Seminar nscale – Intensivseminar Anwender, Fachlösungen und eGov

Der Intensivpfad verbindet allgemeine nscale-Bedienung mit ausgewählten Fachlösungen und der elektronischen Verwaltungsarbeit. Gemeinsame Grundprinzipien wie Metadatenqualität, Berechtigungen, Aufgaben, Fristen und nachvollziehbare Entscheidungen werden über alle Prozesse hinweg einheitlich angewendet.

Die Übungen bilden einen zusammenhängenden Arbeitstag mit Dokumenten, Verwaltungsfällen, Rechnungen, Verträgen und Signaturen ab. Fachadministrative Änderungen und Supportfälle werden getrennt vom normalen Anwenderprozess behandelt.

Inhaltsübersicht

• Zielsetzung
• Zielgruppe
• Voraussetzungen
• Seminarinhalte
• Praxisübungen
• Methodik

Zielsetzung

• nscale-Oberflächen, Ablage, Suche, Aufgaben und Office-Integration sicher nutzen
• eGov-Akten und -Vorgänge bearbeiten sowie fachlich administrieren
• Rechnungs-, Vertrags- und Signaturprozesse regelgerecht durchführen
• Qualität, Vertretung, Ausnahmefälle und Supportübergabe kontrollieren

Zielgruppe

Anwender, Key-User, Fachadministration, Registratur, Buchhaltung, Vertragsmanagement, Assistenz und First-Level-Support.

Voraussetzungen

Allgemeine PC- und Browserkenntnisse sowie Kenntnis der eigenen Fachprozesse. Technische Administrationskenntnisse sind nicht erforderlich.

Seminarinhalte

1. Tag 1: Oberfläche, Navigation, Dokumente, Akten, Metadaten, Suche und Versionen

1. Schritt 1: Rolle, Fachregel, Eingangsdaten und erwartetes Ergebnis für Tag 1: Oberfläche, Navigation, Dokumente, Akten, Metadaten, Suche und Versionen bestimmen.
2. Schritt 2: Den Vorgang von Erfassung oder Eingang bis zum fachlichen Abschluss schrittweise bearbeiten.
3. Schritt 3: Vertretung, Frist, Berechtigung, Historie und mindestens einen Ausnahmefall kontrollieren.
4. Schritt 4: Arbeitsregel, Qualitätskontrolle und Supportgrenze in der gemeinsamen Prozessdokumentation festhalten.

2. Tag 1: Aufgaben, Freigaben, Office-Bearbeitung und xTernal-Zugriff

1. Schritt 1: Rolle, Fachregel, Eingangsdaten und erwartetes Ergebnis für Tag 1: Aufgaben, Freigaben, Office-Bearbeitung und xTernal-Zugriff bestimmen.
2. Schritt 2: Den Vorgang von Erfassung oder Eingang bis zum fachlichen Abschluss schrittweise bearbeiten.
3. Schritt 3: Vertretung, Frist, Berechtigung, Historie und mindestens einen Ausnahmefall kontrollieren.
4. Schritt 4: Arbeitsregel, Qualitätskontrolle und Supportgrenze in der gemeinsamen Prozessdokumentation festhalten.

3. Tag 2: eGov-Aktenplan, Akten, Vorgänge, Verfügungen, Fristen und Vertretung

1. Schritt 1: Rolle, Fachregel, Eingangsdaten und erwartetes Ergebnis für Tag 2: eGov-Aktenplan, Akten, Vorgänge, Verfügungen, Fristen und Vertretung bestimmen.
2. Schritt 2: Den Vorgang von Erfassung oder Eingang bis zum fachlichen Abschluss schrittweise bearbeiten.
3. Schritt 3: Vertretung, Frist, Berechtigung, Historie und mindestens einen Ausnahmefall kontrollieren.
4. Schritt 4: Arbeitsregel, Qualitätskontrolle und Supportgrenze in der gemeinsamen Prozessdokumentation festhalten.

4. Tag 2: eGov-Fachadministration, Rollen, Vorgaben, Vorlagen und Qualität

1. Schritt 1: Rolle, Fachregel, Eingangsdaten und erwartetes Ergebnis für Tag 2: eGov-Fachadministration, Rollen, Vorgaben, Vorlagen und Qualität bestimmen.
2. Schritt 2: Den Vorgang von Erfassung oder Eingang bis zum fachlichen Abschluss schrittweise bearbeiten.
3. Schritt 3: Vertretung, Frist, Berechtigung, Historie und mindestens einen Ausnahmefall kontrollieren.
4. Schritt 4: Arbeitsregel, Qualitätskontrolle und Supportgrenze in der gemeinsamen Prozessdokumentation festhalten.

5. Tag 3: eGov-Customizing, Masken, Sichten, Regeln und fachliche Testfälle

1. Schritt 1: Rolle, Fachregel, Eingangsdaten und erwartetes Ergebnis für Tag 3: eGov-Customizing, Masken, Sichten, Regeln und fachliche Testfälle bestimmen.
2. Schritt 2: Den Vorgang von Erfassung oder Eingang bis zum fachlichen Abschluss schrittweise bearbeiten.
3. Schritt 3: Vertretung, Frist, Berechtigung, Historie und mindestens einen Ausnahmefall kontrollieren.
4. Schritt 4: Arbeitsregel, Qualitätskontrolle und Supportgrenze in der gemeinsamen Prozessdokumentation festhalten.

6. Tag 3: Signaturanforderung, sign FP, Status, Abbruch und Nachweis

1. Schritt 1: Rolle, Fachregel, Eingangsdaten und erwartetes Ergebnis für Tag 3: Signaturanforderung, sign FP, Status, Abbruch und Nachweis bestimmen.
2. Schritt 2: Den Vorgang von Erfassung oder Eingang bis zum fachlichen Abschluss schrittweise bearbeiten.
3. Schritt 3: Vertretung, Frist, Berechtigung, Historie und mindestens einen Ausnahmefall kontrollieren.
4. Schritt 4: Arbeitsregel, Qualitätskontrolle und Supportgrenze in der gemeinsamen Prozessdokumentation festhalten.

7. Tag 4: Rechnungseingang, Validierung, Kontierung, Prüfung und Freigabe

1. Schritt 1: Rolle, Fachregel, Eingangsdaten und erwartetes Ergebnis für Tag 4: Rechnungseingang, Validierung, Kontierung, Prüfung und Freigabe bestimmen.
2. Schritt 2: Den Vorgang von Erfassung oder Eingang bis zum fachlichen Abschluss schrittweise bearbeiten.
3. Schritt 3: Vertretung, Frist, Berechtigung, Historie und mindestens einen Ausnahmefall kontrollieren.
4. Schritt 4: Arbeitsregel, Qualitätskontrolle und Supportgrenze in der gemeinsamen Prozessdokumentation festhalten.

8. Tag 4: Klärfälle, Dubletten, ERP-Übergabe und Kontrollauswertung

1. Schritt 1: Rolle, Fachregel, Eingangsdaten und erwartetes Ergebnis für Tag 4: Klärfälle, Dubletten, ERP-Übergabe und Kontrollauswertung bestimmen.
2. Schritt 2: Den Vorgang von Erfassung oder Eingang bis zum fachlichen Abschluss schrittweise bearbeiten.
3. Schritt 3: Vertretung, Frist, Berechtigung, Historie und mindestens einen Ausnahmefall kontrollieren.
4. Schritt 4: Arbeitsregel, Qualitätskontrolle und Supportgrenze in der gemeinsamen Prozessdokumentation festhalten.

9. Tag 5: Vertragsanlage, Fristen, Verpflichtungen, Änderungen und Kündigung

1. Schritt 1: Rolle, Fachregel, Eingangsdaten und erwartetes Ergebnis für Tag 5: Vertragsanlage, Fristen, Verpflichtungen, Änderungen und Kündigung bestimmen.
2. Schritt 2: Den Vorgang von Erfassung oder Eingang bis zum fachlichen Abschluss schrittweise bearbeiten.
3. Schritt 3: Vertretung, Frist, Berechtigung, Historie und mindestens einen Ausnahmefall kontrollieren.
4. Schritt 4: Arbeitsregel, Qualitätskontrolle und Supportgrenze in der gemeinsamen Prozessdokumentation festhalten.

10. Tag 5: Gesamtfall, Qualitätskontrolle, Supportaufnahme und Rollenprüfung

1. Schritt 1: Rolle, Fachregel, Eingangsdaten und erwartetes Ergebnis für Tag 5: Gesamtfall, Qualitätskontrolle, Supportaufnahme und Rollenprüfung bestimmen.
2. Schritt 2: Den Vorgang von Erfassung oder Eingang bis zum fachlichen Abschluss schrittweise bearbeiten.
3. Schritt 3: Vertretung, Frist, Berechtigung, Historie und mindestens einen Ausnahmefall kontrollieren.
4. Schritt 4: Arbeitsregel, Qualitätskontrolle und Supportgrenze in der gemeinsamen Prozessdokumentation festhalten.

Praxisübungen

• Einen Dokumentvorgang einschließlich Office-Bearbeitung, Aufgabe, Freigabe und elektronischer Signatur vollständig durchführen.
• Einen eGov-Verwaltungsfall mit fachadministrativer Änderung, Frist, Vertretung und kontrollierter Abnahme bearbeiten.
• Rechnung und Vertrag mit Abweichungs-, Eskalations- und Recherchefall in einer gemeinsamen Übungslandschaft steuern.

Methodik

Kurze fachliche und technische Einordnungen wechseln mit Demonstrationen, geführten Übungen und selbstständig ausgeführten Prüffällen. Jeder Themenblock wird mit einem dokumentierten Soll-Ergebnis abgeschlossen. Fehlerfälle werden nicht übersprungen, sondern kontrolliert reproduziert, eingegrenzt und nach der Korrektur erneut getestet.