Seminar d.velop documents Dokumentenimport, Scanning und E-Mail-Archivierung

Das Seminar betrachtet den Weg vom eingehenden Papier-, PDF- oder E-Mail-Dokument bis zur qualitätsgesicherten Ablage. Manuelle und automatische Verfahren werden so kombiniert, dass Fehler erkennbar und nachbearbeitbar bleiben. Zwei Tage sind notwendig, um mehrere Eingangskanäle einzurichten, Erkennungsregeln zu testen und auch fehlerhafte Stapel sowie Nachbearbeitung realistisch zu üben.

Inhaltsübersicht

• Eingangskanäle und Zielprozess
• Scanning und Stapelverarbeitung
• OCR, Klassifizierung und E-Mail
• Export, Fehler und Betrieb

Lernziele

• Eingangskanäle und Qualitätsanforderungen sinnvoll unterscheiden.
• Scan-, Import- und Postfachprofile konfigurieren.
• OCR, Barcode und Klassifizierung für Metadaten nutzen.
• Zuordnung zum DMS und fachliche Ablage absichern.
• Fehler, Nachbearbeitung und Betriebsüberwachung organisieren.

Zielgruppe und Voraussetzungen

Zielgruppe: DMS-Administratoren, Scanstellenverantwortliche, Posteingangsprojektteams, Fachadministratoren und technische Consultants. Voraussetzungen: Grundkenntnisse in d.velop documents Administration sowie Verständnis der Dokumentarten und gewünschten Metadaten.

Schrittweise Seminarinhalte

1. Eingangskanäle und Zielprozess

1. Papier, Datei, E-Mail und Systemexport nach Volumen und Qualität bewerten.
2. Dokumentklassen, Trennregeln und gewünschte Metadaten festlegen.
3. Automatisierungsgrad und notwendige Sichtprüfung definieren.
4. Zielkategorien und Aktenbezüge im DMS vorbereiten.

2. Scanning und Stapelverarbeitung

1. Scanner und Scanprofile mit Auflösung, Farbe und Dateiformat einrichten.
2. Stapel bilden, Dokumente trennen, drehen und nachbearbeiten.
3. Barcode- und QR-Regeln für Trennung und Indexierung konfigurieren.
4. Qualitätsgrenzen und manuelle Kontrollpunkte festlegen.

3. OCR, Klassifizierung und E-Mail

1. OCR-Erkennung und relevante Zonen beziehungsweise Felder definieren.
2. Kategorien und Eigenschaften für automatische Klassifizierung zuordnen.
3. Eingangspostfach und Regeln für Nachricht, Anhang und Dubletten planen.
4. Erkennungsergebnisse mit fachlichen Wertemengen validieren.

4. Export, Fehler und Betrieb

1. Verbindung zur Dokumentenverwaltung und Zielzuordnung konfigurieren.
2. Erfolgreiche und fehlerhafte Exporte nachvollziehen.
3. Stapel korrigieren, erneut starten oder kontrolliert verwerfen.
4. Betriebskennzahlen, Aufbewahrung temporärer Daten und Verantwortlichkeiten festlegen.

Praxisübungen

• Scanprofil mit Barcode-Trennung.
• OCR-basierte Indexierung eines Beispielbelegs.
• Postfachregel für E-Mail und Anhänge.
• Nachbearbeitung eines fehlerhaften Stapels.