Seminar evon Smart Office – Shared Desk, Belegung und Reinigung

Inhaltsübersicht

• Zielsetzung
• Zielgruppe und Vorkenntnisse
• Seminarinhalte
• Kapitel 1: Prozess- und Rollenmodell
• Kapitel 2: Buchung und Check-in
• Kapitel 3: Nutzerpräferenzen und Raumautomation
• Kapitel 4: Dashboard und Belegungsübersicht
• Kapitel 5: Reinigungsprozess und Prüfung
• Lernziele
• Praxis- und Qualitätsnachweis

Zielsetzung

Konfiguration von Arbeitsplatzbuchung, Check-in, Belegungsdashboard, Nutzerpräferenzen, QR-gestützten Abläufen und reinigungsbezogenen Statusprozessen. Die eintägige Durchführung deckt einen klar abgegrenzten Funktionsbereich einschließlich Konfiguration, Übung und Funktionsprüfung ab.

Zielgruppe und Vorkenntnisse

Zielgruppe: Systemintegratoren, Facility-Management-Fachkräfte und Betreiber, die flexible Arbeitsplatz- und Reinigungsprozesse technisch abbilden.

Vorkenntnisse: Smart-Office-Grundlagen; Verständnis der organisatorischen Buchungs- und Reinigungsprozesse.

Seminarinhalte

Kapitel 1: Prozess- und Rollenmodell

Inhaltsverzeichnis des Kapitels: Rollen definieren; Arbeitsplätze strukturieren; Statusmodell erstellen; Regeln dokumentieren.

Abbildung der organisatorischen Abläufe als eindeutige Systemzustände.

1. Schritt 1: Rollen definieren – Beschäftigte, Besucher, Reinigung, Facility Management und Administration abgrenzen. Der Arbeitsschritt wird anhand eines definierten Ausgangszustands durchgeführt, im System kontrolliert und mit einem nachvollziehbaren Prüfkriterium abgeschlossen.
2. Schritt 2: Arbeitsplätze strukturieren – Desk, Zone, Ausstattung, Standort und Verfügbarkeit als Stammdaten festlegen. Der Arbeitsschritt wird anhand eines definierten Ausgangszustands durchgeführt, im System kontrolliert und mit einem nachvollziehbaren Prüfkriterium abgeschlossen.
3. Schritt 3: Statusmodell erstellen – Frei, reserviert, belegt, abgelaufen, gesperrt und zu reinigen unterscheiden. Der Arbeitsschritt wird anhand eines definierten Ausgangszustands durchgeführt, im System kontrolliert und mit einem nachvollziehbaren Prüfkriterium abgeschlossen.
4. Schritt 4: Regeln dokumentieren – Buchungsfristen, Check-in-Fenster, Freigaben und Ausnahmebehandlung festlegen. Der Arbeitsschritt wird anhand eines definierten Ausgangszustands durchgeführt, im System kontrolliert und mit einem nachvollziehbaren Prüfkriterium abgeschlossen.

Kapitelübung: Die Konfiguration wird an einem repräsentativen Beispiel umgesetzt. Abweichungen werden über Livewerte, Zustände und Protokolle eingegrenzt; der freigegebene Stand wird dokumentiert.

Kapitel 2: Buchung und Check-in

Inhaltsverzeichnis des Kapitels: Reservierung konfigurieren; Check-in einrichten; No-show behandeln; Check-out abbilden.

Technische Konfiguration des Arbeitsplatzlebenszyklus.

1. Schritt 1: Reservierung konfigurieren – Zeiträume, Konfliktprüfung, Ressourcenwahl und Bestätigung definieren. Der Arbeitsschritt wird anhand eines definierten Ausgangszustands durchgeführt, im System kontrolliert und mit einem nachvollziehbaren Prüfkriterium abgeschlossen.
2. Schritt 2: Check-in einrichten – QR-Code oder Bedienoberfläche mit Frist und Identitätszuordnung verbinden. Der Arbeitsschritt wird anhand eines definierten Ausgangszustands durchgeführt, im System kontrolliert und mit einem nachvollziehbaren Prüfkriterium abgeschlossen.
3. Schritt 3: No-show behandeln – Nicht bestätigte Reservierungen nach definierter Wartezeit automatisch freigeben. Der Arbeitsschritt wird anhand eines definierten Ausgangszustands durchgeführt, im System kontrolliert und mit einem nachvollziehbaren Prüfkriterium abgeschlossen.
4. Schritt 4: Check-out abbilden – Vorzeitige Freigabe und geordneten Übergang zum Reinigungsstatus konfigurieren. Der Arbeitsschritt wird anhand eines definierten Ausgangszustands durchgeführt, im System kontrolliert und mit einem nachvollziehbaren Prüfkriterium abgeschlossen.

Kapitelübung: Die Konfiguration wird an einem repräsentativen Beispiel umgesetzt. Abweichungen werden über Livewerte, Zustände und Protokolle eingegrenzt; der freigegebene Stand wird dokumentiert.

Kapitel 3: Nutzerpräferenzen und Raumautomation

Inhaltsverzeichnis des Kapitels: Präferenzen festlegen; Arbeitsplatz aktivieren; Konflikte begrenzen; Rücksetzung konfigurieren.

Übernahme individueller Komforteinstellungen auf den gebuchten Arbeitsplatz.

1. Schritt 1: Präferenzen festlegen – Beleuchtung, Beschattung und Temperatur innerhalb zulässiger Grenzen speichern. Der Arbeitsschritt wird anhand eines definierten Ausgangszustands durchgeführt, im System kontrolliert und mit einem nachvollziehbaren Prüfkriterium abgeschlossen.
2. Schritt 2: Arbeitsplatz aktivieren – Freigegebene Einstellungen beim Check-in auf die richtige Zone anwenden. Der Arbeitsschritt wird anhand eines definierten Ausgangszustands durchgeführt, im System kontrolliert und mit einem nachvollziehbaren Prüfkriterium abgeschlossen.
3. Schritt 3: Konflikte begrenzen – Gemeinsame Aktoren und überlappende Zonen mit Prioritäts- oder Mittelwertlogik behandeln. Der Arbeitsschritt wird anhand eines definierten Ausgangszustands durchgeführt, im System kontrolliert und mit einem nachvollziehbaren Prüfkriterium abgeschlossen.
4. Schritt 4: Rücksetzung konfigurieren – Persönliche Werte nach Check-out sicher entfernen und Standardbetrieb herstellen. Der Arbeitsschritt wird anhand eines definierten Ausgangszustands durchgeführt, im System kontrolliert und mit einem nachvollziehbaren Prüfkriterium abgeschlossen.

Kapitelübung: Die Konfiguration wird an einem repräsentativen Beispiel umgesetzt. Abweichungen werden über Livewerte, Zustände und Protokolle eingegrenzt; der freigegebene Stand wird dokumentiert.

Kapitel 4: Dashboard und Belegungsübersicht

Inhaltsverzeichnis des Kapitels: Kennzahlen auswählen; Ansichten strukturieren; Personensuche begrenzen; Plausibilität prüfen.

Bereitstellung verständlicher Informationen für Nutzer und Betrieb.

1. Schritt 1: Kennzahlen auswählen – Frei, reserviert, belegt, gesperrt und Reinigungsbedarf übersichtlich darstellen. Der Arbeitsschritt wird anhand eines definierten Ausgangszustands durchgeführt, im System kontrolliert und mit einem nachvollziehbaren Prüfkriterium abgeschlossen.
2. Schritt 2: Ansichten strukturieren – Gebäude, Geschoss, Bereich, Teamzone und Arbeitsplatz filterbar aufbauen. Der Arbeitsschritt wird anhand eines definierten Ausgangszustands durchgeführt, im System kontrolliert und mit einem nachvollziehbaren Prüfkriterium abgeschlossen.
3. Schritt 3: Personensuche begrenzen – Berechtigung und Datenschutzanforderungen im Rollenmodell berücksichtigen. Der Arbeitsschritt wird anhand eines definierten Ausgangszustands durchgeführt, im System kontrolliert und mit einem nachvollziehbaren Prüfkriterium abgeschlossen.
4. Schritt 4: Plausibilität prüfen – Dashboardstatus mit Buchung, Check-in und Präsenzsensorik abgleichen. Der Arbeitsschritt wird anhand eines definierten Ausgangszustands durchgeführt, im System kontrolliert und mit einem nachvollziehbaren Prüfkriterium abgeschlossen.

Kapitelübung: Die Konfiguration wird an einem repräsentativen Beispiel umgesetzt. Abweichungen werden über Livewerte, Zustände und Protokolle eingegrenzt; der freigegebene Stand wird dokumentiert.

Kapitel 5: Reinigungsprozess und Prüfung

Inhaltsverzeichnis des Kapitels: Reinigungsbedarf ableiten; Aufgaben bereitstellen; Erledigung quittieren; Gesamtprozess testen.

Verknüpfung tatsächlicher Nutzung mit bedarfsgerechter Reinigung.

1. Schritt 1: Reinigungsbedarf ableiten – Check-out, Nutzungsdauer, Störung oder manuelle Meldung als Auslöser konfigurieren. Der Arbeitsschritt wird anhand eines definierten Ausgangszustands durchgeführt, im System kontrolliert und mit einem nachvollziehbaren Prüfkriterium abgeschlossen.
2. Schritt 2: Aufgaben bereitstellen – Bereich, Arbeitsplatz, Priorität und erforderliche Tätigkeit verständlich anzeigen. Der Arbeitsschritt wird anhand eines definierten Ausgangszustands durchgeführt, im System kontrolliert und mit einem nachvollziehbaren Prüfkriterium abgeschlossen.
3. Schritt 3: Erledigung quittieren – Bearbeiter, Zeitpunkt, Statuswechsel und gegebenenfalls Kommentar protokollieren. Der Arbeitsschritt wird anhand eines definierten Ausgangszustands durchgeführt, im System kontrolliert und mit einem nachvollziehbaren Prüfkriterium abgeschlossen.
4. Schritt 4: Gesamtprozess testen – Reservierung bis erneute Freigabe einschließlich Ausnahmefällen vollständig durchspielen. Der Arbeitsschritt wird anhand eines definierten Ausgangszustands durchgeführt, im System kontrolliert und mit einem nachvollziehbaren Prüfkriterium abgeschlossen.

Kapitelübung: Die Konfiguration wird an einem repräsentativen Beispiel umgesetzt. Abweichungen werden über Livewerte, Zustände und Protokolle eingegrenzt; der freigegebene Stand wird dokumentiert.

Lernziele

• Shared-Desk-Stammdaten, Rollen und Statusmodelle definieren.
• Buchung, Check-in, No-show und Check-out technisch konfigurieren.
• Nutzerpräferenzen kontrolliert auf Raumfunktionen anwenden.
• Belegungsinformationen plausibel im Dashboard darstellen.
• Reinigungsbedarf, Bearbeitung und Freigabe durchgängig abbilden.

Praxis- und Qualitätsnachweis

Die praktische Arbeit folgt einer einheitlichen Abfolge: Anforderung klären, Systemstruktur vorbereiten, Funktion konfigurieren, definierte Normal- und Fehlerfälle prüfen, Abweichungen korrigieren und den geprüften Konfigurationsstand sichern. Der Nachweis umfasst eine kurze Funktionsdemonstration, eine ausgefüllte Prüfliste und die nachvollziehbare Begründung zentraler Parameterentscheidungen.