Seminar Teedy – Kompaktseminar: Dokumentenmanagement in drei Tagen

Das Kompaktformat vermittelt in drei Tagen die fachlichen Kernkompetenzen für eine kontrollierte Teedy-Nutzung. Grundbedienung, Ordnungssystem, Recherche, Versionierung, Freigaben und einfache Administration werden so verbunden, dass ein kleiner Dokumentenprozess vollständig umgesetzt werden kann.

Inhaltsverzeichnis

1. Seminarprofil
2. Zielgruppe
3. Voraussetzungen
4. Lernziele
5. Seminarinhalte
6. Praxisübungen
7. Methodik

Seminarprofil

Der Kurs ist breiter als ein reines Anwendertraining und deutlich kompakter als die Intensivseminare. Er eignet sich für Key-User, Einführungsprojekte und kleinere Organisationen, die in kurzer Zeit eine gemeinsame Arbeitsweise, ein Grundmodell für Metadaten und Tags sowie verlässliche Freigabe- und Rechteprozesse aufbauen müssen.

Zielgruppe

Key-User, Fachadministration, Projektleitung, Prozessmanagement, Dokumentenmanagement und verantwortliche Anwender in Einführungsprojekten.

Voraussetzungen

Allgemeine PC- und Browserkenntnisse. Hilfreich sind Beispielunterlagen aus den vorgesehenen Dokumentenprozessen; technische Administrationskenntnisse sind nicht erforderlich.

Lernziele

• Die wesentlichen Teedy-Funktionen sicher bedienen und erklären.
• Ein praxistaugliches Grundmodell für Dokumentklassen, Metadaten und Tags entwickeln.
• OCR, Volltextsuche und Filter zur zuverlässigen Recherche kombinieren.
• Versionen, Kommentare, Freigaben und einfache Workflows nachvollziehbar anwenden.
• Benutzergruppen, Rechte und einen kleinen Importprozess kontrolliert einrichten.

Seminarinhalte

1. Anmeldung, Oberfläche und Arbeitsbereiche

Die grundlegenden Bedienbereiche werden in einer festen Reihenfolge erschlossen, damit Navigation und persönliche Arbeitsorganisation sicher funktionieren.

1. Schritt 1: Anmeldung durchführen, Kontoeinstellungen prüfen und eine sichere Abmeldung nachvollziehen.
2. Schritt 2: Navigation, Dokumentlisten, Detailansicht, Vorschau und persönliche Bereiche voneinander unterscheiden.
3. Schritt 3: Spalten, Sortierung und Ansichten an eine konkrete Fachaufgabe anpassen.
4. Schritt 4: Eine kurze Bediencheckliste für gemeinsam genutzte und mobile Arbeitsplätze erstellen.

2. Dokumente erfassen und Qualität prüfen

Neue Dokumente werden nicht nur hochgeladen, sondern vor der weiteren Nutzung auf Vollständigkeit, Lesbarkeit und korrekte Zuordnung geprüft.

1. Schritt 1: Datei, Dateiname, Format, Seitenfolge und Lesbarkeit vor dem Upload kontrollieren.
2. Schritt 2: Dokument anlegen und alle vorgesehenen Pflichtangaben vollständig erfassen.
3. Schritt 3: Vorschau und übertragene Seiten auf Fehler oder vertauschte Reihenfolge prüfen.
4. Schritt 4: Dokument erst nach erfolgreicher Qualitätskontrolle für nachfolgende Schritte freigeben.

3. Metadatenmodell aus Such- und Prozessfragen entwickeln

Metadaten werden aus konkreten Geschäftsfragen abgeleitet und auf wenige, verständliche sowie dauerhaft pflegbare Angaben begrenzt.

1. Schritt 1: Dokumentklassen und wiederkehrende Suchfragen der Fachbereiche erfassen.
2. Schritt 2: Für jedes Feld Zweck, Datentyp, Beispielwert, Pflichtstatus und verantwortliche Pflege festlegen.
3. Schritt 3: Wertebereiche, Standardwerte und einheitliche Schreibweisen definieren.
4. Schritt 4: Modell mit realen Dokumenten und typischen Suchaufgaben testen und unnötige Felder entfernen.

4. Hierarchische Tags kontrolliert gestalten

Tags ergänzen strukturierte Metadaten, ohne ein unübersichtliches Schlagwortsystem entstehen zu lassen.

1. Schritt 1: Dimensionen wie Organisation, Thema, Vorgang und Status voneinander trennen.
2. Schritt 2: Eine flache, verständliche Hierarchie mit verbindlicher Benennung entwerfen.
3. Schritt 3: Synonyme, Abkürzungen und Schreibvarianten in einer Regel zusammenführen.
4. Schritt 4: Anlage, Freigabe, Pflege und regelmäßige Bereinigung des Tagbestands organisieren.

5. OCR und Scanqualität prüfen

Texterkennung wird gemeinsam mit Scanqualität, Sprache, Layout und Dateiformat betrachtet und an repräsentativen Dokumenten geprüft.

1. Schritt 1: Ausrichtung, Auflösung, Kontrast, Seitenfolge und Dateigröße vor der Verarbeitung kontrollieren.
2. Schritt 2: Benötigte Sprachen und geeignete Testdokumente mit unterschiedlicher Qualität festlegen.
3. Schritt 3: Erkannten Text anhand charakteristischer Begriffe, Zahlen und Tabellen stichprobenartig prüfen.
4. Schritt 4: Schlecht erkennbare Dokumente in einen geregelten Korrektur- oder Neuimportprozess überführen.

6. Volltext, Metadaten und Filter methodisch kombinieren

Recherche wird als reproduzierbarer Ablauf aufgebaut, der breite Suchbegriffe schrittweise präzisiert und Treffer fachlich bewertet.

1. Schritt 1: Mit einem eindeutigen Kernbegriff beginnen und die Treffermenge beurteilen.
2. Schritt 2: Ergebnis durch Zeitraum, Dokumentklasse, Metadaten und Tags kontrolliert eingrenzen.
3. Schritt 3: Vorschau und Trefferumfeld prüfen, bevor ein Dokument geöffnet oder weiterverarbeitet wird.
4. Schritt 4: Wiederkehrende Suchmuster als Beispiele für Fachbereiche und Support dokumentieren.

7. Kommentare als Aufgaben- und Entscheidungsverlauf nutzen

Kommentare werden als nachvollziehbare Arbeitskommunikation gestaltet und von unstrukturierten Nebenkanälen getrennt.

1. Schritt 1: Aufgabe, Rückfrage oder Entscheidung in einem eindeutigen Satz formulieren.
2. Schritt 2: Verantwortung und erwarteten nächsten Schritt sichtbar festhalten.
3. Schritt 3: Antworten auf den vorhandenen Zusammenhang beziehen und offene Punkte kenntlich lassen.
4. Schritt 4: Erledigte Punkte abschließen und vertrauliche Inhalte nur innerhalb zulässiger Rechte behandeln.

8. Versionen kontrolliert anlegen und vergleichen

Neue Fassungen werden dem richtigen Dokument zugeordnet, beschrieben und vor ihrer weiteren Verwendung geprüft.

1. Schritt 1: Aktuellen Dokumentstand und offene Bearbeitungen vor dem Upload kontrollieren.
2. Schritt 2: Neue Fassung als Version statt als unverbundene Parallelkopie ergänzen.
3. Schritt 3: Änderungsgrund, wesentliche Anpassung und verantwortliche Stelle dokumentieren.
4. Schritt 4: Vorschau, Metadaten, Berechtigungen und gültigen Stand nach dem Upload erneut prüfen.

9. Fachlichen Workflow aufnehmen und als Sollprozess modellieren

Ein Freigabeprozess wird aus Auslöser, Rollen, Schritten, Ergebnissen und klaren Ausnahmewegen aufgebaut.

1. Schritt 1: Dokumentklasse, Startauslöser, Prozesseigentümer und gewünschtes Endergebnis definieren.
2. Schritt 2: Istschritte, Wartezeiten, Rückfragen, Medienbrüche und wiederkehrende Fehler erfassen.
3. Schritt 3: Sollstatus, Aufgaben, Rollen und zulässige Entscheidungen je Schritt festlegen.
4. Schritt 4: Normalfall, Korrekturrückgabe, Ablehnung und Abbruch getrennt beschreiben.

10. Workflow mit Rollen- und Ausnahmefällen abnehmen

Die Abnahme prüft neben dem Normalfall auch Rückgabe, Vertretung, Berechtigung, Frist und technische Störung.

1. Schritt 1: Testfälle mit Ausgangsdaten, Rolle, erwarteter Aktion und Sollstatus erstellen.
2. Schritt 2: Mit getrennten Testkonten Sichtbarkeit, Bearbeitungsrecht und Entscheidungsrecht prüfen.
3. Schritt 3: Benachrichtigung, Status, Dokumentstand und Protokolleintrag je Schritt kontrollieren.
4. Schritt 4: Abweichungen korrigieren und den vollständigen Testlauf erneut ausführen.

11. Rollenmodell und Schutzbedarf vorbereiten

Organisatorische Aufgaben werden in eine nachvollziehbare Matrix aus Dokumentklassen, Rollen und zulässigen Aktionen überführt.

1. Schritt 1: Dokumentarten, Organisationseinheiten und typische Bearbeitungsrollen erfassen.
2. Schritt 2: Schutzbedarf und notwendige Trennung von Aufgaben je Dokumentklasse bestimmen.
3. Schritt 3: Lesen, Bearbeiten, Teilen, Freigeben, Löschen und Administrieren rollenbezogen zuordnen.
4. Schritt 4: Ausnahmen, Vertretungen und zeitlich begrenzte Rechte als geregelte Fälle dokumentieren.

12. Gruppen und hierarchische Gruppen aufbauen

Gruppen bündeln fachliche Berechtigungen und reduzieren fehleranfällige Einzelzuweisungen.

1. Schritt 1: Fachliche Gruppen von technischen Administrationsgruppen trennen.
2. Schritt 2: Hierarchien nur dort einsetzen, wo Vererbung fachlich eindeutig und verständlich bleibt.
3. Schritt 3: Mehrfachmitgliedschaften mit repräsentativen Testkonten auf unerwünschte Rechte prüfen.
4. Schritt 4: Gruppenname, Zweck, Eigentümer und Überprüfungsintervall dokumentieren.

13. Dokumentrechte und Freigaben kontrollieren

Zugriffe werden entlang des Dokumentenlebenszyklus und nach dem Prinzip der minimalen Berechtigung vergeben.

1. Schritt 1: Standardrechte für neue Dokumente anhand definierter Gruppen setzen.
2. Schritt 2: Lese-, Bearbeitungs-, Freigabe- und Verwaltungsrechte getrennt prüfen.
3. Schritt 3: Temporäre Freigaben und geteilte Inhalte in die Berechtigungskontrolle einbeziehen.
4. Schritt 4: Jede relevante Änderung mit Testkonten und einem konkreten Dokumentfall verifizieren.

14. Massenbestand bereinigen und pilotieren

Große Bestände werden vor der Übernahme inventarisiert, normalisiert und mit einer repräsentativen Stichprobe erprobt.

1. Schritt 1: Dateiliste, Formate, Größen, Zeichensätze, beschädigte Dateien und Dubletten erfassen.
2. Schritt 2: Dateinamen normalisieren und eindeutige Quellkennungen ergänzen.
3. Schritt 3: Metadaten- und Tagzuordnung in einer kontrollierten Importtabelle vorbereiten.
4. Schritt 4: Pilotbestand mit typischen, großen, fehlerhaften und mehrdeutigen Dokumenten auswählen.

15. Dubletten, Fehler und Importabnahme bearbeiten

Fehlerfälle werden getrennt vom regulären Lauf nachbearbeitet und der Import über Menge, Inhalt, Suchbarkeit und Rechte abgenommen.

1. Schritt 1: Dubletten anhand Quellkennung, Dateihash, Name und Metadaten bewerten.
2. Schritt 2: Beschädigte oder nicht unterstützte Dateien in eine Quarantäne überführen.
3. Schritt 3: Soll- und Ist-Anzahl sowie Metadatenvollständigkeit je Dokumentklasse vergleichen.
4. Schritt 4: Stichproben für Inhalt, Vorschau, OCR, Tags, Suche und Berechtigungen dokumentieren.

Praxisübungen

1. Entwurf eines kompakten Dokumentklassen-, Metadaten- und Tagmodells.
2. Recherche- und OCR-Test mit mehreren Dokumentqualitäten.
3. Versions-, Kommentar- und Freigabeszenario mit Rückgabe zur Korrektur.
4. Pilotimport und abschließender End-to-End-Prozess mit Rechteprüfung.

Methodik

Das Kompaktseminar arbeitet mit einem durchgehenden Fall und wenigen, bewusst ausgewählten Regeln. Jeder neue Funktionsbaustein wird in denselben Prozess integriert und am dritten Tag gemeinsam abgenommen.