Seminar d.velop documents Anwender Grundlagen

Das Seminar schafft eine belastbare Grundlage für die produktive Nutzung von d.velop documents. Der Schwerpunkt liegt auf sauberer Ablage, schneller Recherche und nachvollziehbarer Zusammenarbeit statt auf technischer Administration. Ein Seminartag ermöglicht den vollständigen Durchlauf eines Dokumentenlebenszyklus und ausreichend Übungszeit für unterschiedliche Such- und Ablagevarianten.

Inhaltsübersicht

• Oberfläche und Navigation
• Recherche
• Ablage und Bearbeitung
• Akten und Zusammenarbeit

Lernziele

• Oberfläche und persönliche Arbeitsbereiche sicher bedienen.
• Dokumente schnell über Volltext, Eigenschaften und Filter finden.
• Dokumente vollständig und regelkonform ablegen.
• Akten, Versionen, Aufgaben und Zusammenarbeit praktisch nutzen.
• Fehlerhafte Arbeitsschritte erkennen und korrigieren.

Zielgruppe und Voraussetzungen

Zielgruppe: Anwendende, neue Mitarbeitende, Key User, Fachbereichsmitarbeitende und First-Level-Support. Voraussetzungen: Allgemeine PC- und Browserkenntnisse; keine DMS- oder Administrationskenntnisse erforderlich.

Schrittweise Seminarinhalte

1. Oberfläche und Navigation

1. Anmelden und persönliche Startseite öffnen.
2. Navigation, Widgets, Ergebnisliste und Detailansicht unterscheiden.
3. Ansichten, Spalten und Filter an die eigene Aufgabe anpassen.
4. Kontextaktionen und Berechtigungsgrenzen erkennen.

2. Recherche

1. Volltextsuche mit geeigneten Begriffen durchführen.
2. Kategorien und Eigenschaften für präzise Suchabfragen verwenden.
3. Trefferlisten filtern, sortieren und speichern.
4. Dokumentinhalt, Version, Eigenschaften und Aktenbezug prüfen.

3. Ablage und Bearbeitung

1. Datei importieren und passende Kategorie auswählen.
2. Pflichtfelder, Wertemengen und Aktenbezug vollständig erfassen.
3. Dokument bearbeiten und als neue Version ablegen.
4. Kommentare, Notizen und Statusinformationen nachvollziehbar verwenden.

4. Akten und Zusammenarbeit

1. Akte öffnen, Register nutzen und Dokumente zuordnen.
2. Aufgaben, Wiedervorlagen und Gruppenbearbeitung einsetzen.
3. Dokumente nach geltenden Regeln intern oder extern teilen.
4. Einen Beispielvorgang abschließen und auf Vollständigkeit prüfen.

Praxisübungen

• Suche nach einem Vorgang über drei unterschiedliche Wege.
• Ablage eines Dokuments mit Aktenbezug und Versionierung.
• Bearbeitung einer Aufgabe mit Wiedervorlage.
• Korrektur unvollständiger Eigenschaften.