Seminar Teedy – Metadaten, Dublin Core und Tags

Ein Dokumentenbestand bleibt nur dann dauerhaft auffindbar, wenn beschreibende Angaben konsistent, verständlich und pflegbar sind. Das Seminar entwickelt aus fachlichen Suchfragen ein schlankes Metadatenmodell mit Dublin-Core-Elementen und kontrollierten Taghierarchien.

Inhaltsverzeichnis

1. Seminarprofil
2. Zielgruppe
3. Voraussetzungen
4. Lernziele
5. Seminarinhalte
6. Praxisübungen
7. Methodik

Seminarprofil

Der Schwerpunkt liegt auf Modellierung statt bloßer Felderfassung. Dokumentklassen, Pflichtfelder, Wertebereiche, Standardwerte, Verantwortlichkeiten, Tagdimensionen und Qualitätskontrollen werden anhand realer Beispiele entworfen und anschließend in Teedy erprobt.

Zielgruppe

Dokumentenmanagement, Informationsmanagement, Archivkoordination, Fachadministration, Key-User, Prozessmanagement und Einführungsprojekte.

Voraussetzungen

Grundkenntnisse der Teedy-Bedienung und Beispiele typischer Dokumentarten sowie wiederkehrender Suchanforderungen.

Lernziele

• Such- und Prozessanforderungen in wenige, verständliche Metadatenfelder übersetzen.
• Dublin-Core-Elemente fachlich sinnvoll auf eigene Dokumentklassen abbilden.
• Pflichtfelder, Wertebereiche, Standardwerte und Pflegeverantwortung festlegen.
• Taghierarchien kontrolliert gestalten und Dubletten vermeiden.
• Datenqualität mit Erfassungsregeln, Stichproben und Bereinigung sichern.

Seminarinhalte

1. Metadatenmodell aus Such- und Prozessfragen entwickeln

Metadaten werden aus konkreten Geschäftsfragen abgeleitet und auf wenige, verständliche sowie dauerhaft pflegbare Angaben begrenzt.

1. Schritt 1: Dokumentklassen und wiederkehrende Suchfragen der Fachbereiche erfassen.
2. Schritt 2: Für jedes Feld Zweck, Datentyp, Beispielwert, Pflichtstatus und verantwortliche Pflege festlegen.
3. Schritt 3: Wertebereiche, Standardwerte und einheitliche Schreibweisen definieren.
4. Schritt 4: Modell mit realen Dokumenten und typischen Suchaufgaben testen und unnötige Felder entfernen.

2. Dublin-Core-Elemente fachlich abbilden

Allgemeine Beschreibungselemente werden in die eigene Fachsprache und die vorgesehenen Dokumentklassen übersetzt.

1. Schritt 1: Geeignete Elemente wie Titel, Ersteller, Datum, Beschreibung und Typ auswählen.
2. Schritt 2: Fachliche Bedeutung und zulässige Werte für jedes verwendete Element dokumentieren.
3. Schritt 3: Doppelte oder mehrdeutige Felder im bestehenden Modell erkennen und bereinigen.
4. Schritt 4: Abbildung mit mehreren Dokumentarten und einer Testrecherche verifizieren.

3. Hierarchische Tags kontrolliert gestalten

Tags ergänzen strukturierte Metadaten, ohne ein unübersichtliches Schlagwortsystem entstehen zu lassen.

1. Schritt 1: Dimensionen wie Organisation, Thema, Vorgang und Status voneinander trennen.
2. Schritt 2: Eine flache, verständliche Hierarchie mit verbindlicher Benennung entwerfen.
3. Schritt 3: Synonyme, Abkürzungen und Schreibvarianten in einer Regel zusammenführen.
4. Schritt 4: Anlage, Freigabe, Pflege und regelmäßige Bereinigung des Tagbestands organisieren.

4. Dokumente erfassen und Qualität prüfen

Neue Dokumente werden nicht nur hochgeladen, sondern vor der weiteren Nutzung auf Vollständigkeit, Lesbarkeit und korrekte Zuordnung geprüft.

1. Schritt 1: Datei, Dateiname, Format, Seitenfolge und Lesbarkeit vor dem Upload kontrollieren.
2. Schritt 2: Dokument anlegen und alle vorgesehenen Pflichtangaben vollständig erfassen.
3. Schritt 3: Vorschau und übertragene Seiten auf Fehler oder vertauschte Reihenfolge prüfen.
4. Schritt 4: Dokument erst nach erfolgreicher Qualitätskontrolle für nachfolgende Schritte freigeben.

5. Volltext, Metadaten und Filter methodisch kombinieren

Recherche wird als reproduzierbarer Ablauf aufgebaut, der breite Suchbegriffe schrittweise präzisiert und Treffer fachlich bewertet.

1. Schritt 1: Mit einem eindeutigen Kernbegriff beginnen und die Treffermenge beurteilen.
2. Schritt 2: Ergebnis durch Zeitraum, Dokumentklasse, Metadaten und Tags kontrolliert eingrenzen.
3. Schritt 3: Vorschau und Trefferumfeld prüfen, bevor ein Dokument geöffnet oder weiterverarbeitet wird.
4. Schritt 4: Wiederkehrende Suchmuster als Beispiele für Fachbereiche und Support dokumentieren.

6. Fehltreffer und Nichttreffer systematisch analysieren

Suchprobleme werden anhand einer festen Diagnosefolge eingegrenzt, statt durch zufällige Varianten der Suchanfrage.

1. Schritt 1: Prüfen, ob das erwartete Dokument vorhanden, verarbeitet und für das Testkonto berechtigt ist.
2. Schritt 2: OCR-Text, Metadaten, Tags, Schreibweise und aktive Filter getrennt kontrollieren.
3. Schritt 3: Einschränkungen schrittweise entfernen, bis der ausschlaggebende Faktor erkennbar wird.
4. Schritt 4: Korrektur durchführen, Suche wiederholen und Ursache sowie Vorbeugung dokumentieren.

Praxisübungen

1. Entwurf eines Metadatenkatalogs für Verträge, Rechnungen, Personal- und Projektdokumente.
2. Abbildung ausgewählter Dublin-Core-Elemente auf konkrete Fachanforderungen.
3. Aufbau einer Taghierarchie und Bereinigung absichtlich angelegter Synonyme und Dubletten.

Methodik

Moderierte Modellierungsarbeit und direkte Umsetzung im Testsystem wechseln einander ab. Jede Feld- und Tagentscheidung wird durch eine konkrete Such- oder Prozessanforderung begründet.