
2. Schritt 2: Versionen vergleichen und kommentieren im Schulungssystem schrittweise konfigurieren beziehungsweise durchführen und die erforderlichen Einstellungen dokumentieren.
3. Schritt 3: frühere Fassung wiederherstellen oder kennzeichnen an einem durchgängigen Praxisfall anwenden und das Ergebnis anhand definierter Prüfkriterien kontrollieren.
4. Schritt 4: Typische Fehlerbilder untersuchen, eine geeignete Korrektur ausführen und den wiederholbaren Arbeitsstandard festhalten.

Teilen und Zusammenarbeit

1. Schritt 1: Aufgaben, Notizen und Referenzen im Kontext fachlich einordnen und die Abhängigkeiten im Gesamtablauf festhalten.
2. Schritt 2: Berechtigungen beim Teilen prüfen im Schulungssystem schrittweise konfigurieren beziehungsweise durchführen und die erforderlichen Einstellungen dokumentieren.
3. Schritt 3: Arbeitskopie, Freigabe und veröffentlichte Fassung unterscheiden an einem durchgängigen Praxisfall anwenden und das Ergebnis anhand definierter Prüfkriterien kontrollieren.
4. Schritt 4: Typische Fehlerbilder untersuchen, eine geeignete Korrektur ausführen und den wiederholbaren Arbeitsstandard festhalten.

Qualität und Wiederauffindbarkeit

1. Schritt 1: Dubletten, unvollständige Metadaten und Fehlablagen fachlich einordnen und die Abhängigkeiten im Gesamtablauf festhalten.
2. Schritt 2: regelmäßige Kontrollsuchen im Schulungssystem schrittweise konfigurieren beziehungsweise durchführen und die erforderlichen Einstellungen dokumentieren.
3. Schritt 3: Arbeitsstandard für Abschluss und Übergabe an einem durchgängigen Praxisfall anwenden und das Ergebnis anhand definierter Prüfkriterien kontrollieren.
4. Schritt 4: Typische Fehlerbilder untersuchen, eine geeignete Korrektur ausführen und den wiederholbaren Arbeitsstandard festhalten.

Praxisübungen

Die Übungen verwenden einen zusammenhängenden Fallbestand. Konfigurationen und Bearbeitungsschritte werden zuerst nachvollzogen, anschließend selbstständig ausgeführt und zuletzt mit Kontrolllisten sowie Negativtests geprüft.

Arbeitsweise

Fachliche Einordnung, Demonstration, geführte Umsetzung und eigenständige Übung wechseln sich ab. Jeder Themenblock endet mit einer kurzen Qualitätskontrolle und einer dokumentierten Vorgehensweise für den späteren Einsatz.