Seminar Fabasoft eGov-Suite – Recherche, Auskunft und Akteneinsicht

Die Schulung konzentriert sich auf präzise Recherche, nachvollziehbare Trefferbewertung und die kontrollierte Bereitstellung von Informationen. Suchstrategien werden mit Berechtigungsprüfung, Schwärzung, Export und Dokumentation der Auskunft verbunden.

Inhaltsübersicht

• Suchlogik und Suchräume
• Treffermengen eingrenzen
• Treffer prüfen
• Auskunft und Einsicht vorbereiten
• Bereitstellung und Nachweis
• Praxisübungen
• Arbeitsweise

Zielsetzung

Informationen zielsicher finden, Treffer fachlich bewerten, Offenlegungsgrenzen prüfen und Auskünfte beziehungsweise Akteneinsichten reproduzierbar vorbereiten.

Suchlogik und Suchräume

1. Schritt 1: Volltext, Metadaten und strukturierte Kriterien fachlich einordnen und die Abhängigkeiten im Gesamtablauf festhalten.
2. Schritt 2: Akten-, Vorgangs- und Dokumentkontext im Schulungssystem schrittweise konfigurieren beziehungsweise durchführen und die erforderlichen Einstellungen dokumentieren.
3. Schritt 3: Suchbereich und Berechtigungsgrenzen an einem durchgängigen Praxisfall anwenden und das Ergebnis anhand definierter Prüfkriterien kontrollieren.
4. Schritt 4: Typische Fehlerbilder untersuchen, eine geeignete Korrektur ausführen und den wiederholbaren Arbeitsstandard festhalten.

Treffermengen eingrenzen

1. Schritt 1: Filter, Zeiträume und Status fachlich einordnen und die Abhängigkeiten im Gesamtablauf festhalten.
2. Schritt 2: gespeicherte Suchen und wiederkehrende Abfragen im Schulungssystem schrittweise konfigurieren beziehungsweise durchführen und die erforderlichen Einstellungen dokumentieren.
3. Schritt 3: Sortierung, Facetten und Ergebnislisten an einem durchgängigen Praxisfall anwenden und das Ergebnis anhand definierter Prüfkriterien kontrollieren.
4. Schritt 4: Typische Fehlerbilder untersuchen, eine geeignete Korrektur ausführen und den wiederholbaren Arbeitsstandard festhalten.

Treffer prüfen

1. Schritt 1: Version, Gültigkeit und Vollständigkeit fachlich einordnen und die Abhängigkeiten im Gesamtablauf festhalten.
2. Schritt 2: Beziehungen und Bearbeitungshistorie im Schulungssystem schrittweise konfigurieren beziehungsweise durchführen und die erforderlichen Einstellungen dokumentieren.
3. Schritt 3: Dubletten und fachlich ähnliche Treffer unterscheiden an einem durchgängigen Praxisfall anwenden und das Ergebnis anhand definierter Prüfkriterien kontrollieren.
4. Schritt 4: Typische Fehlerbilder untersuchen, eine geeignete Korrektur ausführen und den wiederholbaren Arbeitsstandard festhalten.

Auskunft und Einsicht vorbereiten

1. Schritt 1: Rechtsgrundlage und Umfang dokumentieren fachlich einordnen und die Abhängigkeiten im Gesamtablauf festhalten.
2. Schritt 2: schutzwürdige Inhalte und Drittdaten erkennen im Schulungssystem schrittweise konfigurieren beziehungsweise durchführen und die erforderlichen Einstellungen dokumentieren.
3. Schritt 3: Freigabe- und Vier-Augen-Prüfung an einem durchgängigen Praxisfall anwenden und das Ergebnis anhand definierter Prüfkriterien kontrollieren.
4. Schritt 4: Typische Fehlerbilder untersuchen, eine geeignete Korrektur ausführen und den wiederholbaren Arbeitsstandard festhalten.

Bereitstellung und Nachweis

1. Schritt 1: Auswahl, Export und lesbare Zusammenstellung fachlich einordnen und die Abhängigkeiten im Gesamtablauf festhalten.
2. Schritt 2: Schwärzung und Kennzeichnung im Schulungssystem schrittweise konfigurieren beziehungsweise durchführen und die erforderlichen Einstellungen dokumentieren.
3. Schritt 3: Auskunftsvorgang und übergebene Fassung protokollieren an einem durchgängigen Praxisfall anwenden und das Ergebnis anhand definierter Prüfkriterien kontrollieren.
4. Schritt 4: Typische Fehlerbilder untersuchen, eine geeignete Korrektur ausführen und den wiederholbaren Arbeitsstandard festhalten.

Praxisübungen

Die Übungen verwenden einen zusammenhängenden Fallbestand. Konfigurationen und Bearbeitungsschritte werden zuerst nachvollzogen, anschließend selbstständig ausgeführt und zuletzt mit Kontrolllisten sowie Negativtests geprüft.

Arbeitsweise

Fachliche Einordnung, Demonstration, geführte Umsetzung und eigenständige Übung wechseln sich ab. Jeder Themenblock endet mit einer kurzen Qualitätskontrolle und einer dokumentierten Vorgehensweise für den späteren Einsatz.