Seminar PDV VIS-Suite – Anwendergrundlagen für SmartClient und WebClient

Das zweitägige Grundlagenseminar führt systematisch in die tägliche Arbeit mit elektronischen Akten, Vorgängen, Dokumenten, Aufgaben und Recherchen ein. Bedienkonzepte des SmartClient und WebClient werden anhand eines vollständigen Verwaltungsvorgangs praktisch eingeübt.

Inhaltsübersicht

1. Zielgruppe
2. Voraussetzungen
3. Lernziele
4. Seminarinhalte
5. Praxisübungen
6. Methodik und Qualitätsrahmen

Zielgruppe

Sachbearbeitung, Assistenz, Registratur, Projektmitarbeitende, Key-User und neu einsteigende Anwendergruppen

Voraussetzungen

Grundlegende Kenntnisse der eigenen Verwaltungs- oder Geschäftsprozesse; keine VIS-Vorkenntnisse erforderlich

Lernziele

• Arbeitsoberflächen sicher bedienen und persönliche Arbeitsbereiche sinnvoll organisieren
• Akten, Vorgänge und Dokumente regelkonform anlegen, bearbeiten und ablegen
• Metadaten, Versionen, Aufgaben und Wiedervorlagen qualitätsgesichert verwenden
• Recherchen, Office-Bearbeitung und Zusammenarbeit effizient in den Arbeitsalltag integrieren

Seminarinhalte

1. Arbeitsoberfläche und barrierearme Bedienung

Navigation, Ansichten, Tastaturbedienung, persönliche Einstellungen und Orientierungshilfen werden für beide Clients eingeordnet.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Arbeitsoberfläche und barrierearme Bedienung“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Navigation, Ansichten, Tastaturbedienung, persönliche Einstellungen und Orientierungshilfen werden für beide Clients eingeordnet.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

2. Objektmodell der elektronischen Akte

Akten, Vorgänge, Dokumente, Verweise und Beziehungen werden anhand eines verständlichen Fallmodells unterschieden.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Objektmodell der elektronischen Akte“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Akten, Vorgänge, Dokumente, Verweise und Beziehungen werden anhand eines verständlichen Fallmodells unterschieden.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

3. Anlegen und Registrieren

Neue Objekte werden mit korrekter Ablageposition, Benennung, Zuständigkeit und Mindestmetadaten erfasst.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Anlegen und Registrieren“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Neue Objekte werden mit korrekter Ablageposition, Benennung, Zuständigkeit und Mindestmetadaten erfasst.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

4. Dokumentbearbeitung und Versionen

Einchecken, Auschecken, Versionierung, Statuswechsel und Office-Bearbeitung werden in einer kontrollierten Reihenfolge durchgeführt.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Dokumentbearbeitung und Versionen“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Einchecken, Auschecken, Versionierung, Statuswechsel und Office-Bearbeitung werden in einer kontrollierten Reihenfolge durchgeführt.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

5. Metadaten und Qualitätsregeln

Pflichtfelder, Auswahllisten, Aktenzeichen, Datumswerte und fachliche Plausibilitäten werden sicher gepflegt.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Metadaten und Qualitätsregeln“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Pflichtfelder, Auswahllisten, Aktenzeichen, Datumswerte und fachliche Plausibilitäten werden sicher gepflegt.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

6. Recherche und Trefferbearbeitung

Schnellsuche, strukturierte Suche, Filter, Trefferlisten und gespeicherte Suchmuster werden zielgerichtet kombiniert.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Recherche und Trefferbearbeitung“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Schnellsuche, strukturierte Suche, Filter, Trefferlisten und gespeicherte Suchmuster werden zielgerichtet kombiniert.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

7. Vorgänge, Aufgaben und Wiedervorlagen

Bearbeitungsschritte werden verteilt, terminiert, dokumentiert und nach Abschluss nachvollziehbar geschlossen.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Vorgänge, Aufgaben und Wiedervorlagen“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Bearbeitungsschritte werden verteilt, terminiert, dokumentiert und nach Abschluss nachvollziehbar geschlossen.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

8. Zusammenarbeit und mobile Nutzung

Vertretung, gemeinsame Dokumentbearbeitung, Aufgabenübergabe und geeignete mobile Arbeitsszenarien werden abgestimmt.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Zusammenarbeit und mobile Nutzung“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Vertretung, gemeinsame Dokumentbearbeitung, Aufgabenübergabe und geeignete mobile Arbeitsszenarien werden abgestimmt.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

9. Durchgängiger Praxisfall

Ein vollständiger Geschäftsvorfall wird vom Eingang über Bearbeitung und Freigabe bis zur Ablage bearbeitet.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Durchgängiger Praxisfall“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Ein vollständiger Geschäftsvorfall wird vom Eingang über Bearbeitung und Freigabe bis zur Ablage bearbeitet.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

Praxisübungen

• Anlage einer Akte mit Vorgang, Dokumenten und vollständigen Metadaten
• Bearbeitung einer Aufgabe mit Wiedervorlage, Vertretung und Statuswechsel
• Recherche und Wiederauffinden eines Vorgangs über mehrere Suchstrategien

Methodik und Qualitätsrahmen

Kurze Fachimpulse, moderierte Demonstrationen und aufeinander aufbauende Übungen wechseln sich ab. Jeder Konfigurations- oder Bearbeitungsschritt wird zunächst an einem Referenzfall erklärt, anschließend selbstständig ausgeführt und zuletzt mit einer Prüfliste kontrolliert.

Für die Qualitätssicherung werden Rollen, Ausgangsdaten, erwartete Ergebnisse, Negativfälle und Abnahmekriterien vor der Übung festgelegt. Änderungen und Entscheidungen werden so dokumentiert, dass der Ablauf in einer weiteren Umgebung oder durch eine andere verantwortliche Stelle reproduziert werden kann.