Seminar PDV VIS-Suite – Intensivseminar Anwenderarbeit, E-Akte und Zusammenarbeit

Das fünftägige Intensivseminar bündelt Anwendergrundlagen, vertieftes Aktenmanagement, Recherche, Office-Bearbeitung, Posteingang, Workflow, mobile Arbeit, Add-ons und mandantenübergreifende Zusammenarbeit. Ein komplexer Geschäftsvorfall wird über alle Bearbeitungsphasen hinweg umgesetzt.

Inhaltsübersicht

1. Zielgruppe
2. Voraussetzungen
3. Lernziele
4. Seminarinhalte
5. Praxisübungen
6. Methodik und Qualitätsrahmen

Zielgruppe

Sachbearbeitung, Registratur, Key-User, Team- und Prozessverantwortliche sowie Beschäftigte mit koordinierenden Aufgaben

Voraussetzungen

Kenntnisse der eigenen Verwaltungs- oder Geschäftsprozesse; VIS-Vorkenntnisse sind nicht erforderlich

Lernziele

• die zentralen Arbeitsweisen der VIS-Suite sicher und effizient anwenden
• komplexe Akten, Vorgänge, Dokumente und Metadaten qualitätsgesichert bearbeiten
• Posteingang, Aufgaben, Office-Zusammenarbeit, mobile Nutzung und Add-ons verbinden
• organisationsübergreifende Fälle mit klaren Rechten und Nachweisen durchführen

Seminarinhalte

1. Tag 1: Oberfläche, Navigation und Objektmodell

SmartClient und WebClient, persönliche Arbeitsbereiche, barrierearme Bedienung sowie Akten, Vorgänge und Dokumente werden grundlegend erschlossen.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Oberfläche, Navigation und Objektmodell“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: SmartClient und WebClient, persönliche Arbeitsbereiche, barrierearme Bedienung sowie Akten, Vorgänge und Dokumente werden grundlegend erschlossen.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

2. Tag 1: Anlage, Metadaten und Versionen

Objekte werden korrekt angelegt, registriert, mit Qualitätsmetadaten versehen, bearbeitet und versionssicher gespeichert.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Anlage, Metadaten und Versionen“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Objekte werden korrekt angelegt, registriert, mit Qualitätsmetadaten versehen, bearbeitet und versionssicher gespeichert.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

3. Tag 2: Aktenstruktur und Vorlagen

Komplexe Akten, Beziehungen, Ordnungspositionen, Vorlagen, Status und Abschlussregeln werden an einem Musterfall aufgebaut.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Aktenstruktur und Vorlagen“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Komplexe Akten, Beziehungen, Ordnungspositionen, Vorlagen, Status und Abschlussregeln werden an einem Musterfall aufgebaut.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

4. Tag 2: Recherche und Office-Zusammenarbeit

Volltext, Felder, Filter, Beziehungen, gültige Fassungen, Office-Bearbeitung und kollaborative Bearbeitung werden kombiniert.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Recherche und Office-Zusammenarbeit“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Volltext, Felder, Filter, Beziehungen, gültige Fassungen, Office-Bearbeitung und kollaborative Bearbeitung werden kombiniert.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

5. Tag 3: Posteingang und VIS-Scan

Ein gemischter Eingang wird erfasst, getrennt, geprüft, mit Metadaten versehen und dem richtigen Akten- und Vorgangskontext zugeordnet.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Posteingang und VIS-Scan“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Ein gemischter Eingang wird erfasst, getrennt, geprüft, mit Metadaten versehen und dem richtigen Akten- und Vorgangskontext zugeordnet.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

6. Tag 3: Vorgänge, Aufgaben und Fristen

Rollen, Arbeitsvorräte, Wiedervorlagen, Entscheidungen, Rückfragen, Eskalationen und Abschluss werden praktisch bearbeitet.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Vorgänge, Aufgaben und Fristen“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Rollen, Arbeitsvorräte, Wiedervorlagen, Entscheidungen, Rückfragen, Eskalationen und Abschluss werden praktisch bearbeitet.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

7. Tag 4: Add-ons und kontrollierte Freigabe

Viewer, Formatkonvertierung, Signatur, Hilfefunktionen und Freigabeschritte werden in einen durchgängigen Dokumentenfluss integriert.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Add-ons und kontrollierte Freigabe“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Viewer, Formatkonvertierung, Signatur, Hilfefunktionen und Freigabeschritte werden in einen durchgängigen Dokumentenfluss integriert.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

8. Tag 4: Mobile und verteilte Arbeit

Aufgaben, Prüfung, Freigabe, sicherer Gerätezugang, Verbindungswechsel und Supportfälle werden für mobile Szenarien eingeübt.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Mobile und verteilte Arbeit“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Aufgaben, Prüfung, Freigabe, sicherer Gerätezugang, Verbindungswechsel und Supportfälle werden für mobile Szenarien eingeübt.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

9. Tag 5: Mandantenübergreifende Zusammenarbeit

Datenräume, Verweise, Übergaben, gemeinsame Vorgänge, Rollen und Datenschutzkontrollen werden organisationsübergreifend angewendet.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Mandantenübergreifende Zusammenarbeit“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Datenräume, Verweise, Übergaben, gemeinsame Vorgänge, Rollen und Datenschutzkontrollen werden organisationsübergreifend angewendet.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

10. Tag 5: Gesamtfall und Qualitätsprüfung

Ein vollständiger Geschäftsvorfall wird vom Eingang bis zum Abschluss bearbeitet und anhand einer Qualitätscheckliste geprüft.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Gesamtfall und Qualitätsprüfung“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Ein vollständiger Geschäftsvorfall wird vom Eingang bis zum Abschluss bearbeitet und anhand einer Qualitätscheckliste geprüft.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

Praxisübungen

• Bearbeitung eines vollständigen E-Akten-Falls über fünf Seminartage
• Recherche, Office-Bearbeitung, Signatur und mobile Freigabe einer gültigen Fassung
• Mandantenübergreifende Übergabe mit Rollen- und Datenschutzprüfung

Methodik und Qualitätsrahmen

Kurze Fachimpulse, moderierte Demonstrationen und aufeinander aufbauende Übungen wechseln sich ab. Jeder Konfigurations- oder Bearbeitungsschritt wird zunächst an einem Referenzfall erklärt, anschließend selbstständig ausgeführt und zuletzt mit einer Prüfliste kontrolliert.

Für die Qualitätssicherung werden Rollen, Ausgangsdaten, erwartete Ergebnisse, Negativfälle und Abnahmekriterien vor der Übung festgelegt. Änderungen und Entscheidungen werden so dokumentiert, dass der Ablauf in einer weiteren Umgebung oder durch eine andere verantwortliche Stelle reproduziert werden kann.