Seminar PDV VIS-Suite – Fachadministration Grundlagen

Das Grundlagenseminar vermittelt die zentralen Aufgaben der fachlichen Administration. Organisationsstrukturen, Rollen, Rechte, Metadaten, Wertelisten, Vorlagen und fachliche Tests werden in einem kontrollierten Administrationszyklus bearbeitet.

Inhaltsübersicht

1. Zielgruppe
2. Voraussetzungen
3. Lernziele
4. Seminarinhalte
5. Praxisübungen
6. Methodik und Qualitätsrahmen

Zielgruppe

Fachadministration, Key-User, Anwendungsbetreuung und Beschäftigte mit Verantwortung für fachliche Konfigurationen

Voraussetzungen

Sichere Anwenderkenntnisse der VIS-Suite und Kenntnis der eigenen Organisations- und Ablagestrukturen

Lernziele

• Aufgaben und Grenzen der Fachadministration sicher einordnen
• Organisationseinheiten, Gruppen, Rollen und grundlegende Berechtigungen pflegen
• Metadaten, Wertelisten und Vorlagen kontrolliert konfigurieren
• Änderungen testen, dokumentieren und geordnet in die Nutzung überführen

Seminarinhalte

1. Rollenbild der Fachadministration

Fachliche Konfiguration, Benutzerbetreuung, Qualitätssicherung und Abgrenzung zur Systemadministration werden festgelegt.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Rollenbild der Fachadministration“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Fachliche Konfiguration, Benutzerbetreuung, Qualitätssicherung und Abgrenzung zur Systemadministration werden festgelegt.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

2. Organisationseinheiten und Gruppen

Strukturen, Zuständigkeiten, Vertretungsbezüge und gruppenbasierte Zuweisungen werden nachvollziehbar gepflegt.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Organisationseinheiten und Gruppen“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Strukturen, Zuständigkeiten, Vertretungsbezüge und gruppenbasierte Zuweisungen werden nachvollziehbar gepflegt.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

3. Rollen und Berechtigungsprofile

Grundlegende Zugriffsprofile werden nach Aufgaben, Schutzbedarf und minimal erforderlichen Rechten aufgebaut.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Rollen und Berechtigungsprofile“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Grundlegende Zugriffsprofile werden nach Aufgaben, Schutzbedarf und minimal erforderlichen Rechten aufgebaut.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

4. Objekttypen und Metadaten

Felder, Pflichtangaben, Bezeichnungen und einfache Plausibilitäten werden an fachliche Anforderungen angepasst.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Objekttypen und Metadaten“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Felder, Pflichtangaben, Bezeichnungen und einfache Plausibilitäten werden an fachliche Anforderungen angepasst.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

5. Wertelisten und Vorgaben

Auswahllisten, Standardwerte und kontrollierte Begriffe werden konsistent angelegt und gepflegt.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Wertelisten und Vorgaben“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Auswahllisten, Standardwerte und kontrollierte Begriffe werden konsistent angelegt und gepflegt.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

6. Vorlagen und Standardeinstellungen

Wiederkehrende Akten-, Vorgangs- und Dokumentanlagen werden durch Vorlagen und Vorbelegungen vereinheitlicht.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Vorlagen und Standardeinstellungen“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Wiederkehrende Akten-, Vorgangs- und Dokumentanlagen werden durch Vorlagen und Vorbelegungen vereinheitlicht.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

7. Test, Freigabe und Dokumentation

Änderungen werden in Testfällen geprüft, freigegeben, versioniert dokumentiert und an die Anwenderbetreuung übergeben.

1. Ausgangslage, Ziel, Rollen und betroffene Informationsobjekte für „Test, Freigabe und Dokumentation“ erfassen.
2. Fachliche Regeln und technische Einstellungen in einer dokumentierten Reihenfolge aufbauen; Schwerpunkt: Änderungen werden in Testfällen geprüft, freigegeben, versioniert dokumentiert und an die Anwenderbetreuung übergeben.
3. Normalfall, Grenzfall und Fehlerfall mit repräsentativen Testdaten ausführen und die erwarteten Zustände vergleichen.
4. Abnahme, offene Punkte, Verantwortlichkeit und Übergabe in die Nutzung oder den Regelbetrieb nachvollziehbar festhalten.

Praxisübungen

• Anlage einer Organisationseinheit mit Gruppe und Rollenprofil
• Erweiterung eines Metadatenmodells einschließlich Werteliste
• Durchführung und Dokumentation eines fachlichen Abnahmetests

Methodik und Qualitätsrahmen

Kurze Fachimpulse, moderierte Demonstrationen und aufeinander aufbauende Übungen wechseln sich ab. Jeder Konfigurations- oder Bearbeitungsschritt wird zunächst an einem Referenzfall erklärt, anschließend selbstständig ausgeführt und zuletzt mit einer Prüfliste kontrolliert.

Für die Qualitätssicherung werden Rollen, Ausgangsdaten, erwartete Ergebnisse, Negativfälle und Abnahmekriterien vor der Übung festgelegt. Änderungen und Entscheidungen werden so dokumentiert, dass der Ablauf in einer weiteren Umgebung oder durch eine andere verantwortliche Stelle reproduziert werden kann.