Seminar windream – Fachadministration

Fachadministration übersetzt Geschäftsanforderungen in Objekttypen, Metadaten, Rechte, Lebenszyklen und kontrollierte Änderungen. Das Seminar vermittelt einen systematischen Aufbau, damit das ECM-Modell auch nach mehreren Erweiterungen verständlich und wartbar bleibt.

Inhaltsübersicht

• Zielsetzung
• Zielgruppe
• Voraussetzungen
• Seminarinhalte
• Praxisübungen
• Methodik

Zielsetzung

• Management Console und zentrale Fachkonfiguration sicher beherrschen
• Objekttypen, Metadaten und Dokumentanalyse konsistent gestalten
• Benutzer-, Gruppen-, Rechte- und Lebenszyklusmodelle umsetzen
• Änderungen mit Scripting, Tests und Projektchecklisten kontrollieren

Zielgruppe

windream-Fachadministratoren, Administratoren, Berater, zentrale Key-User und technische Projektmitarbeitende.

Voraussetzungen

Sichere windream-Anwenderkenntnisse. Kenntnisse in Installation und Konfiguration sind vorteilhaft, aber für fachliche Schwerpunkte nicht zwingend.

Seminarinhalte

Tag 1: Management Console, Objekttypen und Metadaten

1. Schritt 1: Aufgaben, Grenzen und Verantwortlichkeiten der Fachadministration festlegen.
2. Schritt 2: Management Console, Konfigurationsbereiche und Abhängigkeiten systematisch erschließen.
3. Schritt 3: Dokument- und Ordnertypen anhand fachlicher Merkmale modellieren.
4. Schritt 4: Indexfelder, Datentypen, Listenwerte, Pflichtangaben und Standardwerte definieren.
5. Schritt 5: Dokumentanalyse und automatische Ableitungen für kontrollierte Indexierung einsetzen.
6. Schritt 6: Ein fachliches Objektmodell mit Namens- und Dokumentationskonventionen erstellen.

Tag 2: Benutzer, Rechte, Lebenszyklen und Archivierung

1. Schritt 1: Benutzer, Gruppen und Rollen mit der Organisationsstruktur abstimmen.
2. Schritt 2: Rechtevererbung, dynamische Rechte und Ausnahmen an einem Aktenmodell konfigurieren.
3. Schritt 3: Bearbeitungs-, Freigabe-, Archiv- und Löschphasen als Lebenszyklus abbilden.
4. Schritt 4: Langzeitarchivierung, Speicherziele und Aufbewahrungsregeln fachlich einordnen.
5. Schritt 5: Historien, Versionen und Prüfpfade für Nachvollziehbarkeit nutzen.
6. Schritt 6: Konfiguration mit Positiv- und Negativtests für mehrere Rollen prüfen.

Tag 3: Scripting, Projektvorgehen und kontrollierte Änderungen

1. Schritt 1: Einsatzgrenzen von Konfiguration, Scripting und individueller Entwicklung bestimmen.
2. Schritt 2: Kleine Administrationsskripte für Validierung, Vorbelegung oder Automatisierung strukturieren.
3. Schritt 3: Fehlerbehandlung, Protokollierung und sichere Ausführung in Skripten berücksichtigen.
4. Schritt 4: Projektchecklisten für Anforderung, Konfiguration, Test, Freigabe und Dokumentation verwenden.
5. Schritt 5: Änderungen versionieren, in Testumgebungen prüfen und mit Rückfallplan veröffentlichen.
6. Schritt 6: Eine Erweiterung vom Fachkonzept bis zur Betriebsübergabe vollständig bearbeiten.

Praxisübungen

• Objekttyp mit Metadaten, Listenwerten und Pflichtfeldern konfigurieren
• Rollen- und Rechtekonzept für eine digitale Akte umsetzen
• Lebenszyklus mit Freigabe, Archivierung und Löschregel modellieren
• Administrationsänderung mit Skript, Testprotokoll und Freigabe vorbereiten

Methodik

Alle Konfigurationen entstehen aus einem fachlichen Sollmodell und werden anschließend mit Rollen- und Datenvarianten getestet. Der Schwerpunkt liegt auf wartbaren Strukturen, dokumentierten Abhängigkeiten und kontrollierter Veröffentlichung.