Seminar Mayan EDMS Administration und Berechtigungskonzepte Seminar

Inhaltsverzeichnis

• Seminarprofil
• Zielgruppe und Voraussetzungen
• Lerninhalte
• Praxisleitfaden
• Abgrenzung und Praxisnutzen

Seminarprofil

Das Seminar behandelt die zentrale Administration von Mayan EDMS aus Sicht eines stabilen, nachvollziehbaren und wartbaren Dokumentenmanagement-Betriebs. Im Mittelpunkt stehen Dokumenttypen, Rollen, Gruppen, objektbezogene Berechtigungen, globale Berechtigungen, Metadaten, Einstellungen und die organisatorische Struktur eines produktiven Systems. Die Dauer von zwei Tagen ist erforderlich, weil die Inhalte nicht nur konfiguriert, sondern anhand typischer Abteilungs- und Mandantenmodelle praktisch geprüft werden.

Der Schwerpunkt liegt auf administrativen Entscheidungen, die später nur mit hohem Aufwand korrigiert werden können: Namenskonventionen, Berechtigungstiefe, Verantwortlichkeiten, Rechtevererbung, Dokumentlebenszyklus, Standardisierung von Dokumenttypen und Abgrenzung zwischen technischen Rollen und fachlichen Rollen.

Zielgruppe und Voraussetzungen

Geeignet für Personen, die Mayan EDMS administrieren, neue Fachbereiche anbinden oder ein bestehendes System strukturiert konsolidieren sollen. Erwartet werden grundlegende Kenntnisse in Benutzer- und Rechteverwaltung sowie ein Verständnis für dokumentenbezogene Geschäftsprozesse.

• Administration von Benutzergruppen und Rollen
• Aufbau von Dokumenttypen und Metadatenmodellen
• Steuerung von Sichtbarkeit, Bearbeitung und organisatorischer Verantwortung
• Vorbereitung von Betriebs- und Supportprozessen

Lerninhalte

• Systematische Einrichtung von Dokumenttypen, Quellen und Metadatenfeldern
• Rollenbasierte Berechtigungsmodelle mit globalen und objektbezogenen Rechten
• Abgrenzung von Gruppen, Rollen und Verantwortungsbereichen
• Konfiguration von Standardwerten, Pflichtfeldern und administrativen Vorgaben
• Prüfung von Berechtigungen über Testrollen und fachliche Szenarien
• Auditierbare Dokumentation administrativer Änderungen

Praxisleitfaden

1. Fachliche Rollenmatrix mit Abteilungen, Tätigkeiten und Dokumentarten erstellen.
2. Dokumenttypen mit Pflichtmetadaten und standardisierten Bezeichnungen anlegen.
3. Gruppen und Rollen für Anzeige, Upload, Bearbeitung, Freigabe und Administration trennen.
4. Berechtigungen zunächst global, danach objektbezogen vergeben und Konflikte prüfen.
5. Testdokumente importieren und Berechtigungen mit mehreren Benutzerprofilen validieren.
6. Administrationsleitfaden mit Namensschema, Verantwortlichkeiten und Prüfschritten dokumentieren.

Abgrenzung und Praxisnutzen

Nach Abschluss liegen klare Administrationsmuster für typische Organisationsstrukturen vor. Das Seminar grenzt bewusst Anwenderfunktionen von administrativen Systementscheidungen ab und schafft damit eine Grundlage für sichere Fachbereichsrollen, nachvollziehbare Zugriffe und wiederholbare Erweiterungen.