Seminar SeedDMS Anwendertraining und Dokumentenprozesse

Inhaltsverzeichnis

• Zielgruppe
• Beschreibung
• Lernziele
• Voraussetzungen
• Seminarinhalt
• Praktische Übungen
• Abgrenzung und Einsatzszenarien

Zielgruppe

Fachanwender, Teamassistenz, Projektmitarbeitende und Key User, die Dokumente in SeedDMS suchen, ablegen, versionieren, kommentieren und in geregelten Arbeitsprozessen nutzen.

Beschreibung

Das Seminar vermittelt die produktive Bedienung der Weboberfläche und die sichere Arbeit mit Dokumenten. Im Mittelpunkt stehen Ordnernavigation, Dokumentenablage, Versionen, Kommentare, Suche, Benachrichtigungen und typische Tagesabläufe in Fachabteilungen.

Die notwendige Dauer beträgt 1 Tag, weil die Inhalte auf praktische Anwendung ausgerichtet sind und keine Systemadministration umfassen. Der Zeitrahmen erlaubt einen vollständigen Durchlauf vom Auffinden über die Ablage bis zur Versionspflege.

Lernziele

• Ordner und Dokumente sicher finden, öffnen und ablegen.
• Dokumentversionen nachvollziehen und neue Versionen kontrolliert hinzufügen.
• Suchfunktionen und Filter zielgerichtet einsetzen.
• Benachrichtigungen und Aufgaben im Tagesprozess verstehen.
• Ablagefehler, Dubletten und unvollständige Metadaten vermeiden.

Voraussetzungen

Erforderlich ist eine sichere Browserbedienung. Fachliche Erfahrung mit Dateiablagen oder gemeinsam genutzten Dokumentenordnern ist hilfreich, aber nicht zwingend notwendig.

Seminarinhalt

Kapitel 1: Orientierung in der Oberfläche

Die Oberfläche wird aus Anwendersicht strukturiert erschlossen.

1. Schritt 1: Anmeldung und persönliche Einstiegsansicht prüfen.
2. Schritt 2: Ordnerbereiche, Dokumentlisten und Detailansichten unterscheiden.
3. Schritt 3: Navigationspfade und Rücksprungmöglichkeiten verwenden.
4. Schritt 4: Wichtige Dokumentinformationen in der Detailansicht erkennen.
5. Schritt 5: Persönliche Arbeitsroutinen für häufig genutzte Bereiche festlegen.

Kapitel 2: Dokumente ablegen und versionieren

Der Dokumentenlebenszyklus wird vom Upload bis zur neuen Version praktisch umgesetzt.

1. Schritt 1: Passenden Zielordner anhand der Ablageregel auswählen.
2. Schritt 2: Dokument mit sprechendem Namen und vollständigen Pflichtangaben hochladen.
3. Schritt 3: Dokumentdetails kontrollieren und fehlende Informationen ergänzen.
4. Schritt 4: Neue Version hinzufügen und Versionskommentar erfassen.
5. Schritt 5: Alte und neue Version vergleichen und Freigabestatus prüfen.

Kapitel 3: Suchen, Filtern und Wiederfinden

Suchstrategien werden für unterschiedliche Dokumenttypen und Informationslagen trainiert.

1. Schritt 1: Suchbegriff aus Dateiname, Inhalt oder fachlichem Kontext ableiten.
2. Schritt 2: Einfache Suche und erweiterte Suchkriterien einsetzen.
3. Schritt 3: Trefferliste nach Relevanz, Datum oder Ordnerkontext bewerten.
4. Schritt 4: Gefundenes Dokument anhand von Metadaten und Version bestätigen.
5. Schritt 5: Suchstrategie für wiederkehrende Fälle dokumentieren.

Kapitel 4: Aufgaben, Hinweise und Zusammenarbeit

Zusammenarbeit wird über Benachrichtigungen, Kommentare und geregelte Bearbeitung geübt.

1. Schritt 1: Benachrichtigung zu einer Dokumentänderung auswerten.
2. Schritt 2: Kommentar oder Hinweis am Dokument nachvollziehbar erfassen.
3. Schritt 3: Bearbeitungsschritte mit Zuständigkeiten abstimmen.
4. Schritt 4: Abgeschlossene Aufgabe kontrollieren und Dokumentstatus prüfen.
5. Schritt 5: Ablage- und Kommunikationsregeln für das Team festhalten.

Praktische Übungen

• Upload eines neuen Dokuments mit Pflichtangaben.
• Anlage einer neuen Version mit Versionskommentar.
• Suche nach einem Dokument über Ordnerstruktur und Volltext.
• Bewertung einer Trefferliste nach Relevanz.
• Bearbeitung einer Benachrichtigung aus Sicht eines Fachanwenders.

Abgrenzung und Einsatzszenarien

Das Seminar behandelt die tägliche Nutzung und keine tiefgehende Systemadministration. Rechtekonzepte, Installation, Schnittstellen und technische Erweiterungen werden in separaten Seminaren vertieft.