Seminar Silverpeas Workflows und Online-Formulare – Prozesse digitalisieren

Das Seminar übersetzt einen wiederkehrenden Fachprozess in strukturierte Datenerfassung und nachvollziehbare Aufgaben. Der Schwerpunkt liegt auf klaren Rollen, eindeutigen Zuständen, kontrollierten Ausnahmen und vollständigen Tests statt auf einem bloßen Formularlayout.

Inhaltsübersicht

1. Lernziele und Arbeitsrahmen
2. Prozessaufnahme und Abgrenzung
3. Datenmodell und Formularentwurf
4. Rollen, Status und Übergänge
5. Benachrichtigungen, Fristen und Eskalation
6. Rückfragen, Korrekturen und Sonderfälle
7. Testdesign und Abnahme
8. Auswertung, Betrieb und Änderung
9. Didaktik und Arbeitsweise

Lernziele und Arbeitsrahmen

• Prozesse mit Auslöser, Rollen, Daten und Entscheidungen modellieren.
• Formulare mit geeigneten Feldern, Hilfetexten und Validierungen erstellen.
• Status, Aufgaben und Übergänge konsistent konfigurieren.
• Fristen, Benachrichtigungen, Rückfragen und Vertretungen abbilden.
• Berechtigungen und Sonderfälle mit einer Testmatrix prüfen.
• Auswertung, Betrieb, Änderung und Governance organisieren.

Zielgruppe: Prozessmanagement, Fachadministration, Organisationsentwicklung, Workflow-Verantwortung, interne Services, Qualitätssicherung und Silverpeas-Administration.

Voraussetzungen: Grundverständnis von Geschäftsprozessen, Rollen und Freigaben; technische Programmierkenntnisse sind nicht erforderlich.

1. Prozessaufnahme und Abgrenzung

Der Prozess wird auf einen klaren Auslöser, ein eindeutiges Ergebnis und beherrschbare Varianten begrenzt.

Schritt-für-Schritt-Vorgehen

1. Auslöser, Eingangsdaten, Ergebnis und Prozessgrenze erfassen.
2. Beteiligte Rollen, Verantwortlichkeiten und Entscheidungspunkte dokumentieren.
3. Normalfall, Rückfrage, Ablehnung, Abbruch und Eskalation unterscheiden.
4. Messgrößen für Bearbeitungszeit, Qualität und Rückfragen festlegen.

Praxisauftrag

Ein bestehender E-Mail-Prozess wird in ein strukturiertes Prozessmodell mit Varianten überführt.

2. Datenmodell und Formularentwurf

Die Datenerfassung wird aus Prozessentscheidungen und späterer Auswertung abgeleitet.

Schritt-für-Schritt-Vorgehen

1. Pflichtdaten, optionale Angaben, Auswahlwerte und Nachweise bestimmen.
2. Feldtypen, Gruppen, Reihenfolge und Hilfetexte festlegen.
3. Validierungen und Abhängigkeiten zwischen Feldern konfigurieren.
4. Erfassungs- und Anzeigeansicht mit repräsentativen Datensätzen testen.

Praxisauftrag

Ein vollständiges Antragsformular wird erstellt und gegen leere, ungültige und grenzwertige Eingaben geprüft.

3. Rollen, Status und Übergänge

Der Workflow wird als Zustandsmodell mit eindeutigen Verantwortlichkeiten aufgebaut.

Schritt-für-Schritt-Vorgehen

1. Statuswerte und fachliche Bedeutung definieren.
2. Erlaubte Übergänge und auslösende Rollen festlegen.
3. Aufgaben, Bearbeitungssichten und Berechtigungen je Status konfigurieren.
4. Unzulässige Übergänge mit negativen Testfällen prüfen.

Praxisauftrag

Ein Statusmodell mit Antrag, Prüfung, Rückfrage, Freigabe, Ablehnung und Abschluss wird umgesetzt.

4. Benachrichtigungen, Fristen und Eskalation

Informationssignale und Termine werden auf tatsächlichen Handlungsbedarf abgestimmt.

Schritt-für-Schritt-Vorgehen

1. Empfänger und Inhalt jeder notwendigen Benachrichtigung bestimmen.
2. Fälligkeiten, Erinnerungen und Eskalationszeitpunkte festlegen.
3. Vertretungen und zeitlich begrenzte Rollenübernahme berücksichtigen.
4. Doppelmeldungen und Benachrichtigungen ohne Handlung vermeiden.

Praxisauftrag

Fristüberschreitung und Vertretungsfall werden eingerichtet und mit Testkonten geprüft.

5. Rückfragen, Korrekturen und Sonderfälle

Unvollständige Angaben und organisatorische Ausnahmen werden kontrolliert statt außerhalb des Systems behandelt.

Schritt-für-Schritt-Vorgehen

1. Rückfrage mit Begründung und Rückgabe an die richtige Rolle modellieren.
2. Korrektur erlaubter Felder und Änderungsnachweis festlegen.
3. Abbruch, Widerruf, Delegation und Aufgaben-Neuzuweisung definieren.
4. Historie und Benachrichtigungen in jedem Sonderfall prüfen.

Praxisauftrag

Ein fehlerhafter Antrag wird zurückgegeben, korrigiert, durch eine Vertretung bearbeitet und abgeschlossen.

6. Testdesign und Abnahme

Jeder Pfad wird mit klaren Ausgangsdaten und erwarteten Ergebnissen geprüft.

Schritt-für-Schritt-Vorgehen

1. Testmatrix für Rollen, Status, Eingaben und Übergänge erstellen.
2. Normal-, Ablehnungs-, Rückfrage-, Frist- und Berechtigungsfall ausführen.
3. Historie, Benachrichtigung, Sichtbarkeit und Auswertung kontrollieren.
4. Abweichungen priorisieren, korrigieren und erneut testen.

Praxisauftrag

Eine vollständige Abnahme mit mindestens sechs Prozesspfaden wird dokumentiert.

7. Auswertung, Betrieb und Änderung

Der produktive Prozess erhält Eigentümer, Kennzahlen und einen kontrollierten Änderungsweg.

Schritt-für-Schritt-Vorgehen

1. Benötigte Listen, Filter und Kennzahlen definieren.
2. Betriebsverantwortung, Support und Fehlereskalation festlegen.
3. Änderungsantrag, Test, Freigabe und Versionsdokumentation organisieren.
4. Regelmäßige Prüfung von Rollen, Fristen und Prozessqualität terminieren.

Praxisauftrag

Ein Betriebs- und Änderungsplan mit Kennzahlen, Supportweg und Reviewzyklus wird erstellt.

Didaktik und Arbeitsweise

Kurze Fachimpulse werden unmittelbar durch Demonstrationen, strukturierte Konfigurations- oder Bearbeitungsschritte, Praxisaufträge und kontrollierte Fehlerfälle vertieft. Jede Übung verwendet definierte Ausgangswerte, Prüfpunkte und Dokumentationsanforderungen. Dadurch bleiben die erarbeiteten Abläufe reproduzierbar und können als Grundlage für interne Standards, Runbooks oder Redaktionsleitfäden verwendet werden.