Seminar EASY DMS – KI-Wissensmanagement, Analyse und Compliance-Prüfung

Das Seminar behandelt den kontrollierten Einsatz KI-gestützter Funktionen für Wissenszugriff, Dokumentanalyse und Compliance-Prüfung in EASY DMS. Natürlichsprachliche Fragen, Zusammenfassungen, Quellenbezug, Risiko- und Abweichungserkennung, Berechtigungen, Qualitätskontrolle, Datenschutz, menschliche Freigabe und Governance stehen im Mittelpunkt.

Inhaltsübersicht

• Lernziele und fachliche Einordnung
• Schrittweise Seminarinhalte
• Praxisübungen und Laborszenarien
• Zielgruppe und Voraussetzungen
• Didaktik und Arbeitsweise

Lernziele

• Geeignete Wissens-, Analyse- und Prüfungsanwendungen für dokumentbezogene KI auswählen.
• Dokumentkontext, Berechtigungen und Quellenbezug für verlässliche Antworten strukturieren.
• Zusammenfassungen, Fragen und analytische Prüfregeln kontrolliert gestalten.
• Risiken, Abweichungen und Compliance-Hinweise mit menschlicher Prüfung verbinden.
• Qualität, Datenschutz, Protokollierung und KI-Governance dauerhaft absichern.

Schrittweise Seminarinhalte

1. Anwendungsfälle und Risikobewertung

Schwerpunkt: Wissenssuche, Dokumentfragen, Zusammenfassungen, Vertragsanalyse, Richtlinienprüfung, Risikohinweise, Zielgruppen, Schutzbedarf und Nutzen.

1. Ausgangslage, Schutzbedarf und Zielkriterien für den Themenblock „Anwendungsfälle und Risikobewertung“ erfassen.
2. Relevante Dokumente, Daten, Rollen, Systeme und Abhängigkeiten anhand von Wissenssuche, Dokumentfragen, Zusammenfassungen, Vertragsanalyse, Richtlinienprüfung, Risikohinweise, Zielgruppen, Schutzbedarf und Nutzen modellieren.
3. Die erforderliche Konfiguration oder Prozessfolge am Laborsystem beziehungsweise am Prozessmodell schrittweise umsetzen.
4. Funktion, Berechtigungen, Sicherheit, Protokollierung und Fehlerverhalten mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis eine priorisierte KI-Anwendungsfall- und Risikomatrix dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederholbaren Standard überführen.

2. Dokumentkontext und Wissensbasis

Schwerpunkt: Dokumentklassen, Akten, Metadaten, Volltext, Versionen, Aktualität, Berechtigungen, Auswahlräume, sensible Inhalte und Quellenqualität.

1. Ausgangslage, Schutzbedarf und Zielkriterien für den Themenblock „Dokumentkontext und Wissensbasis“ erfassen.
2. Relevante Dokumente, Daten, Rollen, Systeme und Abhängigkeiten anhand von Dokumentklassen, Akten, Metadaten, Volltext, Versionen, Aktualität, Berechtigungen, Auswahlräume, sensible Inhalte und Quellenqualität modellieren.
3. Die erforderliche Konfiguration oder Prozessfolge am Laborsystem beziehungsweise am Prozessmodell schrittweise umsetzen.
4. Funktion, Berechtigungen, Sicherheit, Protokollierung und Fehlerverhalten mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis ein kontrolliertes Kontext- und Wissensbasismodell dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederholbaren Standard überführen.

3. Natürlichsprachliche Fragen und Antworten

Schwerpunkt: Fragestellung, Kontextbegrenzung, Quellenbezug, Mehrdeutigkeit, Nachfragen, Berechtigungsprüfung, Antwortqualität, Nichtwissen und Benutzerführung.

1. Ausgangslage, Schutzbedarf und Zielkriterien für den Themenblock „Natürlichsprachliche Fragen und Antworten“ erfassen.
2. Relevante Dokumente, Daten, Rollen, Systeme und Abhängigkeiten anhand von Fragestellung, Kontextbegrenzung, Quellenbezug, Mehrdeutigkeit, Nachfragen, Berechtigungsprüfung, Antwortqualität, Nichtwissen und Benutzerführung modellieren.
3. Die erforderliche Konfiguration oder Prozessfolge am Laborsystem beziehungsweise am Prozessmodell schrittweise umsetzen.
4. Funktion, Berechtigungen, Sicherheit, Protokollierung und Fehlerverhalten mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis einen nachvollziehbaren dokumentbezogenen Frage-Antwort-Prozess dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederholbaren Standard überführen.

4. Zusammenfassungen und Informationsverdichtung

Schwerpunkt: Zielgruppe, Länge, Schwerpunkte, Fakten, Zahlen, Verpflichtungen, Änderungen, Versionen, Quellen und fachliche Freigabe.

1. Ausgangslage, Schutzbedarf und Zielkriterien für den Themenblock „Zusammenfassungen und Informationsverdichtung“ erfassen.
2. Relevante Dokumente, Daten, Rollen, Systeme und Abhängigkeiten anhand von Zielgruppe, Länge, Schwerpunkte, Fakten, Zahlen, Verpflichtungen, Änderungen, Versionen, Quellen und fachliche Freigabe modellieren.
3. Die erforderliche Konfiguration oder Prozessfolge am Laborsystem beziehungsweise am Prozessmodell schrittweise umsetzen.
4. Funktion, Berechtigungen, Sicherheit, Protokollierung und Fehlerverhalten mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis ein qualitätsgesichertes Zusammenfassungs- und Reviewverfahren dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederholbaren Standard überführen.

5. Risiko- und Compliance-Prüfung

Schwerpunkt: Prüfkriterien, Vertragsklauseln, Richtlinien, Fristen, Abweichungen, Risikoklassen, Schwellenwerte, Begründung, Eskalation und menschliche Entscheidung.

1. Ausgangslage, Schutzbedarf und Zielkriterien für den Themenblock „Risiko- und Compliance-Prüfung“ erfassen.
2. Relevante Dokumente, Daten, Rollen, Systeme und Abhängigkeiten anhand von Prüfkriterien, Vertragsklauseln, Richtlinien, Fristen, Abweichungen, Risikoklassen, Schwellenwerte, Begründung, Eskalation und menschliche Entscheidung modellieren.
3. Die erforderliche Konfiguration oder Prozessfolge am Laborsystem beziehungsweise am Prozessmodell schrittweise umsetzen.
4. Funktion, Berechtigungen, Sicherheit, Protokollierung und Fehlerverhalten mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis einen auditierbaren KI-gestützten Prüfprozess dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederholbaren Standard überführen.

6. Qualitätskontrolle und Testdesign

Schwerpunkt: Referenzfälle, Positiv- und Negativtests, Halluzinationsrisiko, Vollständigkeit, Quellenabgleich, Fehlertypen, Stichproben, Abnahme und Regression.

1. Ausgangslage, Schutzbedarf und Zielkriterien für den Themenblock „Qualitätskontrolle und Testdesign“ erfassen.
2. Relevante Dokumente, Daten, Rollen, Systeme und Abhängigkeiten anhand von Referenzfälle, Positiv- und Negativtests, Halluzinationsrisiko, Vollständigkeit, Quellenabgleich, Fehlertypen, Stichproben, Abnahme und Regression modellieren.
3. Die erforderliche Konfiguration oder Prozessfolge am Laborsystem beziehungsweise am Prozessmodell schrittweise umsetzen.
4. Funktion, Berechtigungen, Sicherheit, Protokollierung und Fehlerverhalten mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis einen messbaren KI-Test- und Abnahmekatalog dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederholbaren Standard überführen.

7. Datenschutz, Sicherheit und Governance

Schwerpunkt: Zugriffsrechte, Datenminimierung, Protokolle, Aufbewahrung, sensible Daten, Rollen, Freigaben, Modelländerungen, Monitoring, Audit und Richtlinien.

1. Ausgangslage, Schutzbedarf und Zielkriterien für den Themenblock „Datenschutz, Sicherheit und Governance“ erfassen.
2. Relevante Dokumente, Daten, Rollen, Systeme und Abhängigkeiten anhand von Zugriffsrechte, Datenminimierung, Protokolle, Aufbewahrung, sensible Daten, Rollen, Freigaben, Modelländerungen, Monitoring, Audit und Richtlinien modellieren.
3. Die erforderliche Konfiguration oder Prozessfolge am Laborsystem beziehungsweise am Prozessmodell schrittweise umsetzen.
4. Funktion, Berechtigungen, Sicherheit, Protokollierung und Fehlerverhalten mit definierten Positiv- und Negativfällen prüfen.
5. Als Arbeitsergebnis ein belastbares Betriebs- und Governance-Modell für Dokument-KI dokumentieren, fachlich abnehmen und in einen wiederholbaren Standard überführen.

Praxisübungen und Laborszenarien

• Entwurf einer kontrollierten Wissensbasis mit Dokument- und Berechtigungsgrenzen.
• Durchführung von Frage-, Zusammenfassungs- und Quellenprüfungen an Beispieldokumenten.
• Modellierung einer Risiko- und Compliance-Prüfung mit Eskalation und menschlicher Freigabe.

Zielgruppe und Voraussetzungen

Zielgruppe: Knowledge Management, DMS-Administration, Fachprozessmanagement, Compliance, Rechts- und Vertragsmanagement, Data- und AI-Teams, Datenschutz und Informationssicherheit.

Voraussetzungen: Grundkenntnisse in EASY DMS, Dokumentklassen, Berechtigungen und fachlichen Prüfprozessen; KI-Vorkenntnisse sind hilfreich, aber nicht erforderlich.

Didaktik und Arbeitsweise

Kurze Fachimpulse werden unmittelbar durch Demonstrationen, strukturierte Konfigurationsschritte, Praxisübungen und kontrollierte Fehlerfälle vertieft. Jede Übung verwendet definierte Ausgangswerte, Prüfpunkte und Dokumentationsanforderungen, damit die erarbeiteten Abläufe im Projekt oder Regelbetrieb wiederholbar bleiben.