Seminar windream – Microsoft 365, Teams und SharePoint Archivierung

Zusammenarbeit in Teams und SharePoint erzeugt geschäftsrelevante Inhalte außerhalb klassischer Datei- und E-Mail-Ablagen. Das Seminar entwickelt ein kontrolliertes Konzept für Auswahl, Archivierung, Berechtigung, Suche und Einbindung dieser Inhalte in windream-Prozesse.

Inhaltsübersicht

• Zielsetzung
• Zielgruppe
• Voraussetzungen
• Seminarinhalte
• Praxisübungen
• Methodik

Zielsetzung

• Archivierungsumfang für Teams, Kanäle, Chats und SharePoint-Dateien bestimmen
• Metadaten, Rechte und Datenschutzanforderungen konsistent abbilden
• Archivierte Inhalte in Suche, Akten und Workflows integrieren
• Betrieb, Vollständigkeitskontrolle und Fehlerbehandlung planen

Zielgruppe

Microsoft-365-Administration, windream-Administration, Compliance, Datenschutzkoordination, Collaboration-Verantwortliche, Fachadministration und IT-Betrieb.

Voraussetzungen

Grundkenntnisse in Microsoft Teams, SharePoint, Berechtigungsstrukturen und windream. Zugriff auf eine geeignete Integrations- und Testumgebung ist erforderlich.

Seminarinhalte

Tag 1: Umfang, Architektur und Archivierungsregeln

1. Schritt 1: Teams, Kanäle, Chatinhalte, Dateien, SharePoint-Ablagen und Metadaten inventarisieren.
2. Schritt 2: Geschäftsrelevante, private, temporäre und ausgeschlossene Inhalte fachlich trennen.
3. Schritt 3: Integrationsarchitektur, Identitäten, Berechtigungen und unabhängige Archivhaltung einordnen.
4. Schritt 4: Aufnahmeregeln, Zeitpunkte, Vollständigkeit und Zuordnung zu Fachkontexten definieren.
5. Schritt 5: Metadaten für Team, Kanal, Absender, Zeit, Bezug und Dokumentart gestalten.
6. Schritt 6: Pilotumfang mit klaren Abnahmekriterien festlegen.

Tag 2: Zugriff, Akten, Datenschutz und Betrieb

1. Schritt 1: Zugriff auf archivierte Inhalte in Teams und windream anhand von Rollen prüfen.
2. Schritt 2: Chats und Dateien mit Kunden-, Projekt-, Personal- oder Vertragsakten verknüpfen.
3. Schritt 3: Suche, Anzeige, Kontext und Nachvollziehbarkeit über Systemgrenzen testen.
4. Schritt 4: Private Chats, Löschanforderungen, Aufbewahrung und Legal-Hold-Szenarien differenziert behandeln.
5. Schritt 5: Monitoring, Warteschlangen, Fehlerablage und Nachverarbeitung einrichten.
6. Schritt 6: Vollständigkeits- und Berechtigungsprüfung als wiederkehrenden Kontrollprozess dokumentieren.

Praxisübungen

• Inhaltsinventar und Archivierungsmatrix für Teams und SharePoint erstellen
• Metadaten- und Zuordnungskonzept für Kanalinhalte entwickeln
• Berechtigungs- und Datenschutzfall mit privater Kommunikation bewerten
• Kontrollplan für Vollständigkeit, Suche und Fehlernachverarbeitung erstellen

Methodik

Die Schulung trennt Kollaborationsnutzung, Archivierungsanforderung und fachlichen Aktenkontext. Jede Regel wird mit einem Datenschutz-, Berechtigungs- und Wiederauffindbarkeitstest verbunden.