Seminar windream – Anwendergrundlagen und tägliche Arbeit

Der produktive Einsatz eines ECM-Systems beginnt mit einer sicheren, einheitlichen Arbeitsweise. Das Seminar führt durch den vollständigen Dokumentenzyklus von der Ablage über die Recherche und Bearbeitung bis zur nachvollziehbaren Versionierung.

Inhaltsübersicht

• Zielsetzung
• Zielgruppe
• Voraussetzungen
• Seminarinhalte
• Praxisübungen
• Methodik

Zielsetzung

• Oberflächen und Zugangswege sicher unterscheiden und bedienen
• Dokumente strukturiert ablegen, indexieren und wiederfinden
• Bearbeitungs-, Check-in-, Check-out- und Versionsfunktionen korrekt einsetzen
• DocView, My windream, VFS und Dynamic Workspace im Arbeitsalltag nutzen

Zielgruppe

Anwender, Key-User, Teamassistenz, Sachbearbeitung, Projektmitarbeitende und neue Mitglieder bestehender windream-Umgebungen.

Voraussetzungen

Sichere Bedienung von Windows und Windows Explorer. Vorkenntnisse in Dokumentenmanagement oder windream sind nicht erforderlich.

Seminarinhalte

Tag 1: Sicherer Einstieg und vollständiger Dokumentenzyklus

1. Schritt 1: Arbeitsumgebung, windream-Laufwerk, VFS, Webzugriff und Dynamic Workspace voneinander abgrenzen.
2. Schritt 2: Ordner, Dokumente und Objekttypen erkennen sowie geeignete Ablageorte bestimmen.
3. Schritt 3: Dokumente ablegen, Indexdaten erfassen, Pflichtfelder prüfen und Ablagefehler korrigieren.
4. Schritt 4: Schnellsuche, strukturierte Suche, Volltext, Filter und gespeicherte Suchen zielgerichtet einsetzen.
5. Schritt 5: Dokumente anzeigen, bearbeiten, ein- und auschecken sowie Versionen und Historien nachvollziehen.
6. Schritt 6: DocView, My windream, Favoriten und persönliche Arbeitslisten für wiederkehrende Aufgaben konfigurieren.
7. Schritt 7: Einen vollständigen Praxisfall von der Eingangsdokumentation bis zur kontrollierten Weitergabe bearbeiten.

Praxisübungen

• Dokumente verschiedener Formate in passende Objekttypen ablegen
• Indexdaten korrigieren und eine fehlertolerante Recherche entwickeln
• Bearbeitung mit Check-out, neuer Version und Historienkontrolle durchführen
• Persönliche Suche und Arbeitsansicht für einen wiederkehrenden Vorgang anlegen

Methodik

Kurze fachliche Einführungen wechseln mit Live-Demonstrationen und unmittelbar anschließenden Übungen. Der Seminartag arbeitet mit einem durchgängigen Beispielszenario, damit Ablage, Suche und Bearbeitung nicht als isolierte Einzelfunktionen erscheinen.