Seminar BIC Process Design – Dokumente und Prozesshandbücher

Dieses Seminar zeigt, wie Dokumente, Arbeitsanweisungen, Formulare und Nachweise in BIC Process Design geordnet mit Prozessen verknüpft und als verständliche Prozesshandbücher bereitgestellt werden. Im Mittelpunkt stehen Struktur, Wiederverwendung, Auffindbarkeit, Aktualität und kontrollierte Ausgabe.

Inhaltsübersicht

1. Seminarprofil
2. Zielgruppe
3. Voraussetzungen
4. Lernziele
5. Seminarinhalte
6. Praxisübungen
7. Arbeitsweise
8. Module
   1. Dokumentenstruktur und Klassifikation
   2. Dokumentobjekte und Anhänge pflegen
   3. Zuordnung zu Prozessen und Tätigkeiten
   4. Prozesshandbücher und Profile erzeugen
   5. Dokumentenlenkung und Pflegeprozess

Seminarprofil

Die Schulung führt von der Dokumentenklassifikation über die Zuordnung im Modell bis zur Erzeugung standardisierter Handbücher und Profile. Organisatorische Regeln für Pflege und Freigabe werden direkt einbezogen.

Zielgruppe

Prozessmodellierer, Qualitätsmanagement, Dokumentenmanagement, Process Owner, Compliance und redaktionell Verantwortliche.

Voraussetzungen

Grundkenntnisse in BIC Process Design und ein Verständnis der betrieblichen Dokumentenlenkung.

Lernziele

• Dokumenttypen und Ablageprinzipien für die Prozessdokumentation festlegen.
• Dokumente als wiederverwendbare Katalogobjekte anlegen und pflegen.
• Anhänge und Dokumentverknüpfungen nachvollziehbar Prozessen zuordnen.
• Dokumentenansichten, Suche und Prozesskontext für Leser optimieren.
• Profile und Prozesshandbücher kontrolliert erzeugen und prüfen.
• Verantwortung, Aktualität und Freigabe für Dokumente absichern.

Seminarinhalte

Modul 1: Dokumentenstruktur und Klassifikation

Zunächst wird festgelegt, welche Dokumente im Prozessmanagement benötigt und wie sie unterschieden werden.

1. Schritt 1: Dokumentarten wie Richtlinie, Arbeitsanweisung, Formular und Nachweis werden definiert.
2. Schritt 2: Pflichtattribute für Titel, Version, Verantwortlichkeit und Gültigkeit werden bestimmt.
3. Schritt 3: Ablage, Dateibenennung und Wiederverwendung werden vereinheitlicht.
4. Schritt 4: Dubletten und veraltete Dokumente werden als Bereinigungsbedarf erfasst.

Modul 2: Dokumentobjekte und Anhänge pflegen

Dokumente werden als kontrollierte Katalogobjekte statt als lose Einzelanhänge verwaltet.

1. Schritt 1: Ein vorhandenes Dokument wird im Katalog gesucht und auf Wiederverwendung geprüft.
2. Schritt 2: Neue Dokumentobjekte werden nur bei tatsächlichem Bedarf angelegt.
3. Schritt 3: Datei, Beschreibung, Gültigkeit und Verantwortlichkeit werden vollständig gepflegt.
4. Schritt 4: Die Sichtbarkeit wird mit Berechtigungen und Publikationsregeln abgestimmt.

Modul 3: Zuordnung zu Prozessen und Tätigkeiten

Dokumente werden genau dort verknüpft, wo sie ausgeführt, erzeugt oder nachgewiesen werden.

1. Schritt 1: Der relevante Prozessschritt wird identifiziert.
2. Schritt 2: Die Beziehung zum Dokument wird fachlich eindeutig beschrieben.
3. Schritt 3: Mehrfachverwendungen werden über Katalogverknüpfungen statt Kopien umgesetzt.
4. Schritt 4: Die Zuordnung wird in Diagramm-, Detail- und Dokumentansicht kontrolliert.

Modul 4: Prozesshandbücher und Profile erzeugen

Aus den gepflegten Modellen werden lesbare Ausgabedokumente erzeugt.

1. Schritt 1: Der passende Bericht für Diagramm, Profil oder Handbuch wird ausgewählt.
2. Schritt 2: Ausgabeformat und Inhaltssprache werden festgelegt.
3. Schritt 3: Das erzeugte Dokument wird auf Grafik, Attribute, Verantwortlichkeiten und Anhänge geprüft.
4. Schritt 4: Fehlende Angaben werden im Modell korrigiert und der Bericht erneut erzeugt.

Modul 5: Dokumentenlenkung und Pflegeprozess

Zum Abschluss wird die dauerhafte Aktualität organisatorisch abgesichert.

1. Schritt 1: Dokumentverantwortliche und Prozessverantwortliche werden eindeutig benannt.
2. Schritt 2: Änderungen werden auf betroffene Prozessverwendungen geprüft.
3. Schritt 3: Gültigkeit, Wiedervorlage und Veröffentlichung werden abgestimmt.
4. Schritt 4: Eine periodische Kontrolle für veraltete oder nicht mehr verwendete Dokumente wird eingerichtet.

Praxisübungen

• Anlage eines Dokumentobjekts mit Pflichtattributen und kontrollierter Wiederverwendung.
• Zuordnung mehrerer Dokumentarten zu einem Prozess und Prüfung der Dokumentansicht.
• Erzeugung und Qualitätskontrolle eines Prozesshandbuchs.

Arbeitsweise

Fachvortrag, Live-Demonstration, Katalog- und Modellierungsübungen, Berichtserzeugung und Pflegecheckliste.