Seminar openDesk Integration der openDesk-Komponenten

Das Seminar zeigt die eigentliche Stärke der Suite: die Verzahnung einzelner Anwendungen zu durchgängigen Arbeitsprozessen. Aus isolierten Werkzeugen werden nachvollziehbare Vorgänge mit Dateiablage, Kommunikation, Aufgaben und Wissen. Die Dauer von drei Tagen ist notwendig, weil mehrere Komponenten, Rollenmodelle oder Migrationsfragen zusammengeführt und praktisch geprüft werden.

Inhaltsübersicht

• Portal und zentrale Navigation als Einstiegspunkt
• Dateiablage und Office-Bearbeitung als Arbeitsgrundlage
• Mail, Kalender, Chat und Video im Kommunikationsmix
• Projektmanagement, Aufgaben und Wiki als Strukturgeber
• Berechtigungen, Namensregeln und Governance in der Praxis

Beschreibung

Das Seminar ist als praxisorientierte Schulung aufgebaut. Die Inhalte werden zuerst fachlich eingeordnet, anschließend demonstriert und danach in Übungen am System angewendet. Dadurch entsteht ein belastbares Verständnis für die jeweilige Rolle im openDesk-Arbeitsplatz. Im Vordergrund stehen klare Arbeitsabläufe, nachvollziehbare Strukturen und die Vermeidung unnötiger Parallelablagen.

Die Schulung eignet sich für Power User, Fachadministratoren, Projektleitungen, IT-Koordination, Prozessverantwortliche. Die Beispiele orientieren sich an typischen Situationen aus Verwaltung, Projektarbeit und organisationsübergreifender Zusammenarbeit. Technische Details werden nur so weit behandelt, wie sie für den jeweiligen Seminarzuschnitt erforderlich sind.

Lernziele

• Anwendungen nicht isoliert, sondern prozessorientiert einsetzen
• Dokumente, Aufgaben, Termine, Chat und Wissen verknüpfen
• Berechtigungen komponentenübergreifend berücksichtigen
• Standardmuster für Team-, Projekt- und Verwaltungsvorgänge entwickeln
• Medienbrüche und doppelte Datenhaltung reduzieren

Schrittweise Seminarinhalte

1. Analyse eines vollständigen Arbeitsvorgangs von Eingang bis Dokumentation.
2. Zuordnung der passenden openDesk-Komponente zu jedem Prozessschritt.
3. Anlage einer Dateiablage mit Berechtigungen und Namenskonvention.
4. Erstellung und gemeinsame Bearbeitung eines Arbeitsdokuments.
5. Einbindung von E-Mail- oder Chatkommunikation ohne Informationsverlust.
6. Anlage von Aufgaben und Fristen für die Bearbeitung.
7. Dokumentation von Regeln, Beschlüssen und Arbeitsständen im Wiki.
8. Einplanung einer Besprechung mit Material und Nachbereitung.
9. Überprüfung der durchgängigen Sichtbarkeit für Rollen und Gruppen.
10. Ableitung eines wiederverwendbaren Prozessmusters für die Organisation.

Praxisübungen

• Durchgängiger Beispielprozess mit Datei, Aufgabe, Termin und Wissenseintrag
• Prüfung einer Berechtigungskette über mehrere Anwendungen
• Erstellung einer Vorlage für wiederkehrende Fachvorgänge

Zielgruppe

Power User, Fachadministratoren, Projektleitungen, IT-Koordination, Prozessverantwortliche

Voraussetzungen

Grundkenntnisse in openDesk-Anwendung oder Teilnahme an einem Anwendergrundlagenseminar