Seminar Conceptboard – Digitale Meetings und hybride Zusammenarbeit

Das Seminar vermittelt die Planung, Durchführung und Nachbereitung digitaler und hybrider Besprechungen mit Conceptboard. Agenda, Rollen, Vorabbeiträge, Moderation, Interaktion, Ergebnisprotokoll, Board-Sperre und Follow-up werden in einem wiederverwendbaren Meeting-Standard zusammengeführt.

Inhaltsübersicht

• Lernziele und fachliche Einordnung
• Schrittweise Seminarinhalte
• Praxisübungen und Laborszenarien
• Zielgruppe und Voraussetzungen
• Didaktik und Arbeitsweise

Lernziele

• Meetingziele, Rollen und Entscheidungsbedarfe vorab klären.
• Ein verständliches Meeting-Board mit Agenda und Arbeitsbereichen aufbauen.
• Synchrone und asynchrone Beteiligung sinnvoll kombinieren.
• Moderation, Kommentare, Cursor und Kommunikationskanäle steuern.
• Ergebnisse abschließen, sichern und in Folgetermine überführen.

Schrittweise Seminarinhalte

1. Meetingauftrag, Rollen und Ergebnisdefinition

Schwerpunkt: Zweck, Teilnehmende, Moderator, Protokoll, Technik, Entscheidungsrechte und erwartete Ergebnisse.

1. Ausgangslage, Zielgruppe und Erfolgskriterien für den Themenblock „Meetingauftrag, Rollen und Ergebnisdefinition“ erfassen.
2. Relevante Rollen, Einstellungen, Objekte und Abhängigkeiten anhand von Zweck, Teilnehmende, Moderator, Protokoll, Technik, Entscheidungsrechte und erwartete Ergebnisse modellieren.
3. Den vorgesehenen Meeting-, Beteiligungs- und Nachbereitungsablauf am Laborsystem oder Prozessmodell schrittweise umsetzen.
4. Teilnahmegleichheit, Orientierung, Entscheidungsfähigkeit und Dokumentation mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis einen klaren Meetingauftrag mit Verantwortlichkeiten dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederverwendbaren Standard überführen.

2. Agenda, Abschnitte und Boardvorbereitung

Schwerpunkt: Willkommen, Technikcheck, Agenda, Arbeitsbereiche, Pausen, Ergebniszone, Startposition und Freigabezeitpunkt.

1. Ausgangslage, Zielgruppe und Erfolgskriterien für den Themenblock „Agenda, Abschnitte und Boardvorbereitung“ erfassen.
2. Relevante Rollen, Einstellungen, Objekte und Abhängigkeiten anhand von Willkommen, Technikcheck, Agenda, Arbeitsbereiche, Pausen, Ergebniszone, Startposition und Freigabezeitpunkt modellieren.
3. Den vorgesehenen Meeting-, Beteiligungs- und Nachbereitungsablauf am Laborsystem oder Prozessmodell schrittweise umsetzen.
4. Teilnahmegleichheit, Orientierung, Entscheidungsfähigkeit und Dokumentation mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis eine sofort verständliche Meeting-Vorlage dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederverwendbaren Standard überführen.

3. Vorabbeiträge und asynchrone Vorbereitung

Schwerpunkt: Einladungslogik, Testaufgabe, Fragen, Kommentare, Haftnotizen, Fristen und Sichtung vor dem Termin.

1. Ausgangslage, Zielgruppe und Erfolgskriterien für den Themenblock „Vorabbeiträge und asynchrone Vorbereitung“ erfassen.
2. Relevante Rollen, Einstellungen, Objekte und Abhängigkeiten anhand von Einladungslogik, Testaufgabe, Fragen, Kommentare, Haftnotizen, Fristen und Sichtung vor dem Termin modellieren.
3. Den vorgesehenen Meeting-, Beteiligungs- und Nachbereitungsablauf am Laborsystem oder Prozessmodell schrittweise umsetzen.
4. Teilnahmegleichheit, Orientierung, Entscheidungsfähigkeit und Dokumentation mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis einen wirksamen Pre-Work-Ablauf dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederverwendbaren Standard überführen.

4. Live-Zusammenarbeit und hybride Moderation

Schwerpunkt: Moderator-Modus, Benutzercursor, Chat, Kommentare, integrierte oder externe Konferenz, Raum- und Remote-Beteiligung.

1. Ausgangslage, Zielgruppe und Erfolgskriterien für den Themenblock „Live-Zusammenarbeit und hybride Moderation“ erfassen.
2. Relevante Rollen, Einstellungen, Objekte und Abhängigkeiten anhand von Moderator-Modus, Benutzercursor, Chat, Kommentare, integrierte oder externe Konferenz, Raum- und Remote-Beteiligung modellieren.
3. Den vorgesehenen Meeting-, Beteiligungs- und Nachbereitungsablauf am Laborsystem oder Prozessmodell schrittweise umsetzen.
4. Teilnahmegleichheit, Orientierung, Entscheidungsfähigkeit und Dokumentation mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis einen abgestimmten Ablauf für gleichwertige Teilnahme dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederverwendbaren Standard überführen.

5. Entscheidung, Dokumentation und Follow-up

Schwerpunkt: Ergebniszusammenfassung, Aufgaben, Board-Sperre, Export, Archivierung, Linkpflege und Folgetermin.

1. Ausgangslage, Zielgruppe und Erfolgskriterien für den Themenblock „Entscheidung, Dokumentation und Follow-up“ erfassen.
2. Relevante Rollen, Einstellungen, Objekte und Abhängigkeiten anhand von Ergebniszusammenfassung, Aufgaben, Board-Sperre, Export, Archivierung, Linkpflege und Folgetermin modellieren.
3. Den vorgesehenen Meeting-, Beteiligungs- und Nachbereitungsablauf am Laborsystem oder Prozessmodell schrittweise umsetzen.
4. Teilnahmegleichheit, Orientierung, Entscheidungsfähigkeit und Dokumentation mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis einen wiederholbaren Abschluss- und Nachbereitungsstandard dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederverwendbaren Standard überführen.

Praxisübungen und Laborszenarien

• Vorbereitung und Durchführung eines 45-minütigen hybriden Statusmeetings.
• Integration von Vorabbeiträgen, Entscheidungsfrage und Aufgabenverfolgung.
• Abschluss des Boards mit Ergebniszone, Sperre und Follow-up-Plan.

Zielgruppe und Voraussetzungen

Zielgruppe: Meeting-Leitung, Assistenz, Projektleitung, Teamleitung, Moderation und Fachbereiche.

Voraussetzungen: Conceptboard-Grundkenntnisse und Erfahrung mit üblichen Online-Meeting-Werkzeugen.

Didaktik und Arbeitsweise

Kurze Fachimpulse werden unmittelbar durch Demonstrationen, strukturierte Arbeitsschritte, praktische Übungen und kontrollierte Fehler- oder Entscheidungsszenarien vertieft. Jede Übung verwendet definierte Ausgangswerte, Prüfpunkte und Dokumentationsanforderungen, damit die erarbeiteten Abläufe als wiederholbarer Arbeits- oder Betriebsstandard nutzbar bleiben.