Seminar OpenText Documentum D2: Lebenszyklen, Versionierung und elektronische Signaturen

Dieses Seminar vermittelt gelenkte Dokumentzustände, Versionierungsregeln, Freigaben, elektronische Signaturen, Auditinformationen und belastbare Sonderfallbehandlung. Theorie, Demonstration und Übungen werden zu einem durchgängigen Arbeitsmodell verbunden. Jeder Konfigurations- oder Arbeitsschritt wird vorbereitet, ausgeführt, geprüft und dokumentiert.

Inhaltsübersicht

1. Zielsetzung
2. Zielgruppe
3. Voraussetzungen
4. Seminarinhalte
5. Praxisübungen
6. Seminarunterlagen

Zielsetzung

Nach dem Seminar können die behandelten Aufgaben methodisch geplant, in einer Testumgebung umgesetzt, mit aussagefähigen Fällen geprüft und für Betrieb oder Projektübergabe dokumentiert werden.

• Versionierungsmodell, Nummern und Änderungsarten fachlich und technisch einordnen
• Auschecken, Einchecken und Parallelitätsregeln fachlich und technisch einordnen
• Lebenszykluszustände und Übergangskriterien fachlich und technisch einordnen
• Zustandsabhängige Rechte, Aktionen und Eigenschaften fachlich und technisch einordnen
• Freigabeworkflows und Verantwortlichkeiten fachlich und technisch einordnen

Zielgruppe

D2 Konfigurierende, Prozessverantwortliche, Qualitätsmanagement und Compliance Rollen.

Voraussetzungen

Grundkenntnisse zu D2 Configuration, Dokumenttypen, Rollen, Metadaten und fachlichen Freigaben.

Seminarinhalte

Die Module bauen aufeinander auf. Jeder Schritt wird zunächst begründet, anschließend praktisch ausgeführt und danach gegen ein definiertes Sollbild geprüft.

Modul 1: Versionierungsmodell, Nummern und Änderungsarten

1. Schritt 1: Regelungsziel, Risiko, verantwortliche Rolle und erforderlichen Nachweis für „Versionierungsmodell, Nummern und Änderungsarten“ bestimmen.
2. Schritt 2: Kontrolle, Statuslogik, Berechtigung oder Prozessregel in D2 nachvollziehbar abbilden.
3. Schritt 3: Normalfall, Ausnahme, unzulässige Handlung und Auditspur mit definierten Testdaten prüfen.
4. Schritt 4: Kontrollnachweis, Abweichung, Genehmigung und Wiederholungsprüfung für „Versionierungsmodell, Nummern und Änderungsarten“ festhalten.

Modul 2: Auschecken, Einchecken und Parallelitätsregeln

1. Schritt 1: Regelungsziel, Risiko, verantwortliche Rolle und erforderlichen Nachweis für „Auschecken, Einchecken und Parallelitätsregeln“ bestimmen.
2. Schritt 2: Kontrolle, Statuslogik, Berechtigung oder Prozessregel in D2 nachvollziehbar abbilden.
3. Schritt 3: Normalfall, Ausnahme, unzulässige Handlung und Auditspur mit definierten Testdaten prüfen.
4. Schritt 4: Kontrollnachweis, Abweichung, Genehmigung und Wiederholungsprüfung für „Auschecken, Einchecken und Parallelitätsregeln“ festhalten.

Modul 3: Lebenszykluszustände und Übergangskriterien

1. Schritt 1: Regelungsziel, Risiko, verantwortliche Rolle und erforderlichen Nachweis für „Lebenszykluszustände und Übergangskriterien“ bestimmen.
2. Schritt 2: Kontrolle, Statuslogik, Berechtigung oder Prozessregel in D2 nachvollziehbar abbilden.
3. Schritt 3: Normalfall, Ausnahme, unzulässige Handlung und Auditspur mit definierten Testdaten prüfen.
4. Schritt 4: Kontrollnachweis, Abweichung, Genehmigung und Wiederholungsprüfung für „Lebenszykluszustände und Übergangskriterien“ festhalten.

Modul 4: Zustandsabhängige Rechte, Aktionen und Eigenschaften

1. Schritt 1: Regelungsziel, Risiko, verantwortliche Rolle und erforderlichen Nachweis für „Zustandsabhängige Rechte, Aktionen und Eigenschaften“ bestimmen.
2. Schritt 2: Kontrolle, Statuslogik, Berechtigung oder Prozessregel in D2 nachvollziehbar abbilden.
3. Schritt 3: Normalfall, Ausnahme, unzulässige Handlung und Auditspur mit definierten Testdaten prüfen.
4. Schritt 4: Kontrollnachweis, Abweichung, Genehmigung und Wiederholungsprüfung für „Zustandsabhängige Rechte, Aktionen und Eigenschaften“ festhalten.

Modul 5: Freigabeworkflows und Verantwortlichkeiten

1. Schritt 1: Regelungsziel, Risiko, verantwortliche Rolle und erforderlichen Nachweis für „Freigabeworkflows und Verantwortlichkeiten“ bestimmen.
2. Schritt 2: Kontrolle, Statuslogik, Berechtigung oder Prozessregel in D2 nachvollziehbar abbilden.
3. Schritt 3: Normalfall, Ausnahme, unzulässige Handlung und Auditspur mit definierten Testdaten prüfen.
4. Schritt 4: Kontrollnachweis, Abweichung, Genehmigung und Wiederholungsprüfung für „Freigabeworkflows und Verantwortlichkeiten“ festhalten.

Modul 6: Elektronische Signaturen und Signaturbedeutungen

1. Schritt 1: Regelungsziel, Risiko, verantwortliche Rolle und erforderlichen Nachweis für „Elektronische Signaturen und Signaturbedeutungen“ bestimmen.
2. Schritt 2: Kontrolle, Statuslogik, Berechtigung oder Prozessregel in D2 nachvollziehbar abbilden.
3. Schritt 3: Normalfall, Ausnahme, unzulässige Handlung und Auditspur mit definierten Testdaten prüfen.
4. Schritt 4: Kontrollnachweis, Abweichung, Genehmigung und Wiederholungsprüfung für „Elektronische Signaturen und Signaturbedeutungen“ festhalten.

Modul 7: Auditinformationen und Nachweisführung

1. Schritt 1: Regelungsziel, Risiko, verantwortliche Rolle und erforderlichen Nachweis für „Auditinformationen und Nachweisführung“ bestimmen.
2. Schritt 2: Kontrolle, Statuslogik, Berechtigung oder Prozessregel in D2 nachvollziehbar abbilden.
3. Schritt 3: Normalfall, Ausnahme, unzulässige Handlung und Auditspur mit definierten Testdaten prüfen.
4. Schritt 4: Kontrollnachweis, Abweichung, Genehmigung und Wiederholungsprüfung für „Auditinformationen und Nachweisführung“ festhalten.

Modul 8: Rückweisung, Abbruch, Korrektur und Wiedereröffnung

1. Schritt 1: Regelungsziel, Risiko, verantwortliche Rolle und erforderlichen Nachweis für „Rückweisung, Abbruch, Korrektur und Wiedereröffnung“ bestimmen.
2. Schritt 2: Kontrolle, Statuslogik, Berechtigung oder Prozessregel in D2 nachvollziehbar abbilden.
3. Schritt 3: Normalfall, Ausnahme, unzulässige Handlung und Auditspur mit definierten Testdaten prüfen.
4. Schritt 4: Kontrollnachweis, Abweichung, Genehmigung und Wiederholungsprüfung für „Rückweisung, Abbruch, Korrektur und Wiedereröffnung“ festhalten.

Praxisübungen

1. Übung 1: Lebenszyklus mit Übergängen modellieren. Ausgangslage und Sollzustand werden festgelegt, die Umsetzung wird durchgeführt und das Ergebnis anhand einer Checkliste abgenommen.
2. Übung 2: Haupt- und Nebenversion prüfen. Ausgangslage und Sollzustand werden festgelegt, die Umsetzung wird durchgeführt und das Ergebnis anhand einer Checkliste abgenommen.
3. Übung 3: Signaturfreigabe testen. Ausgangslage und Sollzustand werden festgelegt, die Umsetzung wird durchgeführt und das Ergebnis anhand einer Checkliste abgenommen.
4. Übung 4: Sonderfall mit Rückweisung dokumentieren. Ausgangslage und Sollzustand werden festgelegt, die Umsetzung wird durchgeführt und das Ergebnis anhand einer Checkliste abgenommen.

Seminarunterlagen

Enthalten sind strukturierte Arbeitsanweisungen, Konfigurations- und Prüflisten, Übungsaufgaben, Testfallmuster sowie eine Vorlage für die technische oder fachliche Übergabe.