Seminar SeedDMS Intensivseminar Komplett

Inhaltsverzeichnis

• Zielgruppe
• Beschreibung
• Lernziele
• Voraussetzungen
• Seminarinhalt
• Praktische Übungen
• Abgrenzung und Einsatzszenarien

Zielgruppe

Administratoren, Key User, Projektleitungen, technische Verantwortliche und Prozessverantwortliche, die eine vollständige SeedDMS-Einführung oder eine umfassende Wissensbasis für Betrieb und Weiterentwicklung benötigen.

Beschreibung

Das Intensivseminar bündelt die Inhalte der einzelnen SeedDMS-Seminare in einem vollständigen Durchlauf. Es verbindet Anwenderperspektive, Installation, Grundkonfiguration, Administration, Berechtigungen, Metadaten, Suche, Workflows, Benachrichtigungen, Betrieb, Backup, Updateplanung, Schnittstellen und Automatisierung.

Die maximale Dauer beträgt 5 Tage und wird vollständig ausgeschöpft, weil alle wesentlichen Themenbereiche abgedeckt werden. Der Umfang bleibt kompakt, indem Detailtiefe priorisiert und Übungen auf repräsentative Szenarien konzentriert werden.

Lernziele

• SeedDMS fachlich, administrativ und technisch gesamtheitlich einordnen.
• Grundinstallation, Administration und Rechtekonzept nachvollziehen.
• Dokumentenklassifikation, Suche und Workflows praxisnah gestalten.
• Betrieb, Backup, Update und Fehleranalyse bewerten.
• Schnittstellen- und Automatisierungsoptionen für Projekte einordnen.

Voraussetzungen

Erforderlich sind Grundkenntnisse in Dokumentenmanagement, Webanwendungen und organisatorischen Freigabeprozessen. Für technische Übungen sind grundlegende Administrationskenntnisse hilfreich.

Seminarinhalt

Kapitel 1: Anwendung und Dokumentenlebenszyklus

Der Einstieg stellt Oberfläche, Dokumentablage, Versionen und Suche in den Gesamtzusammenhang.

1. Schritt 1: Benutzerrollen und typische Arbeitssituationen erfassen.
2. Schritt 2: Ordner, Dokumente, Versionen und Detailinformationen prüfen.
3. Schritt 3: Upload- und Versionsprozess vollständig durchführen.
4. Schritt 4: Suchstrategie für Dokumente und Inhalte anwenden.
5. Schritt 5: Nutzungsregeln für Fachbereiche formulieren.

Kapitel 2: Installation, Grundkonfiguration und Administration

Die technische Basis wird mit administrativen Grundentscheidungen verbunden.

1. Schritt 1: Systembestandteile und Installationsvoraussetzungen klären.
2. Schritt 2: Grundkonfiguration und Erststruktur planen.
3. Schritt 3: Benutzer, Gruppen und Rollenmodell anlegen.
4. Schritt 4: Berechtigungen für Ordner und Dokumente testen.
5. Schritt 5: Administrationsstandard dokumentieren.

Kapitel 3: Metadaten, Suche und Dokumentenordnung

Dokumentenqualität wird über Klassifikation, Attribute und Suchbarkeit verbessert.

1. Schritt 1: Ablagestruktur und Dokumenttypen analysieren.
2. Schritt 2: Metadaten und Pflichtinformationen definieren.
3. Schritt 3: Suchfälle aus Fachbereichen ableiten.
4. Schritt 4: Trefferqualität anhand von Testdokumenten prüfen.
5. Schritt 5: Regeln zur Dokumentenpflege festlegen.

Kapitel 4: Workflows und Benachrichtigungen

Geregelte Dokumentprozesse werden von Prüfung bis Revision modelliert.

1. Schritt 1: Prozessrollen und Entscheidungspunkte erfassen.
2. Schritt 2: Prüf-, Freigabe- und Revisionsschritte beschreiben.
3. Schritt 3: Benachrichtigungen und Zuständigkeiten festlegen.
4. Schritt 4: Workflow mit Testdokumenten durchlaufen.
5. Schritt 5: Abweichungen und Eskalationen dokumentieren.

Kapitel 5: Betrieb, Integration und Automatisierung

Der Abschluss verbindet Stabilität, Schnittstellen und Erweiterbarkeit.

1. Schritt 1: Backup- und Restore-Anforderungen festlegen.
2. Schritt 2: Update- und Wartungsprozess skizzieren.
3. Schritt 3: Schnittstellen- und Austauschbedarfe bewerten.
4. Schritt 4: Automatisierungsfälle priorisieren.
5. Schritt 5: Einführungs- und Betriebsroadmap erstellen.

Praktische Übungen

• Vollständiger Dokumentenprozess von Upload bis Versionierung.
• Entwurf eines Rollen- und Rechtekonzepts.
• Definition von Metadaten für einen Dokumenttyp.
• Durchlauf eines Freigabeszenarios mit Benachrichtigungen.
• Planung von Backup, Update und Integrationsschritten für eine Einführung.

Abgrenzung und Einsatzszenarien

Das Intensivseminar bündelt alle Themen in komprimierter Form. Einzelne Spezialseminare bieten mehr Übungszeit für tiefgehende Detailkonfiguration, individuelle Betriebsszenarien oder technische Erweiterungsprojekte.