Seminar Doxis Intensivseminar Dokumentenverarbeitung und Fachlösungen

Das Intensivformat bündelt Capture, Posteingang, Klassifikation, Extraktion, Rechnungserkennung, Rechnungsautomation, Akten, Dateiimport und Clientnutzung. Ein gemischter Dokumenteneingang wird bis zur qualitätsgesicherten Fachbearbeitung automatisiert.

Inhaltsverzeichnis

1. Zielsetzung
2. Zielgruppe und Voraussetzungen
3. Schrittweise Seminarinhalte
4. Praxisaufgaben
5. Arbeitsmittel und Methoden

Zielsetzung

Ziel ist die Konzeption und praktische Umsetzung einer durchgängigen Verarbeitungskette für Papier, Dateien, strukturierte Rechnungen und fachliche Folgeprozesse.

Zielgruppe und Voraussetzungen

Zielgruppe: Administratoren, IDP-Spezialisten, Rechnungsprozess-Verantwortliche, Fachadministratoren und technische Projektteams

Voraussetzungen: Grundkenntnisse in Dokumentenmanagement und Windows-Systemen; Grundlagen der Fachadministration, BPM und Automatisierung sind für die vertieften Übungen hilfreich

Schrittweise Seminarinhalte

Schritt 1: Eingangskanäle und Zielprozess planen

Papier, Dateien, E-Mail-nahe Eingänge und strukturierte Rechnungen werden in einer gemeinsamen Verarbeitungsarchitektur angeordnet. Qualitäts- und Übergabepunkte werden festgelegt.

Schritt 2: Capture und Bildqualität

Scan-Aufträge, Bildparameter, Stapel- und Dokumenttrennung werden konfiguriert. OCR-, ICR- und OMR-Verfahren werden nach Dokumenttyp ausgewählt.

Schritt 3: Posteingangsprojekt aufbauen

Klassifikation, Extraktion und Validierung werden für einen gemischten Eingang im Projektdesigner modelliert und mit Capture verbunden.

Schritt 4: Klassifikationsmodell trainieren

Dokumentklassen, Trainingskorpus und Qualitätsmessung werden aufgebaut. Verwechslungen werden analysiert und durch Daten- oder Modellanpassung reduziert.

Schritt 5: Extraktionsprojekt vertiefen

Lokatoren, Filter, Normalisierung und Plausibilisierung werden für variable Dokumentlayouts kombiniert. Testmengen und Schwellenwerte sichern die Qualität.

Schritt 6: Elektronische Rechnungen einbeziehen

Strukturierte Rechnungsdaten und bildbasierte Belege werden vereinheitlicht. Feldzuordnung, Validierung und Ausnahmebehandlung werden abgestimmt.

Schritt 7: Rechnungserkennung trainieren

Kopf-, Positions-, Steuer- und Summenfelder werden konfiguriert, trainiert und mit Lieferantenvarianten geprüft. Unsichere Werte gelangen in eine klare Validierung.

Schritt 8: Rechnungsworkflow automatisieren

Bestellbezug, Toleranzen, Genehmigung, Fristen, Agents und Eskalationen werden in einen kontrollierten Prüfprozess überführt.

Schritt 9: Akten und Fachkontext herstellen

Dokumente werden nach der Verarbeitung einer elektronischen Akte zugeordnet. Register, Rechtevererbung und Prozesskontext werden konsistent gehalten.

Schritt 10: Dateiimport für Massenbestände

Ein Importjob übernimmt historische oder externe Dateien, reichert Metadaten an und behandelt Teilfehler mit gezieltem Wiederanlauf.

Schritt 11: Clientarbeit und Fachkonfiguration

Ablage, Suche, Trefferlisten und Aktenbearbeitung werden in Web- und Windows-Client geprüft. Fachobjekte und Oberflächen werden auf den Prozess abgestimmt.

Schritt 12: End-to-End-Verarbeitung und Qualität

Mehrere Dokumenttypen durchlaufen die gesamte Kette von Eingang und Erkennung bis zu Akte, Workflow und Fachbearbeitung. Kennzahlen, Fehlerpfade und Betriebsübergabe werden abschließend geprüft.

Praxisaufgaben

• Einen gemischten Eingang mit Scan, Dateien und elektronischen Rechnungen konfigurieren
• Klassifikation, Extraktion und Rechnungsvalidierung anhand eines Testkorpus optimieren
• Eine vollständige Verarbeitung bis zur Akte und Genehmigung mit Fehlerpfaden abnehmen

Arbeitsmittel und Methoden

Die Bearbeitung wechselt zwischen fachlicher Einordnung, geführter Demonstration, nachvollziehbarer Konfiguration, eigenständiger Übung, Kontrollfragen und dokumentierter Systemprüfung. Alle Aufgaben verwenden definierte Ausgangsdaten und überprüfbare Abnahmekriterien.