Seminar PDV VIS-Suite – GenAI für sichere Verwaltungsarbeit

Das Seminar zeigt, wie generative KI-Funktionen in aktenbezogenen Arbeitsabläufen kontrolliert eingesetzt werden können. Behandelt werden geeignete Anwendungsfälle, Kontextbildung, Ergebnisprüfung, Datenschutz, Nachvollziehbarkeit, Qualitätsmessung und organisatorische Einführung.

Inhaltsübersicht

1. Zielgruppe
2. Voraussetzungen
3. Lernziele
4. Seminarinhalte
5. Praxisübungen
6. Methodik und Qualitätsrahmen

Zielgruppe

Fachbereiche, Key-User, Digitalisierung, Organisation, Datenschutz, Informationssicherheit, Projektleitung und fachliche Administration

Voraussetzungen

Sichere Kenntnisse der eigenen Dokumenten- und Vorgangsbearbeitung; technische KI-Vorkenntnisse sind nicht erforderlich

Lernziele

• geeignete und ungeeignete KI-Anwendungsfälle belastbar unterscheiden
• Aufgaben, Kontext und Prüfkriterien für KI-gestützte Bearbeitung präzise formulieren
• Ergebnisse fachlich, rechtlich und qualitativ kontrollieren
• Governance, Freigaben und Betriebsregeln für eine sichere Einführung entwickeln

Seminarinhalte

1. Einsatzfelder und Grenzen

Zusammenfassung, Klassifikation, Extraktion, Entwurf und Rechercheunterstützung werden nach Nutzen, Risiko und Prüfbarkeit bewertet.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Einsatzfelder und Grenzen“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Zusammenfassung, Klassifikation, Extraktion, Entwurf und Rechercheunterstützung werden nach Nutzen, Risiko und Prüfbarkeit bewertet.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

2. Datenkontext und Schutzbedarf

Akteninhalte, personenbezogene Daten, Geheimhaltungsstufen und zulässige Verarbeitungskontexte werden abgegrenzt.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Datenkontext und Schutzbedarf“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Akteninhalte, personenbezogene Daten, Geheimhaltungsstufen und zulässige Verarbeitungskontexte werden abgegrenzt.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

3. Aufgabenbeschreibung und Kontextaufbau

Ziel, Rolle, Eingabedaten, Ausgabeformat und Einschränkungen werden zu reproduzierbaren Arbeitsaufträgen verbunden.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Aufgabenbeschreibung und Kontextaufbau“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Ziel, Rolle, Eingabedaten, Ausgabeformat und Einschränkungen werden zu reproduzierbaren Arbeitsaufträgen verbunden.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

4. Zusammenfassen und Strukturieren

Lange Dokumente und Vorgänge werden mit vorgegebenen Gliederungen, Fundstellenbezug und Vollständigkeitsprüfung aufbereitet.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Zusammenfassen und Strukturieren“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Lange Dokumente und Vorgänge werden mit vorgegebenen Gliederungen, Fundstellenbezug und Vollständigkeitsprüfung aufbereitet.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

5. Klassifizieren und Metadaten ableiten

Vorschläge für Dokumentart, Zuständigkeit, Betreff und weitere Metadaten werden anhand definierter Kriterien bewertet.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Klassifizieren und Metadaten ableiten“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Vorschläge für Dokumentart, Zuständigkeit, Betreff und weitere Metadaten werden anhand definierter Kriterien bewertet.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

6. Informationen extrahieren und Entwürfe erzeugen

Fakten, Fristen, Beteiligte und Textbausteine werden gewonnen, anschließend gegen Originalunterlagen geprüft.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Informationen extrahieren und Entwürfe erzeugen“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Fakten, Fristen, Beteiligte und Textbausteine werden gewonnen, anschließend gegen Originalunterlagen geprüft.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

7. Menschliche Prüfung und Nachvollziehbarkeit

Freigabepunkte, Vier-Augen-Prinzip, Kennzeichnung, Protokollierung und Umgang mit Unsicherheit werden operationalisiert.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Menschliche Prüfung und Nachvollziehbarkeit“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Freigabepunkte, Vier-Augen-Prinzip, Kennzeichnung, Protokollierung und Umgang mit Unsicherheit werden operationalisiert.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

8. Qualitätsmessung und Testkatalog

Referenzfälle, Fehlerklassen, Akzeptanzgrenzen und wiederkehrende Stichproben werden für belastbare Qualitätssicherung definiert.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Qualitätsmessung und Testkatalog“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Referenzfälle, Fehlerklassen, Akzeptanzgrenzen und wiederkehrende Stichproben werden für belastbare Qualitätssicherung definiert.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

9. Einführung und Governance

Rollen, Nutzungsregeln, Schulung, Freigabe, Überwachung und kontinuierliche Verbesserung werden in einem Einführungskonzept gebündelt.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Einführung und Governance“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Rollen, Nutzungsregeln, Schulung, Freigabe, Überwachung und kontinuierliche Verbesserung werden in einem Einführungskonzept gebündelt.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

Praxisübungen

• Bewertung mehrerer KI-Anwendungsfälle mit Risiko- und Nutzenmatrix
• Erstellung eines strukturierten Arbeitsauftrags für Zusammenfassung und Metadatenvorschlag
• Aufbau eines Testkatalogs mit fachlichen Akzeptanzkriterien

Methodik und Qualitätsrahmen

Kurze Fachimpulse, moderierte Demonstrationen und aufeinander aufbauende Übungen wechseln sich ab. Jeder Konfigurations- oder Bearbeitungsschritt wird zunächst an einem Referenzfall erklärt, anschließend selbstständig ausgeführt und zuletzt mit einer Prüfliste kontrolliert.

Für die Qualitätssicherung werden Rollen, Ausgangsdaten, erwartete Ergebnisse, Negativfälle und Abnahmekriterien vor der Übung festgelegt. Änderungen und Entscheidungen werden so dokumentiert, dass der Ablauf in einer weiteren Umgebung oder durch eine andere verantwortliche Stelle reproduziert werden kann.