Seminar SeedDMS Kompaktseminar für Administration und Anwendung

Inhaltsverzeichnis

• Zielgruppe
• Beschreibung
• Lernziele
• Voraussetzungen
• Seminarinhalt
• Praktische Übungen
• Abgrenzung und Einsatzszenarien

Zielgruppe

Key User, Administratoren, Projektteams und Fachbereichsverantwortliche, die SeedDMS in kurzer Zeit sowohl aus Anwender- als auch aus Administrationssicht verstehen müssen.

Beschreibung

Das Kompaktseminar verbindet Bedienung, Administration und Prozessgrundlagen in einem dreitägigen Format. Es eignet sich für Projektstarts, Pilotphasen, Rollenwechsel oder Teams, die eine gemeinsame Wissensbasis für Nutzung und Verwaltung benötigen.

Die notwendige Dauer beträgt 3 Tage, weil Anwendung, Administration und Prozessgestaltung miteinander verbunden werden. Zwei Tage wären für gemischte Zielgruppen zu knapp; fünf Tage sind nur erforderlich, wenn Betrieb, Schnittstellen und Automatisierung ebenfalls umfassend behandelt werden sollen.

Lernziele

• SeedDMS aus Anwender- und Administrationssicht bedienen.
• Dokumentenablage, Versionierung und Suche sicher anwenden.
• Benutzer, Gruppen und Basisrechte nachvollziehbar konfigurieren.
• Einfache Workflows und Benachrichtigungen fachlich einordnen.
• Betriebs- und Einführungsfragen für Projektteams vorbereiten.

Voraussetzungen

Erforderlich sind Grundkenntnisse in webbasierten Anwendungen und dokumentenbezogenen Arbeitsprozessen. Administrations- oder Serverkenntnisse sind hilfreich, aber für den kompakten Einstieg nicht zwingend notwendig.

Seminarinhalt

Kapitel 1: Bedienung und Dokumentenprozesse

Der erste Schwerpunkt vermittelt die tägliche Nutzung und den Dokumentenlebenszyklus.

1. Schritt 1: Oberfläche, Ordner und Dokumentdetails einordnen.
2. Schritt 2: Dokument hochladen und Pflichtangaben erfassen.
3. Schritt 3: Version hinzufügen und Änderung kommentieren.
4. Schritt 4: Dokument über Suche und Struktur wiederfinden.
5. Schritt 5: Benachrichtigung oder Aufgabe im Prozesskontext auswerten.

Kapitel 2: Administration und Rechte

Der administrative Kern wird auf die wichtigsten Konfigurationsentscheidungen verdichtet.

1. Schritt 1: Benutzer und Gruppen für ein Beispielteam anlegen.
2. Schritt 2: Rollen und Verantwortlichkeiten beschreiben.
3. Schritt 3: Ordnerrechte für Fachbereich und Projektteam setzen.
4. Schritt 4: Testfälle für erlaubte und gesperrte Zugriffe ausführen.
5. Schritt 5: Administrationsregeln für neue Benutzer formulieren.

Kapitel 3: Suche, Metadaten und Strukturqualität

Auffindbarkeit wird über Namensregeln, Attribute und Suchlogik verbessert.

1. Schritt 1: Typische Dokumentarten und Suchfälle sammeln.
2. Schritt 2: Metadatenfelder und Pflichtinformationen priorisieren.
3. Schritt 3: Ordnerstruktur mit Metadatenlogik abgleichen.
4. Schritt 4: Testsuche mit mehreren Suchwegen durchführen.
5. Schritt 5: Qualitätsregeln für Dokumentenablage definieren.

Kapitel 4: Workflows und Einführungsplanung

Abschließend werden Freigaben, Benachrichtigungen und Projektvorgehen eingeordnet.

1. Schritt 1: Prüf- und Freigabeschritte für einen Dokumenttyp skizzieren.
2. Schritt 2: Beteiligte Rollen und Benachrichtigungszeitpunkte festlegen.
3. Schritt 3: Einfaches Freigabeszenario mit Testdokument nachvollziehen.
4. Schritt 4: Offene Betriebs- und Verantwortungsfragen erfassen.
5. Schritt 5: Nächste Einführungsschritte priorisieren.

Praktische Übungen

• Upload, Versionierung und Suche eines Testdokuments.
• Anlage eines Benutzer- und Gruppenmodells.
• Einrichtung eines einfachen Rechtekonzepts.
• Definition einer Metadatenregel für einen Dokumenttyp.
• Skizze eines Freigabeprozesses für ein Pilotteam.

Abgrenzung und Einsatzszenarien

Das Kompaktseminar ist breiter als ein Anwendertraining und kürzer als das Intensivseminar. Tiefe Serveradministration, individuelle Erweiterungen und komplexe Integrationen werden nur auf Orientierungsniveau behandelt.