Seminar PDV VIS-Suite – Add-ons: Signatur, Viewer und Formatkonvertierung

Das Seminar vermittelt die fachgerechte Auswahl, Konfiguration und Qualitätssicherung zentraler Erweiterungen für Anzeige, Konvertierung, Signatur und kontextbezogene Unterstützung. Im Mittelpunkt steht ein durchgängiger Dokumentenfluss von der Bearbeitung bis zur revisionssicheren Ablage.

Inhaltsübersicht

1. Zielgruppe
2. Voraussetzungen
3. Lernziele
4. Seminarinhalte
5. Praxisübungen
6. Methodik und Qualitätsrahmen

Zielgruppe

Key-User, Fachadministration, Projektverantwortliche, Anwendungsbetreuung und Beschäftigte aus Organisation oder Digitalisierung

Voraussetzungen

Grundkenntnisse der Dokumenten- und Aktenbearbeitung in der VIS-Suite

Lernziele

• geeignete Add-ons anhand fachlicher und technischer Anforderungen auswählen
• Anzeige-, Konvertierungs- und Signaturabläufe nachvollziehbar konfigurieren
• Berechtigungen, Protokollierung und Fehlerfälle systematisch prüfen
• einen kontrollierten Rollout mit Abnahme- und Supportunterlagen vorbereiten

Seminarinhalte

1. Einsatzszenarien und Abgrenzung

Fachliche Anforderungen werden den Funktionen für Viewer, Konvertierung, Signatur und kontextbezogene Hilfen zugeordnet.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Einsatzszenarien und Abgrenzung“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Fachliche Anforderungen werden den Funktionen für Viewer, Konvertierung, Signatur und kontextbezogene Hilfen zugeordnet.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

2. Dokumentanzeige und Viewer-Konzept

Anzeigevarianten, Dateitypen, Vorschaudarstellung und Bedienkonventionen werden für typische Aktenobjekte geprüft.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Dokumentanzeige und Viewer-Konzept“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Anzeigevarianten, Dateitypen, Vorschaudarstellung und Bedienkonventionen werden für typische Aktenobjekte geprüft.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

3. Formatkonvertierung und Zielprofile

Konvertierungsregeln werden anhand von Eingangsformaten, Zielstandards, Qualitätsmerkmalen und Fehlerbehandlung aufgebaut.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Formatkonvertierung und Zielprofile“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Konvertierungsregeln werden anhand von Eingangsformaten, Zielstandards, Qualitätsmerkmalen und Fehlerbehandlung aufgebaut.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

4. Elektronische Signatur und Freigabe

Signaturpunkte, Rollen, Prüfschritte und Nachweise werden in einen kontrollierten Freigabeablauf eingebettet.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Elektronische Signatur und Freigabe“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Signaturpunkte, Rollen, Prüfschritte und Nachweise werden in einen kontrollierten Freigabeablauf eingebettet.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

5. Kontextbezogene Unterstützung

Hilfetexte, Bedienhinweise und fachliche Leitplanken werden so strukturiert, dass sie in der Sachbearbeitung unmittelbar nutzbar sind.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Kontextbezogene Unterstützung“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Hilfetexte, Bedienhinweise und fachliche Leitplanken werden so strukturiert, dass sie in der Sachbearbeitung unmittelbar nutzbar sind.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

6. Berechtigungen und Protokollierung

Zugriffsrechte, technische Protokolle und fachliche Nachweise werden für Normal- und Ausnahmefälle bewertet.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Berechtigungen und Protokollierung“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Zugriffsrechte, technische Protokolle und fachliche Nachweise werden für Normal- und Ausnahmefälle bewertet.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

7. Rollout und Abnahme

Einführung, Test, Dokumentation und Übergabe werden zu einem wiederholbaren Vorgehensmodell zusammengeführt.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Rollout und Abnahme“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Einführung, Test, Dokumentation und Übergabe werden zu einem wiederholbaren Vorgehensmodell zusammengeführt.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

Praxisübungen

• Konvertierung eines heterogenen Dokumentbestands in ein festgelegtes Zielprofil
• Aufbau und Prüfung eines mehrstufigen Signatur- und Freigabefalls
• Erstellung einer Abnahmeliste für Viewer, Konvertierung und Signatur

Methodik und Qualitätsrahmen

Kurze Fachimpulse, moderierte Demonstrationen und aufeinander aufbauende Übungen wechseln sich ab. Jeder Konfigurations- oder Bearbeitungsschritt wird zunächst an einem Referenzfall erklärt, anschließend selbstständig ausgeführt und zuletzt mit einer Prüfliste kontrolliert.

Für die Qualitätssicherung werden Rollen, Ausgangsdaten, erwartete Ergebnisse, Negativfälle und Abnahmekriterien vor der Übung festgelegt. Änderungen und Entscheidungen werden so dokumentiert, dass der Ablauf in einer weiteren Umgebung oder durch eine andere verantwortliche Stelle reproduziert werden kann.