Seminar SeedDMS Automatisierung, Erweiterungen und Integrationen

Inhaltsverzeichnis

• Zielgruppe
• Beschreibung
• Lernziele
• Voraussetzungen
• Seminarinhalt
• Praktische Übungen
• Abgrenzung und Einsatzszenarien

Zielgruppe

Administratoren, technische Berater, Integrationsverantwortliche und Entwickler, die SeedDMS über Standardadministration hinaus automatisieren, erweitern und in bestehende Systemlandschaften einbetten.

Beschreibung

Das Seminar verbindet technische Konfiguration, Erweiterbarkeit, automatisierte Aufgaben und Integrationsmuster. Es behandelt die strukturierte Planung von Erweiterungen, die Steuerung wiederkehrender Aufgaben, die Anbindung angrenzender Prozesse und die Absicherung technischer Abläufe.

Die notwendige Dauer beträgt 4 Tage, weil Automatisierung und Erweiterung mehrere Ebenen umfassen: Systemkonzept, Konfiguration, Testdaten, Fehleranalyse, Protokollierung und Betriebsübergabe. Ein kürzeres Format würde nur Einzelaspekte behandeln und keine belastbaren Integrationsszenarien ermöglichen.

Lernziele

• Automatisierungsfälle fachlich und technisch bewerten.
• Erweiterungen strukturiert planen, aktivieren und testen.
• Wiederkehrende Aufgaben kontrolliert einrichten und überwachen.
• Integrationsszenarien mit klaren Verantwortlichkeiten modellieren.
• Fehleranalyse, Protokollierung und Betriebsdokumentation etablieren.

Voraussetzungen

Erforderlich sind SeedDMS-Administrationskenntnisse sowie Grundkenntnisse zu Webservern, Datenbanken, Dateiverarbeitung und Schnittstellen. Erfahrung mit Skripting oder technischer Prozessanalyse ist hilfreich.

Seminarinhalt

Kapitel 1: Automatisierungspotenziale identifizieren

Fachliche Routinearbeiten werden in technische Automatisierungsfälle übersetzt.

1. Schritt 1: Wiederkehrende Dokumentvorgänge und manuelle Kontrollpunkte erfassen.
2. Schritt 2: Automatisierbarkeit nach Nutzen, Risiko und Wartbarkeit bewerten.
3. Schritt 3: Eingangs-, Verarbeitungs- und Ausgangsdaten definieren.
4. Schritt 4: Fehler- und Ausnahmefälle vor der Umsetzung beschreiben.
5. Schritt 5: Priorisierte Automatisierungsroadmap erstellen.

Kapitel 2: Erweiterungen planen und verwalten

Erweiterungen werden als kontrollierte Bausteine des DMS-Betriebs behandelt.

1. Schritt 1: Benötigte Erweiterungsfunktion fachlich beschreiben.
2. Schritt 2: Abhängigkeiten zu System, Berechtigungen und Dokumenttypen prüfen.
3. Schritt 3: Aktivierung in einer Testumgebung vorbereiten.
4. Schritt 4: Funktion mit repräsentativen Testfällen prüfen.
5. Schritt 5: Freigabe- und Rollback-Entscheidung dokumentieren.

Kapitel 3: Automatische Aufgaben und technische Verarbeitung

Zeitgesteuerte und ereignisbezogene Aufgaben werden konfiguriert und überwacht.

1. Schritt 1: Aufgabentyp und Ausführungsintervall bestimmen.
2. Schritt 2: Benötigte technische Rechte und Pfade prüfen.
3. Schritt 3: Probelauf mit begrenztem Datenumfang durchführen.
4. Schritt 4: Protokolle auswerten und Laufzeitverhalten bewerten.
5. Schritt 5: Überwachung und Eskalation für den Regelbetrieb festlegen.

Kapitel 4: Integrationsmuster und Datenflüsse

Integrationen werden in robuste, prüfbare Datenflüsse überführt.

1. Schritt 1: Quell- und Zielsysteme fachlich abgrenzen.
2. Schritt 2: Übertragene Daten, Metadaten und Dokumentversionen festlegen.
3. Schritt 3: Fehlerfälle bei unvollständigen oder gesperrten Dokumenten definieren.
4. Schritt 4: Testdaten mit Normalfällen und Randfällen erzeugen.
5. Schritt 5: Abnahmeprotokoll für die Integration erstellen.

Kapitel 5: Stabilisierung und Betriebsübergabe

Automatisierte Lösungen werden für den dauerhaften Betrieb abgesichert.

1. Schritt 1: Betriebscheckliste für Erweiterungen und Jobs erstellen.
2. Schritt 2: Protokollauswertung und Verantwortlichkeiten festlegen.
3. Schritt 3: Backup- und Wiederanlaufpunkte für technische Änderungen prüfen.
4. Schritt 4: Änderungsdokumentation finalisieren.
5. Schritt 5: Betriebsübergabe mit Prüfintervallen und Ansprechpartnerrollen abschließen.

Praktische Übungen

• Bewertung eines Automatisierungsfalls anhand von Nutzen und Risiko.
• Planung einer Erweiterungsaktivierung mit Test- und Rollback-Schritten.
• Einrichtung eines beispielhaften technischen Verarbeitungsprozesses.
• Analyse eines fehlerhaften Verarbeitungslaufs anhand von Protokollen.
• Erstellung einer Betriebsdokumentation für automatisierte Aufgaben.

Abgrenzung und Einsatzszenarien

Das Seminar ist technisch fortgeschritten. Es ersetzt kein reines Anwendertraining und setzt administrative Grundlagen voraus. Schnittstellen werden behandelt, eine tiefe Individualentwicklung mit projektspezifischem Code steht nicht im Mittelpunkt.