Seminar d.velop documents Digitale Akten und Informationsarchitektur

Eine gute Aktenstruktur bildet fachliche Zusammenhänge ab, ohne die Anwender mit unnötiger Komplexität zu belasten. Das Seminar übersetzt Geschäftsobjekte und Suchfragen in ein wartbares Informationsmodell. Zwei Tage sind nötig, um Analyse, Modellierung, Prototyp, Suchtests und Überarbeitung auf Basis realistischer Fachfälle durchzuführen.

Inhaltsübersicht

• Fachliche Analyse
• Metadatenmodell
• Akten- und Registerstruktur
• Suche, Qualität und Governance

Lernziele

• Fachliche Informationsobjekte und Suchbedarfe systematisch erfassen.
• Kategorien, Eigenschaften, Akten, Register und Beziehungen modellieren.
• Pflichtfelder, Wertemengen und Qualitätsregeln angemessen festlegen.
• Suchbarkeit, Bedienbarkeit und Berechtigungen gemeinsam prüfen.
• Änderung und Pflege der Informationsarchitektur regeln.

Zielgruppe und Voraussetzungen

Zielgruppe: DMS-Architekten, Fachadministratoren, Projektleitungen, Records Manager, Key User und Consultants. Voraussetzungen: Grundverständnis von Dokumentenmanagement, Metadaten und den fachlichen Prozessen der eigenen Organisation.

Schrittweise Seminarinhalte

1. Fachliche Analyse

1. Geschäftsobjekte, Dokumenttypen und Lebenszyklen sammeln.
2. Häufige Suchfragen und Auskunftspflichten erfassen.
3. Vertraulichkeit, Aufbewahrung und organisatorische Zuständigkeit zuordnen.
4. Muss-, Soll- und Komfortanforderungen priorisieren.

2. Metadatenmodell

1. Eigenschaften nach Identifikation, Klassifikation und Steuerung gliedern.
2. Datentypen, Pflichtfelder, Mehrfachwerte und Wertemengen auswählen.
3. Benennungs- und Kodierungsregeln für stabile Daten festlegen.
4. Redundante, unklare und nicht pflegbare Felder vermeiden.

3. Akten- und Registerstruktur

1. Akte, Teilakte, Register und Dokumentbezug passend abgrenzen.
2. Beziehungen und zulässige Verknüpfungen definieren.
3. Automatische und manuelle Ablagelogik gegenüberstellen.
4. Prototyp mit repräsentativen Dokumenten aufbauen.

4. Suche, Qualität und Governance

1. Suchmasken, Filter und Ergebnisansichten aus Fachfragen ableiten.
2. Datenqualität mit Pflichtlogik, Wertemengen und Prüfregeln absichern.
3. Änderungsauswirkungen auf Bestand, Integration und Berechtigung prüfen.
4. Verantwortung, Freigabe und Versionspflege des Modells festlegen.

Praxisübungen

• Informationsmodell für eine Vertrags- oder Projektakte.
• Metadatenkatalog mit Pflicht- und optionalen Feldern.
• Prototypische Aktenstruktur mit Suchtests.
• Governance-Regel für spätere Modelländerungen.