Seminar windream – Digitale Rechnungsverarbeitung und Freigabeworkflows

Rechnungsverarbeitung wird erst dann effizient, wenn Eingang, Datenerfassung, Prüfung, Freigabe, Buchungsübergabe und Archivierung als ein durchgängiger Prozess gestaltet sind. Das Seminar entwickelt diesen Ablauf mit klaren Rollen, Prüfschritten und Ausnahmewegen.

Inhaltsübersicht

• Zielsetzung
• Zielgruppe
• Voraussetzungen
• Seminarinhalte
• Praxisübungen
• Methodik

Zielsetzung

• Eingangskanäle und Rechnungsformate in einen einheitlichen Prozess integrieren
• Prüf-, Kontierungs- und Freigaberegeln transparent modellieren
• ERP-Übergabe und Archivierung mit kontrollierten Statusübergängen absichern
• Ausnahmen, Eskalationen und Prozesskennzahlen systematisch behandeln

Zielgruppe

Finanzbuchhaltung, Einkauf, Rechnungsprüfung, Controlling, Prozessverantwortliche, Key-User, Fachadministration und ERP-Integration.

Voraussetzungen

Kenntnisse des eigenen Eingangsrechnungsprozesses. Grundkenntnisse in windream und in den beteiligten ERP- oder Finanzsystemen sind vorteilhaft.

Seminarinhalte

Tag 1: Eingang, Erfassung und fachliche Prüfung

1. Schritt 1: E-Mail, Scan, Upload, XRechnung und ZUGFeRD als Eingangskanäle und Formate erfassen.
2. Schritt 2: Erkennungsdaten, Pflichtangaben, Lieferantenbezug und Dublettenmerkmale definieren.
3. Schritt 3: Fehlerhafte oder unvollständige Rechnungen in kontrollierte Klärungswege überführen.
4. Schritt 4: Bestellbezug, Wareneingang, Kontierung und Kostenstellenprüfung in Prüfschritte zerlegen.
5. Schritt 5: Sachliche und rechnerische Prüfung mit Zuständigkeiten und Vertretungen modellieren.
6. Schritt 6: Einen vollständigen Rechnungseingang bis zur prüfbereiten Aufgabe konfigurieren.

Tag 2: Freigabe, ERP-Übergabe, Archivierung und Kontrolle

1. Schritt 1: Wertgrenzen, Mehrfachfreigaben, Eskalationen und Fristen regelbasiert abbilden.
2. Schritt 2: Rückfrage, Ablehnung, Korrektur, Gutschrift und Storno als definierte Varianten modellieren.
3. Schritt 3: Buchungsdaten und Belege mit kontrollierter Rückmeldung an das ERP-System übergeben.
4. Schritt 4: Abschlussstatus, Archivierung, Aufbewahrung und Nachweisführung konsistent festlegen.
5. Schritt 5: Durchlaufzeit, Liegezeit, Rückfragen, Skontoverlust und Fehlerquoten als Kennzahlen bestimmen.
6. Schritt 6: Prozess mit Testfällen, Berechtigungsprüfung und Abnahmeprotokoll bewerten.

Praxisübungen

• Rechnungsprozess mit Rollen, Wertgrenzen und Ausnahmewegen modellieren
• Validierungsregeln für XRechnung, ZUGFeRD und klassische Belege definieren
• Freigabeworkflow mit Eskalation und Vertretung testen
• Kontrollbericht mit Status, Liegezeit und Fehlerursachen entwerfen

Methodik

Die Schulung verwendet reale Prozessvarianten statt eines einzigen Idealpfads. Fachliche Regeln, Workflow-Konfiguration und ERP-Übergabe werden getrennt spezifiziert und anschließend in einem Ende-zu-Ende-Test zusammengeführt.