Seminar d.velop documents Revisionssichere Ablage und Aufbewahrungskonzepte

Revisionssicherheit entsteht nicht durch einen einzelnen Schalter. Das Seminar verbindet fachliche Regeln, Systemkonfiguration, Berechtigungen, Protokollierung und dokumentierte Betriebsverfahren. Ein Seminartag ist ausreichend, wenn der Schwerpunkt auf Konzeption, Konfigurationslogik und prüfbaren Beispielen liegt und keine vollständige Rechtsberatung erwartet wird.

Inhaltsübersicht

• Anforderungen und Lebenszyklus
• Systemkonfiguration
• Löschung und Nachweis
• Betriebsverfahren

Lernziele

• Dokumentenlebenszyklus und Verantwortlichkeiten nachvollziehbar definieren.
• Versionen, Status und unveränderbare Ablage passend einsetzen.
• Statische und ereignisorientierte Aufbewahrungsfristen konfigurieren.
• Löschung, Sperren und Ausnahmen kontrolliert regeln.
• Nachweise und regelmäßige Kontrollen dokumentieren.

Zielgruppe und Voraussetzungen

Zielgruppe: DMS-Administratoren, Records Manager, Compliance- und Datenschutzkoordination, interne Revision und Fachverantwortliche. Voraussetzungen: Grundkenntnisse im Dokumentenmanagement und in der Administration von Dokumentarten beziehungsweise Kategorien.

Schrittweise Seminarinhalte

1. Anforderungen und Lebenszyklus

1. Dokumentarten und maßgebliche Aufbewahrungsregeln erfassen.
2. Erstellung, Bearbeitung, Freigabe, Archivierung und Löschung unterscheiden.
3. Verantwortliche und genehmigende Rollen festlegen.
4. Ausnahmen wie Rechtsstreit oder Sperrvermerk berücksichtigen.

2. Systemkonfiguration

1. Versionierung und Statusmodell auf den Lebenszyklus abstimmen.
2. Aufbewahrungsfristen pro Dokumentart oder Kategorie festlegen.
3. Ereignisorientierten Fristbeginn für geeignete Fälle planen.
4. Rechte für Änderung, Statuswechsel und Löschung begrenzen.

3. Löschung und Nachweis

1. Löschvoraussetzungen und technische Ausführung definieren.
2. Fehler, gesperrte Objekte und nicht löschbare Beziehungen behandeln.
3. Protokolle und Stichproben für den Nachweis auswählen.
4. Regelmäßige Kontrolle und Freigabe des Löschlaufs organisieren.

4. Betriebsverfahren

1. Konfiguration, Rollen und Kontrollen in einer Verfahrensbeschreibung festhalten.
2. Änderungen an Fristen und Dokumentarten genehmigen und testen.
3. Wiederkehrende Überprüfung der Regeln terminieren.
4. Abweichungen und Korrekturmaßnahmen nachvollziehbar dokumentieren.

Praxisübungen

• Lebenszyklusmodell für eine Vertragsdokumentart.
• Statische und ereignisorientierte Fristkonfiguration.
• Rollen- und Freigabemodell für Löschläufe.
• Kontroll- und Nachweischeckliste.