Seminar BIC Process Design – Intensivseminar Prozessanalyse und Publikation

Dieses fünftägige Intensivseminar bündelt Analyse, Simulation, Varianten, Modellvergleich, Berichte, Publikation, Portalnutzung und Zusammenarbeit. Aus gepflegten Prozessmodellen werden belastbare Entscheidungsgrundlagen, freigegebene Inhalte und ein nutzbarer kontinuierlicher Verbesserungsprozess.

Inhaltsübersicht

1. Seminarprofil
2. Zielgruppe
3. Voraussetzungen
4. Lernziele
5. Abgedeckte Themenfelder
6. Seminarinhalte
7. Praxisübungen
8. Arbeitsweise
9. Module
   1. Analyseauftrag und Datenqualität
   2. Prozesskosten und Simulation
   3. Alternative Ansichten und Verantwortungsanalyse
   4. Varianten und Modellvergleich
   5. Qualität und Freigabereife
   6. Berichte, Handbücher und Dokumente
   7. Governance und Veröffentlichung
   8. Portal, Suche, MyBIC und Zusammenarbeit

Seminarprofil

Der Kurs setzt an vorhandenen Modellen an und führt sie durch Analyse, Optimierung, Review, Berichtserzeugung und Veröffentlichung. Leserorientierung, Feedback und Änderungssteuerung werden als Teil desselben Lebenszyklus behandelt.

Zielgruppe

Prozessanalysten, Process Owner, BPM-Coaches, Qualitätsmanagement, Reviewer, Portalverantwortliche und Reporting-Teams.

Voraussetzungen

Sichere Grundkenntnisse der Modellierung in BIC Process Design. Ein vorhandener Übungsprozess mit Attributen und Verantwortlichkeiten ist erforderlich.

Lernziele

• Kennzahlen, Zeiten, Kosten und Ressourcen für Analysen belastbar pflegen.
• Simulationen und alternative Diagrammansichten für Verbesserungsentscheidungen nutzen.
• Varianten und Versionsunterschiede systematisch vergleichen und konsolidieren.
• Berichte und Prozesshandbücher zielgruppengerecht erzeugen.
• Freigabe, Veröffentlichung, Portal, Suche und MyBIC wirksam gestalten.
• Kommentare, Aufgaben und Verbesserungsmaßnahmen in einen kontrollierten Regelkreis überführen.

Abgedeckte Themenfelder

• Prozessanalyse, Kennzahlen und Simulation
• Variantenmanagement und Modellvergleich
• Exporte, Reports und Berichtsvorlagen
• Dokumente und Prozesshandbücher
• Governance, Freigaben und Veröffentlichung
• Prozessportal, Suche, Favoriten und MyBIC
• Kollaboration, Kommentare und Aufgaben
• Qualitätssicherung und Modellvalidierung

Seminarinhalte

Modul 1: Analyseauftrag und Datenqualität

Am ersten Tag wird die Analysefrage präzisiert und der benötigte Datenbestand geprüft.

1. Schritt 1: Zielgrößen wie Durchlaufzeit, Kosten, Kapazität und Qualität werden ausgewählt.
2. Schritt 2: Aktivitäten, Mengen, Rollen und Zeitangaben werden auf Vollständigkeit geprüft.
3. Schritt 3: Annahmen und Schätzwerte werden sichtbar gekennzeichnet.
4. Schritt 4: Ein Basisszenario wird als Vergleichsstand festgelegt.

Modul 2: Prozesskosten und Simulation

Das Basisszenario wird quantitativ ausgewertet und schrittweise verbessert.

1. Schritt 1: Kosten- und Zeitparameter werden den relevanten Tätigkeiten und Ressourcen zugeordnet.
2. Schritt 2: Der Prozesskosten- beziehungsweise Simulationsbericht wird erzeugt.
3. Schritt 3: Engpässe, Wartezeiten und kostenintensive Schritte werden identifiziert.
4. Schritt 4: Mindestens zwei Zielszenarien werden modelliert und mit der Basis verglichen.

Modul 3: Alternative Ansichten und Verantwortungsanalyse

Weitere Sichten ergänzen die reine Ablaufgrafik.

1. Schritt 1: RACI-Matrix und Prozessausführungssicht werden für die Analyse geöffnet.
2. Schritt 2: Verantwortungslücken und unnötige Mehrfachbeteiligungen werden markiert.
3. Schritt 3: Dokumente, Anwendungen und Geschäftsobjekte werden auf Medienbrüche geprüft.
4. Schritt 4: Verbesserungsmaßnahmen werden nach Wirkung und Umsetzbarkeit priorisiert.

Modul 4: Varianten und Modellvergleich

Der zweite Tag trennt notwendige Varianten von ungeplanten Abweichungen.

1. Schritt 1: Gemeinsamer Kern und lokale Besonderheiten werden bestimmt.
2. Schritt 2: Varianten werden strukturiert angelegt und eindeutig benannt.
3. Schritt 3: Modellvergleich und Versionshistorie zeigen hinzugefügte, entfernte oder geänderte Elemente.
4. Schritt 4: Abweichungen werden freigegeben, harmonisiert oder als Rückbauaufgabe dokumentiert.

Modul 5: Qualität und Freigabereife

Vor der Publikation werden Modelle formal, fachlich und redaktionell geprüft.

1. Schritt 1: Validierung und Pflichtattributkontrolle werden ausgeführt.
2. Schritt 2: Ein Review prüft Verständlichkeit, Verantwortung und Aktualität.
3. Schritt 3: Offene Punkte werden als Aufgaben mit Zuständigkeit und Termin erfasst.
4. Schritt 4: Die Freigabereife wird anhand einer verbindlichen Checkliste bestätigt.

Modul 6: Berichte, Handbücher und Dokumente

Der dritte Tag erzeugt zielgruppengerechte Ausgaben aus denselben Modelldaten.

1. Schritt 1: Profil, Handbuch, Matrix und Analysebericht werden dem Informationsbedarf zugeordnet.
2. Schritt 2: Dokumentobjekte und Anhänge werden auf Aktualität und Verknüpfung geprüft.
3. Schritt 3: Berichte werden erzeugt und auf Grafik, Attribute, Reihenfolge und Sprache kontrolliert.
4. Schritt 4: Ein Abnahmeverfahren verhindert die Verteilung unvollständiger Ausgaben.

Modul 7: Governance und Veröffentlichung

Der vierte Tag führt den geprüften Modellstand durch den Freigabeprozess.

1. Schritt 1: Verantwortliche, Prüfinstanz und Gültigkeit werden gepflegt.
2. Schritt 2: Der Veröffentlichungsworkflow wird gestartet und mit Rückfragen bearbeitet.
3. Schritt 3: Der publizierte Stand wird aus Sicht unterschiedlicher Lesergruppen geprüft.
4. Schritt 4: Wiedervorlage und mögliche Depublikation werden vorbereitet.

Modul 8: Portal, Suche, MyBIC und Zusammenarbeit

Am fünften Tag wird die Nutzung im Alltag organisiert.

1. Schritt 1: Startdiagramme, Favoriten und Suchwege werden nach Zielgruppen gestaltet.
2. Schritt 2: Kommentare auf Diagramm- und Objektebene werden strukturiert ausgewertet.
3. Schritt 3: Feedback wird in Korrektur, Verbesserungsidee oder Governance-Aufgabe klassifiziert.
4. Schritt 4: Ein regelmäßiger Verbesserungszyklus mit Kennzahlen und Verantwortlichkeiten wird festgelegt.

Praxisübungen

• Durchführung einer Prozesskostenanalyse mit Basisszenario und zwei Optimierungsvarianten.
• Vergleich und Konsolidierung zweier Prozessvarianten anhand definierter Kriterien.
• Erzeugung eines Prozesshandbuchs und Durchführung eines mehrstufigen Veröffentlichungsworkflows.
• Aufbau einer Portal- und Feedbackstruktur für unterschiedliche Lesergruppen.

Arbeitsweise

Analysewerkstatt, Simulation, Variantenvergleich, Report-Erzeugung, Governance-Simulation, Portaltests, Kommentar- und Aufgabenbearbeitung.