Seminar OpenText Documentum D2: Workflows und Aufgabensteuerung

Dieses Seminar vermittelt fachlich belastbare D2 Workflows mit Rollen, Aufgaben, Formularen, Entscheidungen, Fristen, Delegation, Status- und Versionsbezug, Überwachung, Audit und Abnahmetests. Theorie, Demonstration und Übungen werden zu einem durchgängigen Arbeitsmodell verbunden. Jeder Konfigurations- oder Arbeitsschritt wird vorbereitet, ausgeführt, geprüft und dokumentiert.

Inhaltsübersicht

1. Zielsetzung
2. Zielgruppe
3. Voraussetzungen
4. Seminarinhalte
5. Praxisübungen
6. Seminarunterlagen

Zielsetzung

Nach dem Seminar können die behandelten Aufgaben methodisch geplant, in einer Testumgebung umgesetzt, mit aussagefähigen Fällen geprüft und für Betrieb oder Projektübergabe dokumentiert werden.

• Prozesserhebung, Auslöser und messbares Ziel fachlich und technisch einordnen
• Rollen, Aufgaben und Verantwortungsübergaben fachlich und technisch einordnen
• Formulare, Metadaten und Bearbeitungsregeln fachlich und technisch einordnen
• Entscheidungen, Verzweigungen und Rückfragen fachlich und technisch einordnen
• Fristen, Eskalationen, Delegation und Vertretung fachlich und technisch einordnen

Zielgruppe

D2 Konfigurierende, Prozessverantwortliche, Business Analysten und Qualitätsmanagement.

Voraussetzungen

Grundkenntnisse zu D2 Configuration, Rollen, Metadaten, Lebenszyklen und fachlicher Prozessmodellierung.

Seminarinhalte

Die Module bauen aufeinander auf. Jeder Schritt wird zunächst begründet, anschließend praktisch ausgeführt und danach gegen ein definiertes Sollbild geprüft.

Modul 1: Prozesserhebung, Auslöser und messbares Ziel

1. Schritt 1: Regelungsziel, Risiko, verantwortliche Rolle und erforderlichen Nachweis für „Prozesserhebung, Auslöser und messbares Ziel“ bestimmen.
2. Schritt 2: Kontrolle, Statuslogik, Berechtigung oder Prozessregel in D2 nachvollziehbar abbilden.
3. Schritt 3: Normalfall, Ausnahme, unzulässige Handlung und Auditspur mit definierten Testdaten prüfen.
4. Schritt 4: Kontrollnachweis, Abweichung, Genehmigung und Wiederholungsprüfung für „Prozesserhebung, Auslöser und messbares Ziel“ festhalten.

Modul 2: Rollen, Aufgaben und Verantwortungsübergaben

1. Schritt 1: Regelungsziel, Risiko, verantwortliche Rolle und erforderlichen Nachweis für „Rollen, Aufgaben und Verantwortungsübergaben“ bestimmen.
2. Schritt 2: Kontrolle, Statuslogik, Berechtigung oder Prozessregel in D2 nachvollziehbar abbilden.
3. Schritt 3: Normalfall, Ausnahme, unzulässige Handlung und Auditspur mit definierten Testdaten prüfen.
4. Schritt 4: Kontrollnachweis, Abweichung, Genehmigung und Wiederholungsprüfung für „Rollen, Aufgaben und Verantwortungsübergaben“ festhalten.

Modul 3: Formulare, Metadaten und Bearbeitungsregeln

1. Schritt 1: Regelungsziel, Risiko, verantwortliche Rolle und erforderlichen Nachweis für „Formulare, Metadaten und Bearbeitungsregeln“ bestimmen.
2. Schritt 2: Kontrolle, Statuslogik, Berechtigung oder Prozessregel in D2 nachvollziehbar abbilden.
3. Schritt 3: Normalfall, Ausnahme, unzulässige Handlung und Auditspur mit definierten Testdaten prüfen.
4. Schritt 4: Kontrollnachweis, Abweichung, Genehmigung und Wiederholungsprüfung für „Formulare, Metadaten und Bearbeitungsregeln“ festhalten.

Modul 4: Entscheidungen, Verzweigungen und Rückfragen

1. Schritt 1: Regelungsziel, Risiko, verantwortliche Rolle und erforderlichen Nachweis für „Entscheidungen, Verzweigungen und Rückfragen“ bestimmen.
2. Schritt 2: Kontrolle, Statuslogik, Berechtigung oder Prozessregel in D2 nachvollziehbar abbilden.
3. Schritt 3: Normalfall, Ausnahme, unzulässige Handlung und Auditspur mit definierten Testdaten prüfen.
4. Schritt 4: Kontrollnachweis, Abweichung, Genehmigung und Wiederholungsprüfung für „Entscheidungen, Verzweigungen und Rückfragen“ festhalten.

Modul 5: Fristen, Eskalationen, Delegation und Vertretung

1. Schritt 1: Regelungsziel, Risiko, verantwortliche Rolle und erforderlichen Nachweis für „Fristen, Eskalationen, Delegation und Vertretung“ bestimmen.
2. Schritt 2: Kontrolle, Statuslogik, Berechtigung oder Prozessregel in D2 nachvollziehbar abbilden.
3. Schritt 3: Normalfall, Ausnahme, unzulässige Handlung und Auditspur mit definierten Testdaten prüfen.
4. Schritt 4: Kontrollnachweis, Abweichung, Genehmigung und Wiederholungsprüfung für „Fristen, Eskalationen, Delegation und Vertretung“ festhalten.

Modul 6: Dokumentstatus, Versionen und Workflow Bezug

1. Schritt 1: Regelungsziel, Risiko, verantwortliche Rolle und erforderlichen Nachweis für „Dokumentstatus, Versionen und Workflow Bezug“ bestimmen.
2. Schritt 2: Kontrolle, Statuslogik, Berechtigung oder Prozessregel in D2 nachvollziehbar abbilden.
3. Schritt 3: Normalfall, Ausnahme, unzulässige Handlung und Auditspur mit definierten Testdaten prüfen.
4. Schritt 4: Kontrollnachweis, Abweichung, Genehmigung und Wiederholungsprüfung für „Dokumentstatus, Versionen und Workflow Bezug“ festhalten.

Modul 7: Startbedingungen und Darstellung in Smart View

1. Schritt 1: Regelungsziel, Risiko, verantwortliche Rolle und erforderlichen Nachweis für „Startbedingungen und Darstellung in Smart View“ bestimmen.
2. Schritt 2: Kontrolle, Statuslogik, Berechtigung oder Prozessregel in D2 nachvollziehbar abbilden.
3. Schritt 3: Normalfall, Ausnahme, unzulässige Handlung und Auditspur mit definierten Testdaten prüfen.
4. Schritt 4: Kontrollnachweis, Abweichung, Genehmigung und Wiederholungsprüfung für „Startbedingungen und Darstellung in Smart View“ festhalten.

Modul 8: Überwachung, Fehlerbehandlung und Wiederaufnahme

1. Schritt 1: Regelungsziel, Risiko, verantwortliche Rolle und erforderlichen Nachweis für „Überwachung, Fehlerbehandlung und Wiederaufnahme“ bestimmen.
2. Schritt 2: Kontrolle, Statuslogik, Berechtigung oder Prozessregel in D2 nachvollziehbar abbilden.
3. Schritt 3: Normalfall, Ausnahme, unzulässige Handlung und Auditspur mit definierten Testdaten prüfen.
4. Schritt 4: Kontrollnachweis, Abweichung, Genehmigung und Wiederholungsprüfung für „Überwachung, Fehlerbehandlung und Wiederaufnahme“ festhalten.

Modul 9: Auditinformationen und Prozesskennzahlen

1. Schritt 1: Regelungsziel, Risiko, verantwortliche Rolle und erforderlichen Nachweis für „Auditinformationen und Prozesskennzahlen“ bestimmen.
2. Schritt 2: Kontrolle, Statuslogik, Berechtigung oder Prozessregel in D2 nachvollziehbar abbilden.
3. Schritt 3: Normalfall, Ausnahme, unzulässige Handlung und Auditspur mit definierten Testdaten prüfen.
4. Schritt 4: Kontrollnachweis, Abweichung, Genehmigung und Wiederholungsprüfung für „Auditinformationen und Prozesskennzahlen“ festhalten.

Modul 10: Testfälle, Abnahme und kontrollierte Freigabe

1. Schritt 1: Regelungsziel, Risiko, verantwortliche Rolle und erforderlichen Nachweis für „Testfälle, Abnahme und kontrollierte Freigabe“ bestimmen.
2. Schritt 2: Kontrolle, Statuslogik, Berechtigung oder Prozessregel in D2 nachvollziehbar abbilden.
3. Schritt 3: Normalfall, Ausnahme, unzulässige Handlung und Auditspur mit definierten Testdaten prüfen.
4. Schritt 4: Kontrollnachweis, Abweichung, Genehmigung und Wiederholungsprüfung für „Testfälle, Abnahme und kontrollierte Freigabe“ festhalten.

Praxisübungen

1. Übung 1: Prozess in Aufgabenfolge übersetzen. Ausgangslage und Sollzustand werden festgelegt, die Umsetzung wird durchgeführt und das Ergebnis anhand einer Checkliste abgenommen.
2. Übung 2: Entscheidung und Eskalation konfigurieren. Ausgangslage und Sollzustand werden festgelegt, die Umsetzung wird durchgeführt und das Ergebnis anhand einer Checkliste abgenommen.
3. Übung 3: Fehlerfall mit Wiederaufnahme prüfen. Ausgangslage und Sollzustand werden festgelegt, die Umsetzung wird durchgeführt und das Ergebnis anhand einer Checkliste abgenommen.
4. Übung 4: Abnahmetest mit Auditnachweis durchführen. Ausgangslage und Sollzustand werden festgelegt, die Umsetzung wird durchgeführt und das Ergebnis anhand einer Checkliste abgenommen.

Seminarunterlagen

Enthalten sind strukturierte Arbeitsanweisungen, Konfigurations- und Prüflisten, Übungsaufgaben, Testfallmuster sowie eine Vorlage für die technische oder fachliche Übergabe.