Seminar d.velop documents for Microsoft 365 Administration

Das Seminar zeigt, wie SharePoint und d.velop-Komponenten zu einer fachlich nutzbaren Dokumentenverwaltung verbunden werden. Der Schwerpunkt liegt auf administrierbaren Strukturen, klaren Rechten und einer stabilen Bereitstellung für Endanwender und Drittsysteme. Zwei Tage sind erforderlich, weil Microsoft-365-Grundlagen, d.velop-Konfiguration, Aktenmodell, externe Aufrufe und Abnahmetests aufeinander abgestimmt werden müssen.

Inhaltsübersicht

• Architektur und Tenant-Vorbereitung
• Informationsmodell und Akten
• Berechtigungen und Oberfläche
• Integration und Betrieb

Lernziele

• Komponenten und Verantwortungsgrenzen der Lösung verstehen.
• SharePoint- und d.velop-Strukturen gemeinsam planen.
• Digitale Akten, Metadaten und Berechtigungen konfigurieren.
• Landingpage und externe Aktenaufrufe bereitstellen.
• Lösung testen, dokumentieren und an den Betrieb übergeben.

Zielgruppe und Voraussetzungen

Zielgruppe: Microsoft-365-Administratoren, SharePoint-Verantwortliche, DMS-Administratoren, Consultants und Projektteams. Voraussetzungen: Grundkenntnisse in Microsoft 365 und SharePoint sowie Verständnis von Dokumentenmanagement und Berechtigungen.

Schrittweise Seminarinhalte

1. Architektur und Tenant-Vorbereitung

1. Microsoft-365-Tenant, SharePoint und d.velop-Komponenten einordnen.
2. Administrative Rollen, Konten und Berechtigungen prüfen.
3. Namens-, Site- und Strukturkonzept festlegen.
4. Testumgebung und Abnahmekriterien vorbereiten.

2. Informationsmodell und Akten

1. Fachliche Aktenstruktur und benötigte Metadaten definieren.
2. SharePoint-Bausteine und d.velop-Konfiguration zuordnen.
3. Akten, Register und Dokumenttypen prototypisch einrichten.
4. Erstellung, Suche und Navigation aus Anwendersicht prüfen.

3. Berechtigungen und Oberfläche

1. Microsoft-365-Gruppen und fachliche Rollen abgleichen.
2. Zugriffe nach Minimalprinzip konfigurieren und testen.
3. Landingpage und Einstiegspunkte für unterschiedliche Rollen gestalten.
4. Typische Vererbungs- und Sichtbarkeitsfehler untersuchen.

4. Integration und Betrieb

1. Externe Aufrufe digitaler Akten aus ERP- oder Fachsystemen vorbereiten.
2. Parameter, Identitäten und Fehlerfälle eines Aufrufs prüfen.
3. Monitoring, Supportgrenzen und Änderungsverfahren festlegen.
4. Technische und fachliche Abnahme dokumentieren.

Praxisübungen

• Aufbau einer digitalen Projektakte in einer Trainingsumgebung.
• Rollen- und Berechtigungstest mit mehreren Benutzergruppen.
• Konfiguration einer Landingpage.
• Simulierter Aktenaufruf aus einem Drittsystem.