Seminar nscale – Invoice Management

Automatisierte Rechnungsverarbeitung bleibt nur dann zuverlässig, wenn Erkennung, fachliche Prüfung und Freigabe klar voneinander getrennt sind. Das Seminar verbindet die Rollen von Posteingang, Buchhaltung, Fachprüfung und Freigabe in einem nachvollziehbaren Ablauf.

Neben dem Standardfall werden fehlende Bestellbezüge, abweichende Beträge, Dubletten, unvollständige Daten und zurückgewiesene Rechnungen behandelt. Jede Entscheidung wird anhand der Bearbeitungshistorie kontrolliert.

Inhaltsübersicht

• Zielsetzung
• Zielgruppe
• Voraussetzungen
• Seminarinhalte
• Praxisübungen
• Methodik

Zielsetzung

• Rechnungen aus unterschiedlichen Eingangskanälen korrekt übernehmen
• Erkennungsdaten validieren, Kontierung ergänzen und Abweichungen klären
• Prüf- und Freigabeschritte rollenbezogen bearbeiten
• ERP-Übergabe, Recherche, Eskalation und Kontrollauswertungen nachvollziehen

Zielgruppe

Kreditorenbuchhaltung, Rechnungseingang, Einkauf, Fachprüfer, Freigabeverantwortliche, Key-User und Prozessadministration.

Voraussetzungen

Grundkenntnisse des eigenen Rechnungseingangs- und Freigabeprozesses. nscale-Bedienkenntnisse sind hilfreich, aber nicht zwingend erforderlich.

Seminarinhalte

1. Eingangskanäle, Import, Dokumenttrennung und Datenerkennung

1. Schritt 1: Ausgangssituation, benötigte Unterlagen und fachliche Regeln für Eingangskanäle, Import, Dokumenttrennung und Datenerkennung prüfen.
2. Schritt 2: Den zugehörigen Arbeitsvorgang in der Schulungsumgebung vollständig und in der vorgesehenen Reihenfolge durchführen.
3. Schritt 3: Metadaten, Status, Historie und Berechtigungswirkung anhand eines Soll-Ergebnisses kontrollieren.
4. Schritt 4: Einen typischen Ausnahmefall korrigieren und den belastbaren Arbeitsweg in einer Kurzanweisung festhalten.

2. Validierung, Lieferant, Belegnummer, Betrag, Steuer und Fälligkeit

1. Schritt 1: Ausgangssituation, benötigte Unterlagen und fachliche Regeln für Validierung, Lieferant, Belegnummer, Betrag, Steuer und Fälligkeit prüfen.
2. Schritt 2: Den zugehörigen Arbeitsvorgang in der Schulungsumgebung vollständig und in der vorgesehenen Reihenfolge durchführen.
3. Schritt 3: Metadaten, Status, Historie und Berechtigungswirkung anhand eines Soll-Ergebnisses kontrollieren.
4. Schritt 4: Einen typischen Ausnahmefall korrigieren und den belastbaren Arbeitsweg in einer Kurzanweisung festhalten.

3. Bestellbezug, Kontierung, sachliche und rechnerische Prüfung

1. Schritt 1: Ausgangssituation, benötigte Unterlagen und fachliche Regeln für Bestellbezug, Kontierung, sachliche und rechnerische Prüfung prüfen.
2. Schritt 2: Den zugehörigen Arbeitsvorgang in der Schulungsumgebung vollständig und in der vorgesehenen Reihenfolge durchführen.
3. Schritt 3: Metadaten, Status, Historie und Berechtigungswirkung anhand eines Soll-Ergebnisses kontrollieren.
4. Schritt 4: Einen typischen Ausnahmefall korrigieren und den belastbaren Arbeitsweg in einer Kurzanweisung festhalten.

4. Freigaberegeln, Vertretung, Eskalation und Mehrstufigkeit

1. Schritt 1: Ausgangssituation, benötigte Unterlagen und fachliche Regeln für Freigaberegeln, Vertretung, Eskalation und Mehrstufigkeit prüfen.
2. Schritt 2: Den zugehörigen Arbeitsvorgang in der Schulungsumgebung vollständig und in der vorgesehenen Reihenfolge durchführen.
3. Schritt 3: Metadaten, Status, Historie und Berechtigungswirkung anhand eines Soll-Ergebnisses kontrollieren.
4. Schritt 4: Einen typischen Ausnahmefall korrigieren und den belastbaren Arbeitsweg in einer Kurzanweisung festhalten.

5. Klärfälle, Rückweisung, Dubletten und Bearbeitungshistorie

1. Schritt 1: Ausgangssituation, benötigte Unterlagen und fachliche Regeln für Klärfälle, Rückweisung, Dubletten und Bearbeitungshistorie prüfen.
2. Schritt 2: Den zugehörigen Arbeitsvorgang in der Schulungsumgebung vollständig und in der vorgesehenen Reihenfolge durchführen.
3. Schritt 3: Metadaten, Status, Historie und Berechtigungswirkung anhand eines Soll-Ergebnisses kontrollieren.
4. Schritt 4: Einen typischen Ausnahmefall korrigieren und den belastbaren Arbeitsweg in einer Kurzanweisung festhalten.

6. ERP-Übergabe, Statuskontrolle, Recherche und Auswertungen

1. Schritt 1: Ausgangssituation, benötigte Unterlagen und fachliche Regeln für ERP-Übergabe, Statuskontrolle, Recherche und Auswertungen prüfen.
2. Schritt 2: Den zugehörigen Arbeitsvorgang in der Schulungsumgebung vollständig und in der vorgesehenen Reihenfolge durchführen.
3. Schritt 3: Metadaten, Status, Historie und Berechtigungswirkung anhand eines Soll-Ergebnisses kontrollieren.
4. Schritt 4: Einen typischen Ausnahmefall korrigieren und den belastbaren Arbeitsweg in einer Kurzanweisung festhalten.

Praxisübungen

• Eine korrekt erkannte Rechnung validieren, kontieren, prüfen und bis zur Freigabe bearbeiten.
• Eine Rechnung mit Betragsabweichung und fehlendem Bestellbezug in einen dokumentierten Klärfall überführen.
• Eine Dublette erkennen, zurückweisen und anschließend Übergabestatus sowie Bearbeitungshistorie kontrollieren.

Methodik

Kurze fachliche und technische Einordnungen wechseln mit Demonstrationen, geführten Übungen und selbstständig ausgeführten Prüffällen. Jeder Themenblock wird mit einem dokumentierten Soll-Ergebnis abgeschlossen. Fehlerfälle werden nicht übersprungen, sondern kontrolliert reproduziert, eingegrenzt und nach der Korrektur erneut getestet.