Seminar Silverpeas Projekt- und Wissensmanagement – Anwendungen gezielt einsetzen

Projektarbeit erzeugt Entscheidungen, Dokumente, Erfahrungen und offene Fragen. Das Seminar verbindet operative Zusammenarbeit mit geordneter Wissenssicherung, damit Inhalte während des Projekts nutzbar und nach Projektende wiederauffindbar bleiben.

Inhaltsübersicht

1. Lernziele und Arbeitsrahmen
2. Arbeitsraum und Projektstruktur
3. Aufgaben, Termine und Ressourcen
4. Dokumente, Diskussionen und Entscheidungen
5. Wissensbausteine und Experten
6. Suche, Klassifikation und Wiederverwendung
7. Projektabschluss und Wissensübergabe
8. Didaktik und Arbeitsweise

Lernziele und Arbeitsrahmen

• Projektbereiche mit einem passenden Anwendungsmix aufbauen.
• Aufgaben, Termine, Ressourcen und Dokumente konsistent organisieren.
• Diskussionen und Entscheidungen nachvollziehbar festhalten.
• Wissen in Wiki, Blog, Wissensbasis und Expertenprofilen strukturieren.
• Suche und Klassifikation auf Projekt- und Wissensobjekte abstimmen.
• Projektabschluss und Wissensübergabe standardisieren.

Zielgruppe: Projektleitung, Projektbüro, Wissensmanagement, Fachbereiche, Communities of Practice, Multiplikatoren und Bereichsadministration.

Voraussetzungen: Grundverständnis von Projektarbeit und Wissenssicherung; Silverpeas-Anwenderkenntnisse sind hilfreich.

1. Arbeitsraum und Projektstruktur

Der Projektbereich wird nach Ziel, Rollen, Laufzeit und Informationsbedarf zugeschnitten.

Schritt-für-Schritt-Vorgehen

1. Projektauftrag, Beteiligte und benötigte Informationsarten erfassen.
2. Bereich, Unterstruktur und Anwendungen auswählen.
3. Rollen für Leitung, Mitarbeit, Gastzugriff und Administration definieren.
4. Startseite und zentrale Orientierungspunkte einrichten.

Praxisauftrag

Ein Projektarbeitsraum wird mit schlankem Anwendungssatz und Rollenmodell angelegt.

2. Aufgaben, Termine und Ressourcen

Operative Planung wird mit eindeutiger Verantwortung und realistischen Statusregeln umgesetzt.

Schritt-für-Schritt-Vorgehen

1. Arbeitspakete in Aufgaben mit Eigentümer, Termin und Ergebnis zerlegen.
2. Meilensteine und gemeinsame Termine in den Kalender übernehmen.
3. Ressourcen oder Räume mit klarer Buchungsregel verwalten.
4. Status und Überfälligkeit in einer regelmäßigen Projektroutine kontrollieren.

Praxisauftrag

Ein kurzer Projektplan mit Aufgaben, Meilenstein und Ressourcenkonflikt wird erstellt und bereinigt.

3. Dokumente, Diskussionen und Entscheidungen

Ergebnisse und Abstimmungen werden dort dokumentiert, wo sie im Arbeitskontext benötigt werden.

Schritt-für-Schritt-Vorgehen

1. Dokumentenablage nach Ergebnisarten und Verantwortlichkeit strukturieren.
2. Versionen und Freigabestand wichtiger Dokumente kenntlich machen.
3. Forum oder Diskussion für offene Fragen mit klarer Moderation nutzen.
4. Entscheidungen mit Datum, Beteiligten, Begründung und Folgeaufgaben festhalten.

Praxisauftrag

Eine fachliche Entscheidung wird aus Diskussion, Dokumentversion und Folgeaufgabe nachvollziehbar abgebildet.

4. Wissensbausteine und Experten

Erfahrungswissen wird in wiederverwendbare, verantwortete und verknüpfte Wissensobjekte überführt.

Schritt-für-Schritt-Vorgehen

1. Geeignete Form für Anleitung, FAQ, Erfahrungsbericht oder Referenzwissen auswählen.
2. Wiki-, Blog- oder Wissensdatenbankbeitrag strukturiert erstellen.
3. Expertise, Ansprechpartner und Gültigkeitsbereich ergänzen.
4. Wiedervorlage und Aktualitätsverantwortung festlegen.

Praxisauftrag

Aus einem Projektproblem entsteht ein geprüfter Wissensbeitrag mit zuständiger Expertin oder zuständigem Experten.

5. Suche, Klassifikation und Wiederverwendung

Projekt- und Wissensinhalte werden über Metadaten, Taxonomie und konsistente Begriffe verbunden.

Schritt-für-Schritt-Vorgehen

1. Zentrale Suchbegriffe und Kategorien aus Projektthemen ableiten.
2. Dokumente, Beiträge und Wissensobjekte einheitlich klassifizieren.
3. Suchaufgaben mit unterschiedlichen Nutzerrollen testen.
4. Lücken, Dubletten und uneindeutige Begriffe korrigieren.

Praxisauftrag

Ein kleines Klassifikationsschema wird aufgebaut und mit realistischen Wiederauffindbarkeitsaufgaben geprüft.

6. Projektabschluss und Wissensübergabe

Beim Abschluss werden offene Aufgaben, gültige Ergebnisse und dauerhaftes Wissen geordnet getrennt.

Schritt-für-Schritt-Vorgehen

1. Offene Punkte, finale Dokumente und nicht mehr benötigte Arbeitsstände erfassen.
2. Freigabestand und Eigentümerschaft dauerhafter Ergebnisse festlegen.
3. Übertragbares Wissen in dauerhafte Bereiche überführen.
4. Projektbereich archivieren und Zugriff sowie Aufbewahrung dokumentieren.

Praxisauftrag

Ein Beispielprojekt wird abgeschlossen und in ein strukturiertes Übergabe- und Archivpaket überführt.

Didaktik und Arbeitsweise

Kurze Fachimpulse werden unmittelbar durch Demonstrationen, strukturierte Konfigurations- oder Bearbeitungsschritte, Praxisaufträge und kontrollierte Fehlerfälle vertieft. Jede Übung verwendet definierte Ausgangswerte, Prüfpunkte und Dokumentationsanforderungen. Dadurch bleiben die erarbeiteten Abläufe reproduzierbar und können als Grundlage für interne Standards, Runbooks oder Redaktionsleitfäden verwendet werden.